Udzielenie zaległego urlopu na czas zawieszenia działalności z powodu zagrożenia epidemiologicznego

Zdaniem autora, wstrzymanie pracy zakładu z powodu zagrożenia epidemiologicznego nie może być samodzielnym uzasadnieniem jednostronnego kierowania pracowników na zaległe urlopy wypoczynkowe. Nie można jednak wykluczyć wykorzystywania urlopów zaległych w okresie wstrzymania pracy zakładu z wymienionego powodu, jeśli taki termin zostanie ustalony w trybie przyjętym w zakładzie do określania terminów korzystania z urlopów wypoczynkowych.

Obowiązki pracodawcy w sferze urlopu wypoczynkowego podsumował Sąd Najwyższy w wyroku z 7.7.2008 r. (II PK 313/07I, Legalis), stwierdzając co następuje:

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego to prawa pracownik nie może się zrzec (art. 152 ustawy z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.; dalej: KP); pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 KP); urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów ustalonym przez pracodawcę z uwzględnieniem wniosków pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy, a w razie nieustalenia planu urlopów w określonych okolicznościach – termin urlopu ustala pracodawca po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 i 1¹ KP); urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 KP należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP), w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 KP).

Z przytoczonych przepisów wynika, że urlop wypoczynkowy – ze względu na cel jakiemu służy – powinien być udzielany w naturze, a zasada ta dotyczy także urlopów zaległych. Z art. 168 KP wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (por. także wyrok SN z 2.9.2003 r., I PK 403/02, Legalis; wyrok Sądu Najwyższego z 24.1.2006 r., I PK 124/05, Legalis). W uzasadnieniu drugiego z przytoczonych wyroków Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że z regulacji art. 161, a następnie art. 165–167 KP, wynika zasada udzielania urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo i przypadki, w których ta zasada doznaje odstępstw. Przepis art. 168 KP dopełnia regulację kodeksową co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie obwarowując swego postanowienia, że ma to nastąpić „(…) najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Ustawodawca zapewnia w ten sposób normatywnie określoną gwarancję urlopu wypoczynkowego, który – żeby spełniał swą właściwość – musi być udzielany w czasie sprzężonym relewantnie z procesem pracy – najlepiej w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 KP), a jeżeli było to niemożliwe, to najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP).

Przepisy art. 161, 163, 168 KP odnoszą się do wszystkich urlopów, czyli także do urlopów zaległych, co oznacza, że urlop zaległy również powinien być ujęty w planie urlopów (z uzasadnienia wyr. SN z 9.5.2013 r., II PK 199/12, Legalis). Pracodawca powinien zaległy urlop uwzględnić w planach, tak aby jego wykorzystanie w pierwszych 3 kwartałach kolejnego roku było realne. W takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystywania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przywołanym przepisie (z uzasadnienia wyr. SN z 2.9.2003 r., I PK 403/02, Legalis). Przepis art. 168 KP dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „(…) najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Ustawodawca zapewnia w ten sposób normatywnie określoną gwarancję urlopu wypoczynkowego, który – żeby spełniał swą właściwość – musi być udzielony w czasie sprzężonym relewantnie z procesem pracy – najlepiej w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 KP), a jeżeli było to niemożliwe, to najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego (z uzasadnienia wyr. SN z 24.1.2006 r., I PK 124/05).

Ważne
Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia, można stwierdzić, że w opinii SN zastosowanie przez pracodawcę art. 168 KP nie wymaga zgody pracownika. Jednak nie oznacza to przyjęcia stanowiska, że urlop zaległy stanowi dla pracodawcy bufor bezpieczeństwa na wypadek nagłego przestoju w pracy zakładu, a pracodawca może arbitralnie kierować pracowników na urlop zaległy, gdy pracownicy są mu zwyczajnie niepotrzebni.

Byłoby to przerzucenie na pracownika ryzyka gospodarczego prowadzonej działalności, a jednocześnie premiowanie niewykonywania przez pracodawcę obowiązku udzielania urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Samo istnienie urlopu zaległego oznacza bowiem, że wystąpiły wyjątkowe okoliczności, które uniemożliwiły wykorzystanie urlopu w danym roku, przez co urlop ten został przesunięty do wykorzystania w pierwszych trzech kwartałach kolejnego roku kalendarzowego. Taka sytuacja może dotyczyć tylko niektórych pracowników i wynikać z konkretnych przeszkód w wykorzystaniu urlopu, np. w związku z chorobą pracownika. Istnienie urlopów zaległych u wszystkich pracowników zakładu świadczyłoby o patologii w tym zakresie.

Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy

Stanowisko w sprawie zasad wykorzystywania przez pracowników zaległego urlopu wypoczynkowego zajął Główny Inspektorat Pracy, który opublikował je na www.pip.gov.pl w sekcji porad prawnych. Zdaniem GIP pracodawca może kierować pracownika na zaległy urlop, przy czym najpóźniejszy termin jego wykorzystania to 30 września. Poniżej cała treść stanowiska:

W myśl art. 161 KP pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Stosownie do art. 163 KP urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Jeżeli pracodawca nie sporządza planu urlopu – a jest to możliwe w sytuacji, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa albo gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę – wówczas pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Ustalając termin wykorzystania urlopu w tym trybie pracodawca, analogicznie jak w przypadku ustalania planu urlopu, obowiązany jest wziąć pod uwagę wniosek pracownika i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Zgodnie z art. 168 KP urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w myśl art. 163 KP (czyli w terminie ustalonym w planie urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Zdaniem Sądu Najwyższego w takim przypadku pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w powołanym przepisie (w brzmieniu poprzednio obowiązującym), tj. do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Udzielenie na podstawie art. 186 KP urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym samym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę (wyrok z SN z 2.9.2003 r., I PK 403/02, Legalis).

W wyroku z 25.1.2005 r. (I PK 124/05, Legalis) Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. W uzasadnieniu Sąd zwrócił uwagę, że przepis art. 168 KP dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „(…) najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Zdaniem Sądu z uwagi na przedmiot, cel i zakres art. 168 KP nie da się wywieść warunku, że zastosowanie art. 168 KP zależne jest od zgody pracownika. Warunek taki nie został wyrażony w powołanym przepisie (…). Sąd podkreślił, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 KP) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Ponadto nieudzielanie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie przewidzianym w art. 168 KP w większości przypadków (poza przypadkami losowymi, np. chorobą pracownika) stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w art. 282 § 1 pkt 2 KP, zagrożone karą grzywny.

Jednak należy zaznaczyć, że w kwestiach spornych dotyczących wykorzystania przez pracownika zaległego urlopu wypoczynkowego, jednoznaczne rozstrzygnięcie może wydać sąd pracy.