Tak, w przypadku transakcji z zagranicznymi kontrahentami obowiązkowe jest wystawianie faktury poprzez KSeF. Natomiast przekazanie tej faktury następuje w sposób uzgodniony z nabywcą, tj. może nastąpić poza KSeF.
KSeF ma stać się docelowo powszechnym systemem e-fakturowania. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczył wszystkich podatników, którzy zobowiązani są do wystawiania faktur na podstawie polskich przepisów na rzecz swoich kontrahentów (z pewnymi wyjątkami wskazanymi w przepisach).
Na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) (w brzmieniu od 1.2.2026 r.), podatnicy są obowiązani zasadniczo wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Wprawdzie w art. 106ga ust. 2 VATU przewidziano pewne wyjątki, natomiast nie obejmują one swoim zakresem wystawiania faktur na rzecz zagranicznych kontrahentów.
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 VATU (w brzmieniu od 1.2.2026 r.) obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Tak więc z treści powyższych przepisów wynika, że ustawodawca nie wyłączył obowiązku wystawiania faktury przez KSeF w przypadku kontrahenta, który jest podmiotem zagranicznym. W praktyce oznacza to, że obowiązek wystawienia faktury w KSeF będzie również obejmował swoim zakresem faktury wystawiane w obrocie transgranicznym, a więc także transakcje pomiędzy podatnikami VAT takie jak WDT czy eksport.
Podobne stanowisko Ministerstwo Finansów wyraziło w swojej odpowiedzi na pytanie: „9. Jak wystawić fakturę dla klienta spoza UE? Wystawiasz ją w KSeF, a następnie przekazujesz nabywcy w ustalony sposób (np. PDF). Taka faktura ma kod QR z numerem KSeF, dzięki któremu łatwo ją zweryfikować”.
Taką fakturę należy przekazać w sposób uzgodniony z nabywcą. Zgodnie z art. 106gb ust. 4 pkt 2 VATU (w brzmieniu od 1.2.2026 r.), w przypadku gdy nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W takim przypadku, sprzedawca jest zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
Tym samym, polski podatnik dokonujący transakcji transgranicznych będzie miał obowiązek wystawienia faktury przez KSeF, a następnie przesłania tej faktury odbiorcy w sposób z nim uzgodniony.
Podobne stanowisko zostało wyrażone w Podręczniku KSeF 2.0 Cz. I Rozpoczęcie korzystania z KSeF: „Trzeba jednak pamiętać, że w ustawowo określonych przypadkach, poza wystawieniem faktury w KSeF, wystąpi obowiązek przekazania faktury nabywcy w sposób uzgodniony. Będzie to dotyczyło np. sytuacji, gdy nabywcą będzie podatnik zagraniczny nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (który zwykle nie posiada dostępu do KSeF z uwagi na brak polskiego identyfikatora podatkowego NIP)” (s.18).
Jak również w odpowiedzi na pytanie: „36. Jak zagraniczny kontrahent otrzyma fakturę wystawioną w KSeF? Faktura zostaje wystawiona w KSeF, ale zagraniczny odbiorca, który z założenia nie posiada polskiego NIP, nie będzie mógł zalogować się do systemu i jej pobrać. Dlatego sprzedawca musi przekazać mu dokument w uzgodniony sposób – np. w formie PDF, mailowo, albo nawet papierowo, jeśli tak się umówią. Faktura powinna być opatrzona kodem QR, który pozwoli zweryfikować kontrahentowi, że dokument faktycznie istnieje w KSeF”.
