Udzielenie zaległego urlopu na czas zawieszenia działalności z powodu zagrożenia epidemiologicznego


Czy pracodawca może, w czasie zagrożenia epidemicznego, wysłać pracownika w marcu i kwietniu na zaległy (z 2019 r.) urlop? Przepisy mówią, że do 30 września pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop, ale czy pracodawca może nakazać, że to ma być w czasie epidemii?

 

Zdaniem autora, wstrzymanie pracy zakładu z powodu zagrożenia epidemiologicznego nie może być samodzielnym uzasadnieniem jednostronnego kierowania pracowników na zaległe urlopy wypoczynkowe. Nie można jednak wykluczyć wykorzystywania urlopów zaległych w okresie wstrzymania pracy zakładu z wymienionego powodu, jeśli taki termin zostanie ustalony w trybie przyjętym w zakładzie do określania terminów korzystania z urlopów wypoczynkowych.

Obowiązki pracodawcy w sferze urlopu wypoczynkowego podsumował Sąd Najwyższy w wyroku z 7.7.2008 r. (II PK 313/07I, Legalis), stwierdzając co następuje:

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego to prawa pracownik nie może się zrzec (art. 152 ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.; dalej: KP); pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 KP); urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów ustalonym przez pracodawcę z uwzględnieniem wniosków pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy, a w razie nieustalenia planu urlopów w określonych okolicznościach – termin urlopu ustala pracodawca po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 i 11 KP); urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 KP należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP), w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 KP).

Z przytoczonych przepisów wynika, że urlop wypoczynkowy – ze względu na cel jakiemu służy – powinien być udzielany w naturze, a zasada ta dotyczy także urlopów zaległych. art. 168 KP wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (por. także wyrok SN z 2.9.2003 r., I PK 403/02, Legalis; wyrok Sądu Najwyższego z 24.1.2006 r., I PK 124/05, Legalis). W uzasadnieniu drugiego z przytoczonych wyroków Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że z regulacji art. 161, a następnie art. 165–167 KP, wynika zasada udzielania urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo i przypadki, w których ta zasada doznaje odstępstw. Przepis art. 168 KP dopełnia regulację kodeksową co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie obwarowując swego postanowienia, że ma to nastąpić „(…) najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Ustawodawca zapewnia w ten sposób normatywnie określoną gwarancję urlopu wypoczynkowego, który – żeby spełniał swą właściwość – musi być udzielany w czasie sprzężonym relewantnie z procesem pracy – najlepiej w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 KP), a jeżeli było to niemożliwe, to najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP).

Przepisy art. 161163168 KP odnoszą się do wszystkich urlopów, czyli także do urlopów zaległych, co oznacza, że urlop zaległy również powinien być ujęty w planie urlopów (z uzasadnienia wyr. SN z 9.5.2013 r., II PK 199/12, Legalis). Pracodawca powinien zaległy urlop uwzględnić w planach, tak aby jego wykorzystanie w pierwszych 3 kwartałach kolejnego roku było realne. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystywania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przywołanym przepisie (z uzasadnienia wyr. SN z 2.9.2003 r., I PK 403/02, Legalis). Przepis art. 168 KP dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „(…) najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Ustawodawca zapewnia w ten sposób normatywnie określoną gwarancję urlopu wypoczynkowego, który – żeby spełniał swą właściwość – musi być udzielony w czasie sprzężonym relewantnie z procesem pracy – najlepiej w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 KP), a jeżeli było to niemożliwe, to najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego (z uzasadnienia wyr. SN z 24.1.2006 r., I PK 124/05).

Ważne
Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia, można stwierdzić, że w opinii SN zastosowanie przez pracodawcę art. 168 KP nie wymaga zgody pracownika. Jednak nie oznacza to przyjęcia stanowiska, że urlop zaległy stanowi dla pracodawcy bufor bezpieczeństwa na wypadek nagłego przestoju w pracy zakładu, a pracodawca może arbitralnie kierować pracowników na urlop zaległy, gdy pracownicy są mu zwyczajnie niepotrzebni.

