Uprawnienia pracownika
Według art. 293 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP), pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracodawca powinien – w miarę możliwości – uwzględnić wniosek pracownika.
Zakres wniosku
Potencjalny zakres wniosku wynikający z treści art. 293 KP podzielić można na dwie grupy. W pierwszej wprost ustawodawca odnosi się do konkretnych zmian
1) zmiana rodzaju umowy na umowę na czas nieokreślony kreującą najbardziej stabilne zatrudnienie,
2) zmiana wymiaru czasu pracy z niepełnego (niezależnie od tego, w jakim wymiarze niepełnego etatu pracownik jest zatrudniony) na pełny.
Zakresem art. 293 KP nie są objęte zmiany z:
1) pełnego wymiaru na niepełny wymiar czasu pracy,
2) niepełnego wymiaru na wyższy niepełny wymiar czasu pracy (np. z połowy na 3/4 etatu),
3) niepełnego na niższy niepełny wymiar (np. z 2/4 na 1/4 etatu),
4) umowy na czas nieokreślony na umowę na czas określony.
W drugiej używa ogólnego określenia „bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy”. Jest ono nieostre i nie zostało zdefiniowane ani w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20.6.2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, ani w przepisach Kodeksu pracy. Jak wskazuje się w doktrynie (T. Bakalarz, [w:] Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2024 r., komentarz do art. 29 3, Legalis/el.), ocena przewidywalności warunków pracy może dotyczyć np. przyjętych systemów czasu pracy (zmiana systemu równoważnego czasu pracy na system podstawowy) bądź ujednolicenia miejsca pracy (ustalenie stałego miejsca pracy w miejsce tzw. ruchomego lub obszarowego miejsca pracy). Ocena bezpieczeństwa warunków pracy powinna odnosić się do reguł bhp, choćby przez modyfikację stanowiska pracy lub wyposażenia pracownika w celu zmniejszenia narażenia na czynniki szkodliwe.
Warunki pracy bardziej bezpieczne to warunki, w których istnieje mniejsze ryzyko powstania choroby zawodowej lub wypadku przy pracy, warunki, w których wykonywanie pracy w mniejszym stopniu obciąża psychofizycznie pracownika. Warunki bardziej przewidywalne to warunki objęte mniejszym zakresem zmian, bardziej stałe, stabilne, możliwe do przewidzenia dla pracownika. Pojęcia te są szerokie, ale na pewno nie nieograniczone. Mogą obejmować np. wyposażenie stanowiska pracy, ale tylko w kontekście wzrostu bezpieczeństwa poza minimum wynikające z przepisów bhp. Nie będą już obejmowały np. zmiany komputera na lepszy, nowocześniejszy model – zmiana taka wpływać może na wydajność pracy, jakość jej wykonywania, ale nie ma nic wspólnego z bardziej przewidywalnymi i bezpiecznymi warunkami pracy.
Wniosek może obejmować odejście od zatrudniania pracownika w porze nocnej jako porze doby, w której praca związana jest z większym obciążeniem organizmu (bardziej bezpieczne warunki pracy). Może to być odejście od pracy zmianowej, pracy w różnych porach doby i różnych dniach i ustalenie stałego rozkładu czasu pracy (bardziej przewidywalne warunki pracy).
Wniosek w oparciu o art. 293 KP odnosić się powinien do warunków pracy. Nie obejmuje wnioskowania o warunki płacowe (podwyżkę, zmianę systemu wynagradzania itp.).
Wiosek złożony może zostać w postaci papierowej lub elektronicznej i pracodawca nie może ograniczyć sposobu wnioskowania jedynie do formy pisemnej.
Kodeksowe określenie „postać” dotyczące wniosku nie może być utożsamiane z formą czynności prawnej w oparciu o przepisy Kodeksu cywilnego. Jest to zdecydowanie szersze i „swobodniejsze” ujęcie możliwości technicznej złożenia wniosku.
Postać papierowa obejmuje oczywiście formę papierową (wniosek wyrażony na papierze podpisany przez pracownika), ale również może to być kopia dokumentu papierowego, fax, wniosek papierowy nie podpisany.
Postać elektroniczna to zarówno dokument opatrzony podpisem kwalifikowanym lub zaufanym, ale także „zwykły” mail, jak również jakikolwiek inny sposób komunikacji elektronicznej – sms, komunikator internetowy. Oczywistym zastrzeżeniem powinno jednak być to, że strony powinny korzystać z takiej formy porozumiewania się we wzajemnych kontaktach.
