Szkolenia bhp, niezależnie od tego, czy odbywają się w godzinach pracy, czy poza nimi, należy wliczać do czasu pracy. Jeśli takie szkolenie odbędzie się po godzinach pracy lub w dniu wolnym od pracy (czego w miarę możliwości należy unikać), będzie to oznaczało, że wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych.
Czas pracy
Zacznijmy od tego, że zgodnie z przepisami ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.; dalej: KP) czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Pracownik może pozostawać w dyspozycji pracodawcy zarówno w zakładzie pracy, jak też w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Pracownik pozostaje zatem w dyspozycji pracodawcy, gdy zachowuje się zgodnie z celem stosunku pracy, czyli:
- świadczy umówioną pracę albo
- pozostaje w gotowości do pracy, utrzymując kontakt z pracodawcą w oczekiwaniu na wskazówki i polecenia z jego strony (art. 128 § 1 KP).
Pozostawanie w dyspozycji pracodawcy oznacza świadczenie pracy umówionego rodzaju, jak również wszelkie sytuacje, w których pracownik nie świadczy pracy z przyczyn od siebie niezależnych, lecz pozostaje w fizycznej, intelektualnej i prawnej gotowości do jej pełnienia, zachowując się przy tym w sposób nakazany przez obowiązujące go przepisy o porządku i organizacji pracy, a w przypadku braku takich przepisów – w sposób umożliwiający w konkretnej sytuacji dysponowanie jego osobą.
W związku z powyższym do czasu pracy wlicza się nie tylko czas świadczenia pracy, ale także m.in. czas szkoleń pracownika.
Szkolenie w godzinach pracy
Szkolenia odbywane przez pracownika na podstawie decyzji pracodawcy w godzinach pracy wynikających z jego harmonogramu podlegają wliczeniu do czasu pracy. Natomiast czas takiego szkolenia odbywanego:
- poza godzinami pracy lub
- w dniu rozkładowo wolnym od pracy dla pracownika
- nie jest wliczany do jego czasu pracy.
Jeśli szkolenie pracownika jest organizowane w godzinach poza rozkładem jego czasu pracy, pracownik ma obowiązek przed szkoleniem świadczyć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Pracodawca skierował wszystkich pracowników na szkolenie z zakresu radzenia sobie ze stresem, które ma trwać 7 godzin, i w tym celu zatrudnił profesjonalnego coacha, który ma przeprowadzić szkolenie w firmie. Pracownicy będą uczestniczyli w szkoleniu w trzech edycjach, a czas szkolenia przypadnie w ich harmonogramowych godzinach pracy. Pomimo że w czasie szkolenia pracownicy nie będą faktycznie wykonywać pracy, to z uwagi na to, że pozostają oni w dyspozycji pracodawcy, będą mieli ten czas wliczony do czasu pracy.
Niestawienie się na szkolenie
Warto przy tym pamiętać o jeszcze jednym aspekcie takiej sytuacji, otóż niestawienie się przez pracownika na szkoleniu lub wcześniejsze opuszczenie szkolenia może zostać potraktowane przez pracodawcę jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków wobec pracodawcy. Przyczyną uzasadniającą rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia jest w takiej sytuacji samowolne oddalenie się z miejsca szkolenia, czyli de facto opuszczenie stanowisk pracy.
Wcześniejsze zakończenie szkolenia
Ponadto, jeśli szkolenie trwa 7 godzin, np. do godz. 16, a pracownik normalnie pracuje 8 godzin do godz. 17, to powstaje pytanie, czy może on iść do domu o tę godzinę wcześniej, czy ma wracać do pracy oraz jak traktować tę godzinę, jeśli nie ma już sensu wracać do pracy? Należy stwierdzić, że skoro pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy, to jeżeli szkolenie trwa do godziny 16.00, a praca do godziny 17.00, pracownik ma obowiązek pozostawać w dyspozycji pracodawcy do godziny 17.00 i tylko za zgodą pracodawcy może bezpośrednio po szkoleniu zakończyć dzień pracy. Taka godzina wliczana jest bowiem do czasu pracy i pracownik zachowuje za nią prawo do wynagrodzenia. W ewidencji czasu pracy ta „brakująca godzina” powinna być uwzględniona jako czas pracy.
Przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązkowe przed dopuszczeniem go do pracy, a także okresowe szkolenia w tym zakresie również odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy (art. 2373 § 3 KP).
Obowiązkowe szkolenie bhp
Szkolenia bhp, niezależnie od tego, czy odbywają się w godzinach pracy, czy poza nimi, należy wliczać do czasu pracy. Jeśli takie szkolenie odbędzie się po godzinach pracy lub w dniu wolnym od pracy (czego w miarę możliwości należy unikać), będzie to oznaczało, że wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych.
