Dane o wysokości wynagrodzenia to dane osobowe i przede wszystkim należy zwrócić uwagę na obowiązek ochrony informacji w tym zakresie właśnie w oparciu o przepisy o danych osobowych.
W odniesieniu do dostępu do danych osobowych pracowników zawartych w dokumentacji pracowniczej warunkami podstawowymi, jakie muszą zostać spełnione, są:
1) niezbędność dostępu do danych pracowników do prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych przez przełożonego, oraz
2) nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Administrator danych osobowych (pracodawca) musi przestrzegać bezwzględnie podstawowych zasad przetwarzania danych pracowników, jak również ich ochrony.
Dane osobowe muszą być:
1) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”),
2) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 RODO za niezgodne z pierwotnymi celami („ograniczenie celu”),
3) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”),
4) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”),
5) przechowywane formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1 RODO, z zastrzeżeniem, że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania”),
6) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
Z zasad tych wynika wprost, że dostępność danych osobowych powinna być ograniczona konkretnym celem ich przetwarzania. Powinno to zostać również odniesione jako jedna z nadrzędnych zasad do nadawania upoważnienia do dostępu do danych osobowych pracowników. Ocena tego, czy dana osoba (przełożony) powinna mieć dostęp do szczegółowych informacji o pracowniku powinna być dokonywana z uwzględnieniem konkretnego zakresu uprawnień i obowiązków skarbnika, kierownika. Można powiedzieć, że w każdym przypadku nadawania uprawnień do wglądu do danych osobowych pracowników pracodawca powinien rzetelnie odpowiedzieć co najmniej na pytania: po co? Do czego są potrzebne? Ile informacji powinno być udostępnianych?
Dostęp do danych o wynagrodzeniu byłby uzasadniony np. wówczas, gdyby przełożony miał bezpośredni wpływ na kształtowanie wysokości wynagrodzenia. Jeżeli chodzi zaś o samo porównanie wysokości wynagrodzeń w kontekście przepisów o równym traktowaniu, to dane w tym zakresie posiada pracodawca i zwykle w oparciu o te dane może dokonać oceny, czy regulacje te są przestrzegane.