Wiosek w oparciu o art. 293 KP może zostać złożony np. mailem (bez obowiązku opatrywania go podpisem zaufanym) ale też m.in. wiadomość przekazana za pomocą komunikatora elektronicznego wykorzystywanego w kontaktach pracownika i pracodawcy.
Uprawnieni do wnioskowania
Uprawnienie do złożenia wniosku w oparciu o art. 293 KP przysługuje pracownikowi:
1) zatrudnionemu o danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy,
2) zatrudnionemu na podstawie umowy na czas określony (lub umowy na czas nieokreślony w innym oczywiście zakresie niż wnioskowanie o zmianę umowy na umowę bezterminową),
3) który nie składał jeszcze w danym roku kalendarzowym takiego wniosku.
Ustalając 6-miesięczny okres zatrudnienia, należy brać pod uwagę okres ciągłego zatrudnienia u danego pracodawcy na podstawie kolejnych umów, jak również okresy zatrudnienia u tego pracodawcy sprzed ewentualnej przerwy w zatrudnieniu. Przyjmujemy także okresy zatrudnienia przypadające u poprzedniego (innego) pracodawcy, jeżeli do zmiany pracodawcy doszło na zasadach określonych w art. 231 KP, a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego pracownika.
Przez okres zatrudnienia należy rozumieć pozostawanie w stosunku pracy. Od okresu tego nie będą odliczane okresy nieobecności np. związanych z niezdolnością do pracy.
Uprawnienie do złożenia tego wniosku nie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na okres próbny. Koresponduje to wprost z art. 12 ust. 1 dyrektywy 2019/1152, zgodnie z którym państwa członkowskie zapewniają, aby pracownik, który przez co najmniej sześć miesięcy świadczył pracę u tego samego pracodawcy, a który zakończył swój ewentualny okres próbny, mógł wystąpić o formę zatrudnienia z bardziej przewidywalnymi lub bezpieczniejszymi warunkami pracy, jeżeli jest ona dostępna, i otrzymać pisemną odpowiedź na ten wniosek wraz z uzasadnieniem. Państwa członkowskie mogą ograniczyć częstotliwość składania wniosków skutkujących tym obowiązkiem pracodawców.
Wprost wyłączenie uprawnienia w okresie zatrudnienia na okres próbny związane jest ze specyfiką tej umowy, która w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy. Nieracjonalne byłoby przyznawanie w tym okresie uprawnienia do wnioskowania o zmianę warunków na bardziej przewidywalne.
Częstotliwość wnioskowania
Wiosek może być złożony nie częściej niż raz w roku kalendarzowym, przy czym nie wprowadzono ograniczenia w postaci odstępów czasowych pomiędzy wnioskami.
Pracownik złożył wniosek o zmianę wymiaru czasu pracy z połowy na pełny w grudniu 2024 r. Otrzymał odmowę. Ponownie złożył taki sam wniosek na początku stycznia 2025 r. Wniosek złożony w styczniu jest wnioskiem już w kolejnym roku kalendarzowym, a zatem kwalifikować go należy jako złożony w ramach art. 293 KP. Pracodawca jest obowiązany do udzielenia na niego odpowiedzi według zasad wskazanych w przepisach tego artykułu. Oczywiście biorąc pod uwagę krótki okres pomiędzy wnioskami odpowiedź będzie mogłaby być odpowiedzią odmowną i opierać się na tym samym uzasadnieniu, o ile nie wystąpiła jakakolwiek zmiana okoliczności (zwiększenie zapotrzebowania na pracę).
Obligatoryjna odpowiedź pracodawcy
Pracodawca powinien uwzględnić omawiany wniosek pracownika „w miarę możliwości”. Pozostawiono tutaj daleko idącą swobodę oceny możliwości akceptacji wniosku przez pracodawcę. Ocena – której każdorazowo musi dokonać pracodawca – odnosić się będzie potrzeb zakładu pracy, realnych możliwości przychylenia się do wniosku.
Odmowa uwzględnienia wniosku zależy od oceny pracodawcy, przy czym odrzucenie go nie może opierać się na całkowitej dowolności, w szczególności nie może być nieuzasadnione.
Zwróćmy bowiem uwagę, że pracodawca:
1) ma obowiązek w miarę możliwości zaakceptować wniosek,
2) w razie jego nieuwzględnienia musi poinformować o przyczynie takiego kroku.
