Udzielając odpowiedzi na pytanie Autor zakłada, że pracownicy nie są jednocześnie udziałowcami spółki. Zgodnie z art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU) opodatkowaniu ryczałtem podlega dochód odpowiadający wysokości wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą (dochód z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą). Trzeba więc ustalić, czy wymienione wydatki na żywność dla pracowników spółki nie będą objęte tą regulacją. Spółka musi wykazać, że ponosi wydatki na żywność dla pracowników budowlanych w związku z prowadzoną działalnością i cel tych wydatków ma związek z prowadzoną działalnością. Wówczas nie będą to wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą i nie będą podlegać opodatkowaniu estońskim CIT.
Jak stanowi art. 28m ust. 1 pkt 3 PDOPrU opodatkowaniu ryczałtem podlega dochód odpowiadający wysokości wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą (dochód z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą). W przepisach ustawowych nie zdefiniowano, co należy rozumieć pod pojęciem wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. W celu „rozszyfrowania” tego pojęcia pomocne mogą być objaśnienia Ministra Finansów pt. „Przewodnik do Ryczałtu od dochodów spółek”, a także wydane interpretacje podatkowe. Wynika z nich, że kwalifikowanie dochodu z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest ściśle uzależnione od indywidualnego stanu faktycznego, w jakim pozostaje spółka.
W celu określenia tego typu wydatków możliwe jest posiłkowanie się pojęciem kosztów uzyskania przychodów, które ujęte zostało w art. 15 ust. 1 PDOPrU. Minister Finansów wskazał jednak, że nie każdy wydatek, który nie jest kosztem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych powinien być uznany za wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą. Organ wskazał, że: „Wprawdzie pojęcie nie jest tożsame z pojęciem, jednak należy zwrócić uwagę na podobieństwo, jakie może je cechować. Podobieństwa pomiędzy wydatkami niezwiązanymi z działalnością gospodarczą a wydatkami niestanowiącymi kosztów uzyskania przychodu, należy upatrywać przede wszystkim w celu ich poniesienia. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Te same cele powinny realizować wydatki związane z działalnością gospodarczą. Należy bowiem zwrócić uwagę, że jedną z immanentnych cech działalności gospodarczej, która wyróżnia ją od innego rodzaju aktywności, jest jej zarobkowy charakter”.
W tym kontekście należy uznać, że analiza ponoszonych wydatków w zakresie uznania ich za niezwiązane z działalnością gospodarczą, powinna odbywać się w oparciu o stanowiska organów podatkowych i sądów administracyjnych, odnoszących się do zakresu kosztów uzyskania przychodów oraz wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 PDOPrU. Tak więc, aby spółka świadcząca usługi budowlane, która ponosi wydatki na zakup żywności dla pracowników (tj. kebaby, burgery, pizza itp.) mogła je uznać za wydatki związane z działalnością, musi wykazać ich celowość i związek z prowadzoną działalnością.
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 16.10.2025 r. (0111-KDIB1-1.4010.437.2023.2.SG) uznał, że prawidłowe jest stanowisko spółki, iż:
Wydatki na opłacanie posiłków dla pracowników nie powinny zostać zakwalifikowane jako wydatki niezwiązane z działalnością w rozumieniu art. 28m ust. 1 pkt 3 [PDOPrU] i tym samym nie powinny podlegać opodatkowaniu ryczałtem od dochodów spółek. [uzup. Autora]
Jednak najważniejszym czynnikiem w ocenie takiego wydatku jest wykazanie jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W interpretacji indywidualnej z 28.2.2025 r. (0111-KDIB1-2.4010.763.2024.2.AK) Dyrektor KIS również potwierdził, że:
Wydatki spółki na dodatkowe świadczenia dla pracowników w postaci m.in. obiadów, cateringu, ogólnodostępnej żywności w pomieszczeniach socjalnych spółki, przekąski i napoje (owoce, jogurty, kawa, herbata) nie stanowią wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą spółki, o których mowa w art. 28m ust. 1 pkt 3 [PDOPrU]. [uzup. Autora]
Organ podatkowy dodał jednak, że istotne są okoliczności poniesionych wydatków i wykazanie związku ich poniesienia z działalnością gospodarczą spółki. Zatem w przedmiotowym pytaniu spółka musi zadbać o argumenty, że poniesione wydatki na żywność dla pracowników mają związek z prowadzoną działalnością, a spółka ponosi je np. na podstawie wewnętrznych ustaleń, regulaminów, ponieważ poprawiają one wydajność pracowników, pracownicy nie tracą czasu na samodzielne przygotowywanie posiłków itp. Podsumowując – co do zasady – wydatki poniesione na żywność dla pracowników mogą mieć związek z prowadzoną działalnością. Nie są więc one opodatkowane estońskim CIT na podstawie art. 28m ust. 1 pkt 3 PDOPrU.
