Nieobecności w pracy mogą skutkować utratą prawa do premii albo jej obniżeniem.
Przepisy prawa pracy nie zawierają legalnej definicji premii. Z piśmiennictwa fachowego, w tym z publikacji PIP, wynika jednak, że premia stanowi dodatkowy, uzupełniający składnik wynagrodzenia i nie może mieć charakteru uznaniowego. Przysługuje ona po spełnieniu ściśle określonych warunków i nie zależy od subiektywnej decyzji pracodawcy, lecz od obiektywnej oceny, czy pracownik te warunki spełnił. Źródłem zasad przyznawania i wypłaty premii powinny być wewnątrzzakładowe akty prawa pracy, w szczególności regulamin wynagradzania.
Podstawę oceny powstania roszczenia o wypłatę premii stanowią co do zasady trzy elementy:
1) przesłanka pozytywna powstania roszczenia o wypłatę premii (tzw. przesłanka premiowa), najczęściej związana z wykonywaną pracą, jej jakością lub efektami,
2) przesłanka negatywna, pozbawiająca pracownika częściowo lub całkowicie prawa do premii,
3) określenie maksymalnej wysokości premii (tzw. limit premii).
Element wskazany w pkt 2 stanowi tzw. reduktor premiowy, który przewiduje pozbawienie pracownika prawa do premii w całości albo w części w razie wystąpienia wyraźnie określonych zdarzeń. Rozwiązanie to ma na celu eliminowanie zjawisk uznawanych przez pracodawcę za niepożądane.
Jednym z przykładów takiego reduktora mogą być nieobecności w pracy. Dopuszczalne jest wprowadzenie do regulaminu wynagradzania postanowień określających, czy i w jaki sposób konkretne rodzaje nieobecności wpływają na prawo do premii oraz jej wysokość. Nieobecności mogą bowiem dezorganizować tok pracy, a także niweczyć realizację celów premiowych, takich jak terminowość wykonywania zadań czy efektywność pracy.
Pracodawca posiada znaczną swobodę w kształtowaniu warunków premiowych, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych.
W konsekwencji absencje spowodowane m.in. chorobą mogą negatywnie wpływać na prawo do premii lub jej wysokość. Co do zasady zarówno nieobecności usprawiedliwione, jak i nieusprawiedliwione mogą skutkować utratą prawa do premii lub jej części. Do usprawiedliwionych nieobecności zalicza się m.in. zwolnienia lekarskie z tytułu choroby, opieki nad członkiem rodziny oraz urlopy związane z rodzicielstwem. Pracownik korzystający z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego może utracić prawo do premii nie z samego faktu korzystania z tych uprawnień, lecz z uwagi na brak możliwości spełnienia przesłanek pozytywnych. Pracodawca nie ma bowiem możliwości dokonania rzetelnej oceny pracy pracownika, jeżeli przez znaczną część roku lub cały rok pozostawał on nieobecny. Przyznawanie premii w takiej sytuacji mogłoby prowadzić do nierównego traktowania w stosunku do pozostałych pracowników, którzy wykonywali pracę i wykazywali pełną lub znaczną frekwencję.
Odmiennie należy ocenić urlop wypoczynkowy. Z punktu widzenia wynagrodzenia jest on zrównany z okresem wykonywania pracy, co wynika z przepisów rozporządzenia urlopowego. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w ustalonych terminach, przy czym okres urlopu traktowany jest na równi z okresem świadczenia pracy. W konsekwencji urlop wypoczynkowy nie powinien być uznawany za nieobecność skutkującą obniżeniem premii.
Podobnie krótkotrwałe, płatne zwolnienia od pracy, takie jak urlop okolicznościowy, zwolnienie na czas badań profilaktycznych, ćwiczenia wojskowe, zwolnienie z tytułu siły wyższej czy zwolnienie na opiekę nad dzieckiem do 14. roku życia, co do zasady nie powinny powodować utraty prawa do premii.
Zasadne jest opracowanie przejrzystych zasad obniżania premii w związku z określonymi nieobecnościami, w szczególności chorobowymi. Przykładowo, redukcja premii może następować dopiero po przekroczeniu określonego progu absencji w danym roku. Pozbawienie premii pracownika, który chorował jedynie kilka dni, mogłoby mieć charakter demotywujący. Premia powinna bowiem pełnić funkcję motywacyjną, a nie represyjną. Odebranie premii jest natomiast uzasadnione w przypadku długotrwałych nieobecności, gdy brak jest możliwości obiektywnej i rzetelnej oceny pracy pracownika.
Co do zasady postanowienia dotyczące obniżania premii z tytułu nieobecności powinny być konstruowane w sposób rozważny i proporcjonalny.
Odnosząc się do nagród, należy wskazać, że nie stanowią one składnika wynagrodzenia, lecz świadczenie ze stosunku pracy o charakterze fakultatywnym i uznaniowym. Zgodnie z art. 105 KP pracownikom, którzy przez wzorowe wykonywanie obowiązków, przejawianie inicjatywy oraz podnoszenie wydajności i jakości pracy w sposób szczególny przyczyniają się do realizacji zadań zakładu pracy, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia dołącza się do akt osobowych pracownika.
W świetle orzecznictwa SN nagrody mają charakter wyjątkowy i mogą być przyznawane za działania wykraczające poza zwykły zakres obowiązków pracowniczych. Nie powinny one przysługiwać wszystkim lub większości pracowników ani być wypłacane w sposób systematyczny.
Z tego względu przyznawania nagród nie należy wiązać z nieobecnościami w pracy. Nagrody powinny bowiem gratyfikować konkretne osiągnięcia, zasługi lub ponadprzeciętne działania. Pracownik, który w danym roku chorował, ale jednocześnie zrealizował istotne zadanie lub osiągnął wymierny sukces na rzecz pracodawcy, może zostać nagrodzony właśnie z tego tytułu.