Jeżeli można byłoby przyjąć całkowitą dowolność odmowy to całość regulacji art. 293 KP nie miałaby sensu. Dlatego też każdorazowa ocena musi opierać się na faktycznych możliwościach przyjęcia wnioskowanych zmian. Nie oznacza to jednocześnie, że istnieje możliwość dochodzenia roszczeń związanych z realizacją samego wniosku. Jak wskazuje J. Stelina ([w:] A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2023 r. komentarz do art. 293, Legalis/el.), pracownik nie ma możliwości dochodzenia żądanej wnioskowanej zmiany, choćby nawet udało mu się wykazać istnienie po stronie pracodawcy obiektywnej możliwości (np. po odrzuceniu wniosku pracownika zostaje zatrudniona osoba z zewnątrz w wymiarze pełnego etatu). Ocenę możliwości zmiany zatrudnienia danego pracownika należy bowiem przeprowadzić w oparciu o całokształt okoliczności sprawy, a nie tylko kierować się obiektywnymi uwarunkowaniami.
Pracodawca powinien wskazać konkretny powód (powody) odmowy. Naruszeniem przepisów byłaby odmowa nieuzasadniona. Co więcej, należy uznać, że przy braku uzasadnienia odmowy nie istnieją przesłanki do nieprzyjęcia wniosku.
Podana przyczyna odmowy może dotyczyć sfery finansowej (zmiana wysokości wynagrodzenia na skutek zmiany z połowy na pełny etat), zapotrzebowania na pracę (zmiana z niepełnego na pełny etat), planowanych zmian w zakresie zatrudnienia czy zmian kompetencyjnych wpływających na ilość etatów, liczbę personelu (zmiana na pełny etat, zmiana na umowę na czas nieokreślony). Odmowa może opierać się również na ocenie pracy pracownika, jego szeroko pojętych kompetencji itp. Trudno przyjąć, by pracodawca nie mógł wprost odnieść się do braku umiejętności i doświadczenia przy wnioskowaniu o prace na innym stanowisku, jak też do słabej oceny pracowniczej przy wnioskowaniu o zmianę rodzaju umowy na czas nieokreślony.
Odmowa może być także uzasadniona obligatoryjną konstrukcją warunków zatrudnienia wynikającą z przepisów.
Przykładowo, zgodnie z art. 15a ustawy o zawodach lekarza i lekarza dentysty, lekarz i lekarz dentysta odbywający staż podyplomowy odbywają staż podyplomowy na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony w celu przygotowania zawodowego obejmującego realizację programu stażu podyplomowego. Umowa na czas określony jest w tym przypadku ustawowo przypisana do okresu stażu i pracodawca nie może zmienić jej na umowę na czas nieokreślony.
Wiosek o zmianę rodzaju umowy zostałby również obligatoryjnie odrzucony w przypadku osoby po raz pierwszy zatrudnionej w samorządzie na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym. Umowę o pracę zawiera się z taką osobą obligatoryjnie na czas określony, nie dłuższy niż 6 miesięcy i nie ma możliwości przyjęcia innej umowy.
Pracodawca musi udzielić pracownikowi odpowiedzi w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedzi na wniosek, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku. W razie nieuwzględnienia wniosku pracodawca informuje w tej odpowiedzi pracownika o przyczynie odmowy. Brak odpowiedzi lub niezachowanie terminu wiązać się może z odpowiedzialnością w oparciu o art. 281 § 1 pkt 2b KP. Zgodnie z tym przepisem, kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie udziela pracownikowi w terminie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedzi na wniosek lub nie informuje o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, o których mowa w art. 293 § 3 KP, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Ochrona
Przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przyczyny uzasadniającej przygotowanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo przyczyny zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę nie może stanowić m.in. wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o bardziej przewidywalne lub bezpieczne warunki zatrudnienia.
Za przygotowania do wypowiedzenia należy uznać np. umieszczenie ogłoszenia o naborze na stanowisko pracy zajmowane przez wnioskującego w oparciu o art. 293 KP pracownika (zob. wyrok TSUE z 11.10.2007 r., w sprawie C-460/06, Nadine Paquay v Société d’architectes Hoet + Minne SPRL; ZOTSiS 2007, nr 10A, poz. I–8511).
Podejmując takie działania (przygotowanie do zakończenia współpracy, wypowiedzenie), pracodawca będzie udowadniał, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę lub zastosowaniu działania mającego skutek równoważny do rozwiązania umowy o pracę kierował się obiektywnymi powodami.
