Kodeks pracy nie określa specjalnej, odrębnej procedury na ujednolicanie regulaminu pracy (czyli wprowadzenie tekstu jednolitego uwzględniającego wszystkie dotychczasowe zmiany). Mimo to pracodawca może dokonać takiego ujednolicenia tekstu regulaminu i nie ma obowiązku przy tym konsultować go ze związkami zawodowymi (chyba, że przy okazji ujednolicenia tekstu planowane jest wprowadzenie jakiejś zmiany, wówczas uzgodnienie tej zmiany ze związkami zawodowymi w trybie określonym w Kodeksie pracy jest konieczne). Taki dokument można nazwać np. „Regulamin pracy. Tekst jednolity. Stan na dzień…”. Pracodawca powinien go podpisać.
Regulamin pracy
Kodeks pracy stanowi, że regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (art. 1042 Kodeksu pracy). W razie nieuzgodnienia treści ze związkami zawodowymi w ustalonym przez strony terminie lub w razie, gdy u danego pracodawcy nie działają związki zawodowe, regulamin ustala samodzielnie pracodawca. Ostatnim elementem jest publikacja regulaminu. Wchodzi on bowiem w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 1043 § 1 Kodeksu pracy). Wspomniane przepisy nie określają odrębnej procedury na wprowadzenie zmian do regulaminu pracy. Mimo to przyjmuje się powszechnie, że zmiany do regulaminu muszą zostać do niego wprowadzone i ogłoszone dokładnie w taki sam sposób, jak regulamin (czyli według tych samych zasad).
Zmiana regulaminu pracy
Zazwyczaj zmiany do regulaminu są wprowadzane w formie aneksów do regulaminu. Dlatego też może zdarzyć się sytuacja, w której po kilku zmianach (wprowadzonych w kilku osobnych aneksach), konieczne jest ujednolicenie tekstu, aby nie trzeba było szukać aktualnych przepisów w kilku różnych dokumentach. Z tego względu wielu pracodawców decyduje się na wydanie tekstu jednolitego, który zawiera aktualne przepisy. W praktyce takie ujednolicenie regulaminu może przebiegać na dwa różne sposoby:
1) Przy okazji wprowadzania zmian w regulaminie pracy pracodawca wydaje tekst jednolity uwzględniający wszystkie zmiany, również tą ostatnią (wówczas konieczne jest uprzednie uzgodnienie tej zmiany ze związkami zawodowymi i podanie jej do wiadomości pracowników; ze związkami nie trzeba natomiast uzgadniać samego faktu ujednolicenia regulaminu), albo
2) Żadne zmiany nie są wprowadzane do regulaminu, a pracodawca wydaje tylko i wyłącznie tekst jednolity (uzgodnienia ze związkami zawodowymi nie są wówczas konieczne, ponieważ jest to czynność czysto techniczna i „nie tworzy” ona nowych przepisów zakładowych).
Przepisy prawa pracy nie określają w jaki sposób należy dokonywać ujednolicenia regulaminu pracy, ani jak nazwać taki dokument. Decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca z uwzględnieniem potrzeb danego zakładu pracy. Jak się jednak wydaje, taki ujednolicony dokument można nazwać np. „Regulamin pracy. Tekst jednolity. Stan na dzień…”. Pracodawca powinien go podpisać.
