Zasady wykonywania pracy zdalnej u pracodawcy, u którego nie działają organizacje związkowe, pracodawca powinien określić w regulaminie i po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Powinien to być odrębny regulamin od regulaminu pracy.
Z art. 6720 Kodeksu pracy wynika, że zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli natomiast u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, to pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Nie ma w tych przepisach mowy o tym, żeby miał to być regulamin pracy. Powinien to być odrębny dokument – w dodatku skonsultowany z przedstawicielami pracowników.
Natomiast nie jest wykluczone, że wydaniu takiego regulaminu może towarzyszyć konieczność dokonania zmian w regulaminie pracy. Wprawdzie do stosowania okazjonalnej pracy zdalnej nie jest wymagane wprowadzanie jakichkolwiek regulacji wewnątrzzakładowych, jednak w praktyce część pracodawców wprowadza do regulaminu pracy postanowienia z tym związane (np. dotyczące wnioskowania o okazjonalną pracę zdalną, potwierdzania obecności pracownika w pracy w dniu okazjonalnej pracy zdalnej). Niewykluczone, że w związku z wprowadzeniem w firmie pracy zdalnej na większą skalę, pracodawca będzie chciał ujednolicić pewne zasady związane z wykonywaniem okazjonalnej pracy zdalnej i pracy zdalnej stosowanej na podstawie porozumienia z pracownikiem. Wówczas konieczne będzie dokonanie zmian w regulaminie.
Ponadto w praktyce część pracodawców zamieszcza w regulaminie pracy odesłania do regulaminu pracy zdalnej, czy to odesłanie ogólne (np. „Zasady wykonywania pracy zdalnej określa Porozumienie zawarte w dniu …. z organizacjami związkowymi/ Regulamin pracy zdalnej ustalony w dniu …..”), czy też odesłania przy poszczególnych postanowieniach (np. dotyczących potwierdzania obecności pracownika w pracy).
