W opisanym przez Państwa przypadku nie mają Państwo czego rozliczać. W treści świadectwa pracy należy wpisać, że pracownik wykorzystał 26 dni urlopu wypoczynkowego (czyli zgodnie ze stanem faktycznym), aby ewentualny kolejny pracodawca wiedział, że w 2026 r. pracownikowi nie ma już urlopu wypoczynkowego do wykorzystania. Ponadto pracownikowi nie należy wypłacać żadnego ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy niewykorzystany w naturze.
Zgodnie z art. 153 § 2 Kodeksu pracy prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.
Powyższa regulacja oznacza, że Państwa pracownik (podobnie jak każdy inny), nabył prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego (26 dni) z dniem 1.1.2026 r. I gdyby chciał, to mógłby je od razu wykorzystać, o ile otrzymałby Państwa zgodę. Rozwiązanie stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego nic w tej kwestii nie zmieniło, gdyż pracownik i tak z dniem 1.1.2026 r. nabył prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Okoliczności rozwiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego wpływają jedynie na część urlopu wypoczynkowego, której pracownik nie zdążył wykorzystać przed tym rozwiązaniem stosunku pracy. Dlatego też w opisanym przez Państwa przypadku nie mają Państwo czego rozliczać. W treści świadectwa pracy należy wpisać, że pracownik wykorzystał 26 dni urlopu wypoczynkowego (czyli zgodnie ze stanem faktycznym), aby ewentualny kolejny pracodawca wiedział, że w 2026 r. pracownik nie ma już urlopu wypoczynkowego do wykorzystania. Ponadto pracownikowi nie należy wypłacać żadnego ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy niewykorzystany w naturze.
Absolutnie nie można pomniejszyć wynagrodzenia. Pomijając już fakt, że nie ma podstawy prawnej do podjęcia takiego działania, to pracownik otrzymał przysługujące mu wynagrodzenie urlopowe za wykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy, do którego nabył prawo w pełnym wymiarze już od 1 stycznia, i którego mu Państwo udzielili (pracownik przecież nie udał się się na urlop wypoczynkowy samowolnie) na własne ryzyko. Jakiekolwiek próby pomniejszenia przez Państwa wynagrodzenia pracownika będą zatem i nielegalne, i sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.
