Skrócenie czasu pracy objąć powinno wszystkie osoby zatrudnione przy danym rodzaju prac lub wszystkich pracowników, jeżeli skrócenie dotyczy wszystkich zatrudnionych u pracodawcy osób. W przypadku osób o niższych normach czasu pracy niż kodeksowe skrócenie nastąpić powinno o taką samą wartość. Skrócenie czasu pracy powinno nastąpić w regulaminie pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy.
Zgodnie z art. 145 Kodeksu pracy (dalej: KP), skrócenie czasu pracy poniżej norm określonych w art. 129 § 1 KP dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia może polegać na ustanowieniu przerw w pracy wliczanych do czasu pracy albo na obniżeniu tych norm, a w przypadku pracy monotonnej lub pracy w ustalonym z góry tempie polega na wprowadzeniu przerw w pracy wliczanych do czasu pracy. Wykaz prac związanych ze skróceniem czasu pracy ustala pracodawca po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami w trybie i na zasadach określonych w art. 23711a i art. 23713a KP oraz po zasięgnięciu opinii lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami.
Skrócenie czasu pracy obejmuje tutaj pracowników zatrudnionych przy danych pracach. W związku z istnieniem pewnych szczególnych warunków (np. wysokie upały) skrócenie czasu pracy może obejmować wszystkie zatrudnione osoby, gdyż wszystkich dotyczą te szczególne warunki.
Skrócenie czasu pracy powinno objąć w taki sam sposób wszystkich pracowników, których dotyczy bez względu na indywidualną sytuację. W opisanym przypadku niezależnie od tego, czy pracownica ma przerwy na karmienie, ktoś pracuje w administracji czy zmianowo albo ma orzeczoną niepełnosprawność, skrócenie tygodniowego czasu pracy powinno nastąpić o 5 godzin. Nie przekłada się to na ograniczenie maksymalnego wymiaru czasu pracy planowanego dziennie – skrócenie dotyczy normy średniotygodniowej.