Byłoby to przerzucenie na pracownika ryzyka gospodarczego prowadzonej działalności, a jednocześnie premiowanie niewykonywania przez pracodawcę obowiązku udzielania urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Samo istnienie urlopu zaległego oznacza bowiem, że wystąpiły wyjątkowe okoliczności, które uniemożliwiły wykorzystanie urlopu w danym roku, przez co urlop ten został przesunięty do wykorzystania w pierwszych trzech kwartałach kolejnego roku kalendarzowego. Taka sytuacja może dotyczyć tylko niektórych pracowników i wynikać z konkretnych przeszkód w wykorzystaniu urlopu, np. w związku z chorobą pracownika. Istnienie urlopów zaległych u wszystkich pracowników zakładu świadczyłoby o patologii w tym zakresie.

Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy

Stanowisko w sprawie zasad wykorzystywania przez pracowników zaległego urlopu wypoczynkowego zajął Główny Inspektorat Pracy, który opublikował je na www.pip.gov.pl w sekcji porad prawnych. Zdaniem GIP pracodawca może kierować pracownika na zaległy urlop, przy czym najpóźniejszy termin jego wykorzystania to 30 września. Poniżej cała treść stanowiska:

W myśl art. 161 KP pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Stosownie do art. 163 KP urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Jeżeli pracodawca nie sporządza planu urlopu – a jest to możliwe w sytuacji, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa albo gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę – wówczas pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Ustalając termin wykorzystania urlopu w tym trybie pracodawca, analogicznie jak w przypadku ustalania planu urlopu, obowiązany jest wziąć pod uwagę wniosek pracownika i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Zgodnie z art. 168 KP urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w myśl art. 163 KP (czyli w terminie ustalonym w planie urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Zdaniem Sądu Najwyższego w takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie (w brzmieniu poprzednio obowiązującym), tj. do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Udzielenie na podstawie art. 186 KP urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym samym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę (wyrok z SN z 2.9.2003 r., I PK 403/02, Legalis).

W wyroku z 25.1.2005 r. (I PK 124/05, Legalis) Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. W uzasadnieniu Sąd zwrócił uwagę, że przepis art. 168 KP dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „(…) najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Zdaniem Sądu z uwagi na przedmiot, cel i zakres art. 168 KP nie da się wywieść warunku, że zastosowanie art. 168 KP zależne jest od zgody pracownika. Warunek taki nie został wyrażony w powołanym przepisie (…). Sąd podkreślił, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 KP) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Ponadto nieudzielanie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie przewidzianym w art. 168 KP w większości przypadków (poza przypadkami losowymi, np. chorobą pracownika) stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w art. 282 § 1 pkt 2 KP, zagrożone karą grzywny.

Jednak należy zaznaczyć, że w kwestiach spornych dotyczących wykorzystania przez pracownika zaległego urlopu wypoczynkowego, jednoznaczne rozstrzygnięcie może wydać sąd pracy.

Zobacz również

Podsumowanie

Co do zasady zaległy urlop powinien być udzielany w trybie przyjętym w zakładzie pracy, co oznacza, że ustalając plan urlopów, albo określając termin wykorzystania urlopu w trybie po porozumieniu z pracownikiem, strony stosunku pracy uwzględniają również ten rodzaj urlopu. Termin korzystania z urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym określa pracodawca, biorąc pod uwagę wniosek pracownika oraz potrzebę zachowania normalnego toku pracy zakładu. Jeśli pracownik nie chce współpracować, nie chce podać terminu, w którym miałby urlop wykorzystać, przez co naraża pracodawcę na możliwość naruszenia przepisów i karę grzywny, to pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania urlopu.