Pracownicy zakładu produkcyjnego wykonują pracę od poniedziałku do piątku na dwie zmiany, tzn. w godz. 6.00–14.00 i w godz. 14.00–22.00. Pracodawca, chcąc zapewnić ciągłość procesu pracy, zorganizował szkolenie bhp dla grupy kilku pracowników jednocześnie (z obu zmian) w dniu rozkładowo wolnym dla nich od pracy, czyli w sobotę. Co do zasady pracodawca powinien zorganizować szkolenie w godzinach pracy tych pracowników. Natomiast mając na względzie szczególne potrzeby pracodawcy i okoliczność, że bez aktualnego okresowego szkolenia bhp pracownicy nie mogą być dopuszczeni do pracy, pracodawca mógł zorganizować to szkolenie w sobotę. Pracownikom, którzy wezmą udział w takim szkoleniu, należy jednak wliczyć czas szkolenia do czasu pracy, a następnie zrekompensować ten czas tak samo jak czas pracy w wolną sobotę (czyli dniem wolnym od pracy udzielonym do końca okresu rozliczeniowego).
Obowiązkowe szkolenie (a do takich należy szkolenie z zakresu bhp), które pracownik odbywa poza godzinami pracy, powinno zostać wliczone do jego czasu pracy.
Szkolenie poza harmonogramowymi godzinami
Pracownik musi stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy (art. 100 § 1 KP). Jeżeli zatem pracownik na polecenie pracodawcy (czyli jest to szkolenie obowiązkowe) bierze udział w jakimkolwiek innym szkoleniu niż bhp i szkolenie to odbywa się poza rozkładowymi godzinami pracy pracownika, wówczas ten czas również należy wliczyć do jego czasu pracy. Nie zmienia to faktu, że polecenie wzięcia udziału w szkoleniu powinno, co do zasady, dotyczyć harmonogramowych godzin pracy.
Niezależnie od powyższego, jeżeli pracownik podnosi kwalifikacje zawodowe (np. podjął studia wyższe z własnej inicjatywy, ale pracodawca wyraził na to zgodę lub gdy to pracodawca wręcz wysłał go na te studia), przysługuje mu zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 1031 § 2 pkt 2 KP). Czas zwolnienia od pracy w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych także jest wliczany do czasu pracy pracownika.
Pracownica działu HR rozpoczęła za zgodą pracodawcy studia zaoczne na kierunku rachunkowość. Zajęcia odbywają się w weekendy i w dwa piątki w miesiącu, od godziny 14.00. Ponieważ pracownica pracuje do godziny 17.00, w piątki, w które ma zajęcia, otrzymuje zwolnienie od pracy i wychodzi o godzinie 13.00. Te 4 godziny w dwa piątki w miesiącu są wliczane do jej czasu pracy.
Polecenie wzięcia udziału w szkoleniu
Przepisy powszechnie obowiązujące nie przewidują szczególnej formy w zakresie wydawania pracownikom polecenia wzięcia udziału w szkoleniu. Takie polecenia wydawane są zgodnie z przepisami obowiązującymi u danego pracodawcy (np. z regulaminem pracy). Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby forma wydawanych poleceń miała np. charakter pisemny. W takiej sytuacji strony stosunku pracy uzyskują przydatny środek dowodowy w zakresie wydanego polecenia. Pracodawca mógłby z niego skorzystać, jeśli pracownik odmówiłby wykonania polecenia i mógłby na tej podstawie ukarać pracownika karą porządkową lub np. nie przyznać premii uznaniowej. Z drugiej strony – pracownikowi dowód taki może się przydać przy żądaniu rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych.
Szkolenie w innej miejscowości
Jeżeli pracodawca poleca pracownikowi wzięcie udziału w szkoleniu, czyli wydaje polecenie wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy, to takie szkolenie ma charakter podróży służbowej. Pracownikowi przysługują zatem wszystkie należności związane z podróżą służbową, takie jak diety czy należności na pokrycie kosztów podróży. Zwracamy uwagę, że sam dojazd do miejsca szkolenia nie jest wliczany do czasu pracy (tak samo jak codzienny dojazd pracownika do pracy z miejsca zamieszkania), chyba że odbywa się w rozkładowych godzinach pracy tego pracownika.
Pracownik, który jest zatrudniony w Warszawie i wykonuje pracę w stałym rozkładzie (od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00), dostał od pracodawcy polecenie wzięcia udziału w szkoleniu, które ma odbyć się w Krakowie. Pracownik ma pociąg do Krakowa o godz. 7.00 rano, ale z uwagi na to, że szkolenie rozpoczyna się o godz. 9.30, obawia się on, że nie zdąży dojechać na czas, dlatego postanowił jechać do Krakowa w dniu poprzedzającym szkolenie – pociągiem o godz. 18.00 – i przenocować już na miejscu. W związku z powyższym czas dojazdu, który odbywa się poza grafikowymi godzinami pracownika, nie zostanie wliczony do czasu pracy tego pracownika. Natomiast gdyby jechał on do Krakowa w dniu szkolenia i czas podróży częściowo (od godz. 8.00) przypadałby w jego godzinach pracy, to ta część podróży zostałaby wliczona do jego czasu pracy.
