Tak, Spółdzielnia Mieszkaniowa, działając jako zarządca i podmiot przetwarzający dane osobowe na zlecenie Wspólnoty Mieszkaniowej, może udostępnić adresy e-mail właścicieli lokali prezesowi zarządu wspólnoty. Podstawą prawną tego działania jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych (wspólnocie), którym jest zawiadomienie właścicieli o zebraniu, wynikające z ustawy o własności lokali.
Analiza przedstawionego zagadnienia wymaga odniesienia się do przepisów regulujących funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych oraz norm z zakresu ochrony danych osobowych.
W pierwszej kolejności należy prawidłowo zidentyfikować role poszczególnych podmiotów w procesie przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z RODO, administratorem danych osobowych właścicieli lokali jest Wspólnota Mieszkaniowa, reprezentowana przez jej zarząd. To Wspólnota decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych.
Z kolei Spółdzielnia Mieszkaniowa, której powierzono zarząd nieruchomością wspólną, pełni w tym układzie funkcję podmiotu przetwarzającego (procesora). Działa ona na zlecenie i w imieniu administratora. Relacje między administratorem a podmiotem przetwarzającym muszą być uregulowane umową powierzenia przetwarzania danych, o której mowa w art. 28 RODO.
Przetwarzanie danych osobowych, w tym ich udostępnianie, jest zgodne z prawem, jeżeli spełniona jest co najmniej jedna z przesłanek wymienionych w art. 6 ust. 1 RODO. W analizowanym przypadku zastosowanie znajduje art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który stanowi, że przetwarzanie jest legalne, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
Obowiązek prawny, o którym mowa powyżej, wynika wprost z art. 32 ust. 1 ustawy o własności lokali. Przepis ten nakłada na zarząd lub zarządcę, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, obowiązek zawiadomienia każdego właściciela lokalu o zebraniu ogółu właścicieli. Celem udostępnienia Prezesowi Zarządu Wspólnoty (działającemu w imieniu administratora) adresów e-mail jest właśnie realizacja tego ustawowego obowiązku.
Adresy e-mail, jako dane kontaktowe, są niezbędne do skutecznego i szybkiego poinformowania właścicieli o terminie, miejscu i porządku obrad zebrania. Wykorzystanie poczty elektronicznej do tego celu jest działaniem adekwatnym i proporcjonalnym, mieszczącym się w ramach prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną.
Wspomniany art. 32 ust. 1 ustawy o własności lokali wymaga, aby zawiadomienie nastąpiło „na piśmie”. Zgodnie z art. 781 § 1 KC, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej, która jest równoważna formie pisemnej (§ 2), wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykła wiadomość e-mail co do zasady nie spełnia tego wymogu.
Należy jednak zauważyć, że celem przepisu jest zapewnienie, aby informacja o zebraniu dotarła do każdego właściciela w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jej treścią. Jeżeli właściciele lokali w przeszłości udostępnili swoje adresy e-mail do celów kontaktowych ze wspólnotą lub zarządcą, można uznać, że wyrazili co najmniej dorozumianą zgodę na otrzymywanie korespondencji w tej formie. W praktyce taka forma komunikacji jest powszechnie akceptowana jako skuteczny sposób realizacji obowiązku informacyjnego, o ile żaden z właścicieli nie sprzeciwił się jej stosowaniu, żądając korespondencji papierowej.
Reasumując, Spółdzielnia Mieszkaniowa, jako podmiot przetwarzający dane, jest uprawniona, a nawet zobowiązana na podstawie umowy powierzenia, do udostępnienia adresów e-mail właścicieli lokali Prezesowi Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej. Żądanie Prezesa Zarządu jest w pełni uzasadnione, ponieważ zmierza do wykonania ustawowego obowiązku ciążącego na Wspólnocie Mieszkaniowej jako administratorze danych. Przetwarzanie to jest celowe, adekwatne i zgodne z fundamentalnymi zasadami ochrony danych osobowych, gdyż jego podstawę stanowi przepis prawa.