Jak wskazano powyżej, kluczowe dla prawidłowego udzielania urlopu wypoczynkowego jest porozumienie pracownika i pracodawcy, a przynajmniej próby jego osiągnięcia. Pracodawca nie powinien zapominać, że urlop wypoczynkowy służy regeneracji sił pracownika. Aby ten cel został spełniony, urlop powinien być zaplanowany i udzielony w odpowiednim wymiarze. Pracownik nie powinien być zaskakiwany urlopem. Urlop wypoczynkowy nie jest w szczególności remedium na przestoje w zakładzie. Nie jest sposobem na ograniczenie kosztów działalności w okresach, w których występują nagłe przeszkody w prowadzeniu działalności. Zatem urlop wypoczynkowy nie powinien być udzielany jednostronnie w związku z zawieszeniem działalności w czasie zagrożenia epidemiologicznego. To stwierdzenie dotyczy z pewnością urlopu bieżącego (za dany rok kalendarzowy), ale czy tak samo należy traktować urlop zaległy? Wydaje się, że potrzebę wypoczynku i regeneracji sił zabezpiecza urlop bieżący. Istnienie urlopu zaległego jest wyjątkiem od zasady udzielania urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, przy czym pracodawca powinien podjąć wszelkie możliwe środki, aby udzielić taki urlop w pierwszej kolejności w okresie do końca września kolejnego roku. Koniec września jest przy tym terminem ostatecznym, a przepisy prawa pracy nie różnicują obowiązków pracodawcy względem urlopu zaległego w styczniu, marcu, lipcu czy wrześniu kolejnego roku. Pracodawca ma po prostu bezwzględny obowiązek udzielenia zaległego urlopu w okresie od stycznia do końca września kolejnego roku. Biorąc pod uwagę przepisy określające zasady udzielania urlopu jako takiego, pracodawca powinien podjąć zwykłe kroki w procedurze ustalania terminu wykorzystania urlopu zaległego, a jeśli nie uda się uzyskać porozumienia z pracownikiem w tej sprawie, pracodawca powinien jednostronnie określić ten termin. Nie ma przy tym podstaw do twierdzenia, że terminem na wykorzystanie tego urlopu powinien być wrzesień kolejnego roku, może to być równie dobrze marzec lub kwiecień kolejnego roku. Podejmując decyzję o terminie wykorzystania zaległego urlopu, w braku wniosku pracownika lub w razie niemożliwego do zaakceptowania wniosku pracownika, pracodawca bierze pod uwagę wyłącznie potrzebę zapewnienia prawidłowego toku pracy zakładu. Potrzebę tę realizuje udzielenie urlopu w okresie, w którym jest najmniejsze zapotrzebowanie na pracę danego pracownika. Może być to więc okres zagrożenia epidemiologicznego lub też np. okres wakacyjny, albo okres okołoświąteczny, np. połączony z tzw. długim weekendem, początek lub koniec miesiąca, itp.

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem autora, samo zagrożenie epidemiologiczne nie może być uzasadnieniem kierowania pracowników na zaległe urlopu wypoczynkowe w okresie zawieszenia pracy zakładu. Nie naruszy jednak przepisów udzielenie urlopu zaległego w okresie przestoju spowodowanego zagrożeniem epidemiologicznym, jeśli w konkretnym przypadku strony, w trybie przyjętym w zakładzie dla ustalenia terminu wykorzystania urlopu, ustalą taki termin wykorzystania urlopu zaległego, albo gdy w związku z obiektywnym brakiem możliwości porozumienia z pracownikiem, pracodawca sam wyznaczy taki termin korzystania z zaległego urlopu wypoczynkowego. Ewentualne spory w tym zakresie będą wymagały rozstrzygnięcia przed sądem pracy w oparciu o okoliczności konkretnego stanu faktycznego.

Autor: Maciej Nałęcz
2020-03-25

Przetestuj System Legalis Księgowość Kadry Biznes
jeśli chcesz mieć dostęp do większej ilości treści
Doradca zdalniezbada Twoje potrzeby i uruchomi pełną wersję programu →



 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych