Faktura nie jest jedynym dowodem księgowym, na podstawie którego można dokonać zapisu w PKPiR.
Jak wynika z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia KUP uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Jednocześnie jak wynika z § 11 ust. 3 rozporządzenia ws. prowadzenia PKPiR podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m.in.:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej fakturami, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2) inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
3) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
4) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty;
5) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
6) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Jak z tego wynika, aby dokonać zapisu w PKPiR nie jest konieczne posiadanie faktury. Nie jest ona również niezbędna do uznania poniesionego wydatku za KUP. Jeżeli kontrahent podatnika nie wystawia faktur, powinien udokumentować dokonaną sprzedaż innym dokumentem zawierającym wskazane powyżej dane (analogicznie, jak czynią to polscy przedsiębiorcy niebędący podatnikami VAT). Należy pamiętać również o tym, że skoro sprzedawca nie jest podatnikiem podatku od wartości dodanej, to w takim przypadku nie dochodzi do WNT.
