KROK 1. Zawiadomienie pracowników o konieczności dokonania wyboru formy płatności

Pracodawca będzie miał 21 dni, licząc od 1.1.2019 r., na poinformowanie pracowników odbierających wynagrodzenie za pracę w gotówce, że muszą w ciągu 7 dni od otrzymania zawiadomienia podać numer rachunku płatniczego, na który będzie ono wypłacane albo złożyć wniosek o dalszą jego wypłatę do rąk własnych. Informację przekazuje w sposób u niego przyjęty, np. przez rozesłanie jej drogą e-mailową, publikację w intranecie lub przedstawienie zawiadomienia w tradycyjnej pisemnej formie.

Przykład zawiadomienia o wyborze formy wypłaty wynagrodzenia

Nowy Młyn, 11 stycznia 2019 r.

Arena sp. z o.o.

ZAWIADOMIENIE

Dotyczy: wyłącznie pracowników, którzy dotychczas otrzymują wynagrodzenie za pracę do rąk własnych.

1. Na podstawie art. 10 ustawy z 10.1.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją informuję o obowiązku (dalej obowiązek):

1) podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo

2) złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.

2. Wykonanie obowiązku w postaci papierowej lub elektronicznej ma nastąpić w terminie 7 dni od otrzymania niniejszego zawiadomienia, czyli do 18.1.2019 r. (włącznie).

3. Brak wykonania obowiązku będzie równoznaczny z decyzją o utrzymaniu wypłat wynagrodzenia do rąk własnych pracownika.

Jan Kowalski Anna Nowak

Prezes zarządu Wiceprezes zarządu

Jeśli pracownik w odpowiedzi na zawiadomienie zdecyduje o pozostaniu przy gotówkowym odbiorze pensji, lecz po upływie 7-dniowego terminu będzie chciał otrzymywać ją na konto bankowe, może je podać pracodawcy. Będzie to traktowane jako oświadczenie o przejściu na bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia za pracę. Niewykluczona jest także sytuacja odwrotna. Pracodawcy nie wolno zmuszać pracownika do wyboru którejkolwiek z obu dopuszczalnych prawem metod wypłaty wynagrodzenia.

KROK 2. Realizacja decyzji pracowników

Pracodawca musi respektować decyzję pracownika co do wyboru formy wypłaty wynagrodzenia: przelewać je na wskazane konto bankowe lub nadal wypłacać w gotówce. Jeśli po upływie 7-dniowego terminu na jej podjęcie nie otrzyma żadnej informacji od pracownika, wówczas ma obowiązek kontynuować wypłatę wynagrodzenia do rąk pracownika. Pracodawca wypłaca też w gotówce pensje, jeśli termin ich wypłaty przypada między 1.1.2019 r. a dniem otrzymania informacji z numerem rachunku płatniczego lub wniosku o wypłaty gotówkowe.

W razie zatrudniania nowych osób pracodawca będzie mógł wymagać od nich podania numeru rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia bezgotówkowo. Pracownik może jednak zamiast spełnić to żądanie, złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. W takim przypadku pracodawca musi wykonać jego wybór.

KROK 3. Aktualizacja przepisów wewnątrzfirmowych

Zmiana podstawowej formy wypłaty wynagrodzenia z gotówkowej na bezgotówkową odbędzie się bez względu na to, czy i kiedy pracodawca zmodyfikuje regulamin pracy, a gdy go nie ma – inne przepisy wewnątrzfirmowe, jeśli umieścił w nich postanowienie dotyczące wypłaty wynagrodzenia do rąk pracownika jako podstawową metodę. Aktualizacja regulaminu pracy w takiej sytuacji jest jednak wskazana i wymaga od pracodawcy:

– uzgodnienia zmiany formy gotówkowej wypłaty wynagrodzenia na bezgotówkową jako podstawową z organizacją związkową działającą w jego firmie,

– samodzielnego zdecydowania w tej sprawie, gdy nie funkcjonują u niego związki zawodowe lub nie wypowiedziały się w ustalonym terminie,

– poinformowania pracowników o zmianie regulaminu pracy w sposób u niego przyjęty.