Wyjątkiem od narzuconej przez przepisy prawa pracy zasady wykorzystywania urlopu wypoczynkowego w naturze jest jego zamiana na świadczenie pieniężne – ekwiwalent za urlop – w przypadkach, w których urlop wypoczynkowy nie został wykorzystany w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Rozliczenie niewykorzystanego urlopu ekwiwalentem możliwe jest tylko w związku z zakończeniem stosunku pracy. W sytuacji jego jedynie zawieszenia (urlop bezpłatny), takie rozliczenie nie może mieć miejsca, nawet wówczas gdy ze względu na jego długość prawo do urlopu wypoczynkowego mogłoby ulec przedawnieniu.
Dzień zakończenia zatrudnienia przed 27 stycznia 2026 roku
Przed 27.1.2026 r. przepisy nie wskazywały dnia wymagalności ekwiwalentu i w związku z tym przyjmowano, że ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacony musiał być w dniu zakończenia zatrudnienia (w tym dniu pracownik nabywał do niego prawo). Podkreślił to Sąd Najwyższy w wyroku z 29.3.2001 r., I PKN 336/00 (OSNP 2003/1/14), wskazując, że z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.
Podobnie we wcześniejszym wyroku SN: (…) z przepisu art. 171 § 1 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) w sposób nie budzący wątpliwości można wywieść, że prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy. Zdarzenie to należy postrzegać jako „oznaczenie” terminu w rozumieniu art. 455 ustawy Kodeks cywilny. Z datą zakończenia zatrudnienia nie ma możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, z punktu widzenia stron staje się zatem jasne, że jego rozliczenie może mieć miejsce wyłącznie przez zapłatę ekwiwalentu. Pracodawca powinien go wypłacić, a pracownik ma prawo wystąpić do sądu o jego zasądzenie. Oznacza to, że z dniem rozwiązania umowy o pracę sytuacja prawna stron w kwestii ekwiwalentu za urlop staje się klarowna, nie ma zatem żadnych przeciwwskazań, aby bezczynność pracownika lub pracodawcy nie rodziła konsekwencji prawnych (wyrok SN z 1.3.2017 r., II BP 11/15).
Powodowało to trudności ale również problemy praktyczne związane np. wykorzystywaniem pod koniec zatrudnienia należnego urlopu i powstaniem ostatniego dnia zatrudnienia niezdolności do pracy, która skutkowała przerwaniem urlopu. Przy tym podejściu ekwiwalent musiał być naliczany faktycznie przed zakończeniem zatrudnienia.
Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w terminie wypłaty wynagrodzenia…
Ustawą z 4.12.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25) do art. 171 KP (regulującego prawo do ekwiwalentu za urlop) dodano z dniem 27.1.2026 r. § 4 i 5 w brzmieniu:
„§ 4. Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85.
§ 5. Przepisu § 4 nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.”
Jak wskazano jeszcze w uzasadnieniu projektu nowelizacji, skutkiem zmian będzie m.in.:
- uproszczenie procesu rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę,
- ograniczenie liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu zakończenia pracy,
- mniejsze ryzyko naruszeń przepisów i sankcji dla pracodawców ze strony Państwowej Inspekcji Pracy dzięki bardziej klarownej konstrukcji przepisów oraz przyznaniu pracodawcom czasu na bezsporne wyliczenie wysokości ekwiwalentu po ustaniu stosunku pracy,
- odciążenie działów kadrowo-płacowych, szczególnie w firmach z dużą rotacją pracowników.
Podstawowym terminem wypłaty ekwiwalentu staje się zatem przyjęty w regulaminie pracy lub – w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – w informacji o warunkach zatrudnienia termin wypłaty wynagrodzenia za pracę.
Termin wypłaty wynagrodzenia określono na 28. dzień miesiąca, za który przysługuje. Umowa o pracę z pracownikiem kończy się 17.6.2026 r. W razie konieczności wypłaty ekwiwalentu powinna ona nastąpić 26.6.2026 r. Dzień 28.6.2026 r. przypada w niedzielę i w tym przypadku powinna zostać zastosowana zasada ogólna wynikająca z art. 85 § 3 KP – jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.
…albo 10 dni od ustania stosunku pracy
Odstępstwem od podstawowej zasady wskazującej na wypłatę ekwiwalentu w terminie płatności wynagrodzenia jest zacytowana wcześniej regulacja art. 171 § 5 KP. Jego treść wydawać się może jednak nie do końca jasna, gdyż ustawodawca nie doprecyzował niestety co oznacza użyte w nim sformułowanie „termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy”. Literalnie do tego podchodząc każda data po wyznaczonym dniu wypłaty przypada po tym dniu, przy terminie wypłaty 28. dnia miesiąca i rozwiązaniu stosunku pracy 17 kwietnia dzień ten przypada po przyjętym u pracodawcy terminie płatności (ponieważ 28 marca już minął). Takie podejście prowadziłoby jednak do wniosku niemożliwego do akceptacji – konieczności stosowania tego wyjątku właściwie zawsze, gdy zakończenie zatrudnienia nie przypada na dzień wypłaty. Regulacja ta dotyczy tych przypadków, w których rozwiązanie stosunku pracy następuje po terminie wypłaty ale nadal w tym samym miesiącu, w dacie nieodległej od przyjętego terminu wypłaty. Inne podejście skutkowałoby tym, że § 4 byłby martwy i stosowany musiałby być prawie zawsze § 5.
