Nie ma takiego obowiązku – oświadczenia o zachowaniu poufności, jak i upoważnienia do przetwarzania danych osobowych nie muszą być umieszczane w aktach osobowych pracownika.
Regulacje dotyczące ochrony danych osobowych zasadniczo nie wymagają składania oświadczeń o zachowaniu poufności, więc wszystkie kwestie, o które Państwo pytacie, nie są generalnie regulowane przepisami prawa. Tym samym oświadczenia o poufności, czegokolwiek by nie dotyczyły, nie muszą być zasadniczo numerowane, nie trzeba prowadzić ich rejestru i nie muszą być w aktach osobowych pracownika.
Co się zaś tyczy upoważnień do przetwarzania danych osobowych to przepisy także nie wymagają ich numerowania. Nadane pisemne upoważnienie jest podstawą do uzupełnienia wpisu w ewidencji czy rejestrze osób upoważnionych, która również nie jest obowiązkowa, ale zalecałbym jej prowadzenie – będzie miała istotne znaczenie dla zachowania zasady rozliczalności z art. 5 ust. 2 RODO w przypadku kontroli Prezesa UODO. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie przewiduje obowiązku włączania upoważnień do przetwarzania danych osobowych do akt osobowych pracownika.
