W przedmiotowej sprawie, jeśli podnajem tego lokalu spełnia warunki tzw. najmu prywatnego i nie ma związku z zawieszoną działalnością gospodarczą osoby fizycznej, a z tej umowy podnajmu (autor wnioskuje, że podnajem jest wykonywany za zgodą wynajmującego) wynika, że podnajemca ma zwrócić koszt mediów najemcy (spółce), to musi je refakturować. Nie musi odwieszać działalności, ale musi pamiętać, że ten podnajem w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług jest działalnością gospodarczą. Zatem najemca albo będzie podatnikiem zwolnionym na podstawie art. 113 ust.1 VATU i będzie wystawiał refaktury za media jako zwolnione (czyli spółka nie zapłaci mu VAT, bo nie będzie go na fakturze), albo musi się zarejestrować na potrzeby VAT i refakturować ze stawką z faktury, przy czym musi pamiętać, że jeśli np. w mediach jest faktura za gaz, to – chcąc ją refakturować – musi się zarejestrować na potrzeby VAT przed wystawieniem refaktury.
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 6 PDOFizU źródłami przychodów są: najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą. Jest to tzw. najem prywatny, który obecnie może być opodatkowany tylko w formie ryczałtu (art. 6 ust. 1a RyczałtU).
Podatnik, który zawiesił działalność gospodarczą, może uzyskiwać przychód z tzw. najmu prywatnego i nie powoduje to konieczności odwieszenia działalności gospodarczej, jeśli ta nieruchomość nie ma związku z zawieszoną działalnością.
Natomiast świadczenie usług najmu prywatnego wypełnia w świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług definicję działalności gospodarczej, jeżeli jest wykonywane w sposób ciągły do celów zarobkowych, bez względu na to, czy najem jest prowadzony w ramach zarejestrowanej działalności gospodarczej, czy jako odrębne źródło przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (interpretacja Dyrektora KIS z 25.1.2024 r., 0114-KDIP1-3.4012.714.2023.1.PRM). Zatem podnajmujący może być albo zwolniony podmiotowo na podstawie art. 113 ust. 1 VATU i wówczas w przypadku refakturowania będzie wystawiał fakturę ze zwolnieniem (płatność od spółki dostanie bez VAT), albo musi się zarejestrować na potrzeby VAT, wtedy refakturuje faktury za media według naliczonych stawek. Przy czym trzeba pamiętać, że nie wszystkie media można refakturować ze stawką zwolnioną, jeśli wśród mediów jest np. faktura za gaz to – chcąc ją refakturować – musi się zarejestrować do VAT, bowiem zgodnie z art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. b VATU zwolnienia podmiotowego nie stosuje się do podatników dokonujących dostaw towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem m.in. energii elektrycznej (CN 2716 00 00).
Co do rozliczenia między stronami wydatków za media, to skoro w umowie podnajmu strony ustaliły, że ponosi je podnajemca, a osoba fizyczna wynajmującą tylko pośredniczy w zapłacie za faktury za media (na nią są faktury), to zwrot tych wydatków ciąży na spółce na podstawie refaktur od najemcy. Pojęcie refakturowania nie jest zdefiniowane w przepisach podatkowych. Refaktura powinna być odzwierciedleniem faktury od dostawcy mediów. Jednak jeśli refakturujący (tu: najemca) jest podatnikiem zwolnionym, nie może wystawić faktury z VAT, więc albo się zarejestruje na potrzeby VAT, albo wystawi refakturę ze zwolnieniem. Zarejestrowania na potrzeby VAT podatnik musi dokonać przed wystawieniem refaktury.
W przypadku zawieszonej działalności gospodarczej, jeśli podatnik podnajmuje lokal w ramach najmu prywatnego, może nie odwieszać działalności, musi jednak pamiętać o właściwym ewidencjonowaniu VAT.
