Zastosowanie znajduje w tym przypadku art. 218 § 2 Kodeksu Spółek Handlowych (dalej: KSH) i tzw. koncepcja prolongacyjna, która zakłada, że kadencję obliczać należy według pełnych lat obrotowych, co powoduje, że okres pełnienia funkcji realnie wydłuża się o czas od rozpoczęcia powołania w roku poprzedzającym pierwszy pełny rok obrotowy, do czasu odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie za ostatni pełny rok obrotowy.
W zadanym pytaniu kadencja rady nadzorczej wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członków rady, tj. za 2025 r.
Mandat członka organu osoby prawnej jest uprawnieniem do pełnienia funkcji członka organu, które dana osoba nabywa z chwilą skutecznego powołania w skład organu, natomiast kadencja jest to okres, na jaki zostaje powołany członek organu. Podstawową przyczyną wygaśnięcia mandatu jest upływ kadencji, przy czym nie następuje to automatycznie, gdyż warunkiem wygaśnięcia mandatu jest odbycie zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy pełnienia funkcji.
Rok obrotowy oznacza rok obrotowy określony w umowie spółki. W przypadku braku szczególnej regulacji w umowie spółki przyjmuje się, że rok obrotowy jest równy kalendarzowemu (art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości).
Zgodnie z art. 218 § 2 KSH: „W przypadku powołania członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej na okres dłuższy niż rok, ich mandaty wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”.
Brzmienie art. 218 § 2 KSH odpowiada treści art. 202 § 2 KSH i wywołuje przez to te same rozbieżności co do sposobu liczenia okresu sprawowania funkcji w przypadku powołania na okres dłuższy niż rok. W celu usunięcia tych rozbieżności dodano zdanie drugie do art. 218 § 2 KSH, które wprowadza zasadę, że kadencję dłuższą niż rok oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W ten sposób wprowadzona została zasada faktycznego wydłużenia okresu sprawowania mandatu, odpowiadająca tzw. teorii prolongacyjnej.
Kadencję obliczać należy według pełnych lat obrotowych, co oznacza, że np. mandat członka rady nadzorczej (zgodnie z pytaniem) powołanego 24.6.2022 r., na 3–letnią kadencję, w spółce, której rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2025. Kadencja w takiej sytuacji obejmuje 3 pełne lata obrotowe (2023 r.–2025 r.), a mandat wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy (2025 r.), czyli na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników odbywającym się w 2026 r. Zastosowanie znajduje w tym przypadku tzw. koncepcja prolongacyjna (art. 218 § 2 KSH), która zakłada, że kadencję obliczać należy według pełnych lat obrotowych, co powoduje, że okres pełnienia funkcji realnie wydłuża się o czas od rozpoczęcia powołania w roku poprzedzającym pierwszy pełny rok obrotowy, do czasu odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie za ostatni pełny rok obrotowy. Zasady te są jednolite dla członków rady nadzorczej i komisji rewizyjnej. Umowa spółki może odmiennie uregulować kwestie wygaśnięcia mandatu w związku z upływem kadencji.
W odniesieniu do zarządu zastosowanie znajdzie art. 202 KSH, zgodnie z którym:
„§1. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
§ 2. W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”.
