Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach
Z uwagi na brak wytycznych w regulacjach zfśs do obliczania średniej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty w poszczególnych miesiącach stosuje się metody statystyczne. Pracodawca, u którego stan zatrudnienia jest stabilny, powinien zatem użyć metody:
- uproszczonej, w której dodaje stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, a wynik dzieli przez 2, albo
- średniej chronologicznej, wymagającej dodania stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, podzielenia uzyskanej sumy przez 2, dodania do otrzymanego wyniku stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca oraz podzielenia rezultatu przez 2.
Pracodawcom z dużą zmiennością liczby pracowników rekomenduje się natomiast metodę średniej arytmetycznej. Polega ona na dodaniu liczby pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) z każdego dnia danego miesiąca i podzieleniu uzyskanego wyniku przez liczbę dni kalendarzowych w tym miesiącu.
Wyliczenie faktycznej średniej liczby zatrudnionych
Żeby obliczyć faktyczną średnią liczbę zatrudnionych pracodawca dodaje przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a sumę dzielić przez 12. Wykonuje te działania zarówno, wtedy gdy zfśs działał u niego przez cały, jak i przez część 2024 r.
Korygowanie odpisów i zwiększeń
Pracodawca przeprowadza korektę w odniesieniu do faktycznej średniej liczby zatrudnionych osobno dla danej kategorii pracowników zatrudnionych w normalnych i szczególnych warunkach. Odrębnie weryfikuje też odpisy na pracowników młodocianych oraz zwiększenia na poszczególne grupy osób uprawnionych. Przeliczone odpisy i zwiększenia w poszczególnych grupach należy dodać, a sumę porównać do kwot przekazanych na zfśs do 31 maja i 30 września. Niedopłatę należy przekazać na rachunek zfśs, a nadpłatę – z niego wycofać lub o jej wysokość zmniejszyć odpis na 2025 r.
Tabela. Odpisy na zfśs w 2024 r.
| Rodzaj odpisu | Odpisy podstawowe |
| Na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach | 2417,14 zł |
| Na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych | 3222,86 zł |
| Na jednego pracownika młodocianego | 322,29 zł (pierwszy rok nauki) |
| 386,74 zł (drugi rok nauki) | |
| 451,20zł (trzeci rok nauki) | |
| Rodzaj zwiększenia | Zwiększenia odpisów podstawowych (tzw. odpisy fakultatywne) |
| Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności | 402,86 zł |
| Na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej u pracodawcy | 402,86 zł |
| Na każdą zatrudnioną osobę u pracodawcy prowadzącego zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu | 483,43 zł |
