Pracownik nie ma obowiązku dokumentowania rachunkami ani biletami wydatków objętych ryczałtem.
Ryczałt na przejazdy środkami komunikacji miejscowej, przysługujący w trakcie krajowej podróży służbowej, wynosi on 9 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży, co stanowi 20% obowiązującej diety. Nie przysługuje on w 2 przypadkach:
1) pracownik korzysta z bezpłatnych środków transportu lub nie przemieszcza się w obrębie miejsca delegowania,
2) gdy pracodawca, na wniosek pracownika, wyrazi zgodę na rozliczenie faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów dojazdów – w takim przypadku pracownik musi przedłożyć stosowne dokumenty (np. bilety, rachunki za taksówkę itp.).
Zgodnie z § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty potwierdzające poniesione wydatki (np. rachunki, faktury, bilety), z wyjątkiem diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
Pracodawca nie może wymagać od pracownika przedstawienia biletów za przejazdy miejscowe, jeśli wypłacany jest ryczałt. Wyjątkiem może być sytuacja, w której jeszcze przed wyjazdem pracodawca poinformował pracownika, że w rozliczeniu należy wykazać faktyczne poniesienie kosztów – nawet objętych ryczałtem – poprzez np. zachowanie biletów.
W praktyce jednak wystarczające powinno być pisemne oświadczenie pracownika o konieczności korzystania z komunikacji miejscowej. Pracodawca może dodatkowo zweryfikować to oświadczenie, np. poprzez ocenę położenia miejsca docelowego delegacji względem dworca czy przystanku, co może uzasadniać konieczność dojazdu.
