Przepisy prawa pracy nie określają sztywnego terminu, w jakim pracownik może skorzystać z tzw. urlopu okolicznościowego związanego ze śmiercią i pogrzebem osoby bliskiej. Zwolnienie od pracy udzielane z tego tytułu powinno jednak pozostawać w ścisłym związku czasowym z wystąpieniem zdarzenia, czyli w tym przypadku – z pogrzebem. Zdaniem autora w analizowanym przypadku pracodawca może odmówić prawa skorzystania z tego urlopu.
Zgodnie z § 15 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy:
1) na 2 dni – w przypadku ślubu pracownika, urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
2) na 1 dzień – w przypadku ślubu dziecka, zgonu i pogrzebu siostry, brata, teścia, teściowej, dziadka, babci, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Z powyższej regulacji wynika, że tzw. urlop okolicznościowy to płatne zwolnienie od pracy, które przysługuje w celu umożliwienia załatwienia spraw bezpośrednio związanych z określonym, ważnym zdarzeniem życiowym – np. pogrzebem osoby bliskiej. Zazwyczaj obejmuje on jeden lub dwa dni robocze.
Choć przepisy nie precyzują terminu, w jakim należy wykorzystać zwolnienie, przyjmuje się, że musi ono mieć związek czasowy i funkcjonalny ze zdarzeniem, którego dotyczy. Pracodawca, jako podmiot ponoszący koszt zwolnienia (wypłacający wynagrodzenie mimo nieobecności pracownika), ma prawo żądać uzasadnienia i udokumentowania zasadności wniosku o udzielenie urlopu.
W praktyce oznacza to, że wniosek złożony po upływie kilku tygodni lub miesięcy od zdarzenia może zostać uznany za nieuzasadniony, jeśli nie jest związany z organizacją pogrzebu czy innymi bezpośrednimi obowiązkami wynikającymi ze śmierci osoby bliskiej.
W przypadku odmowy udzielenia zwolnienia przez pracodawcę, pracownik może dochodzić swoich praw przed sądem pracy. Zgodnie z art. 262 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, sąd pracy jest właściwy do rozpoznawania sporów wynikających ze stosunku pracy, w tym dotyczących odmowy udzielenia urlopu okolicznościowego.
Przepisy nie wskazują dokładnego terminu, w jakim należy skorzystać z urlopu okolicznościowego po śmierci osoby bliskiej, jednak przyjmuje się, że powinien on przypadać w możliwie bliskim czasie od zdarzenia – tak, aby zachować związek z jego istotą (np. przygotowaniem i uczestnictwem w pogrzebie).
W analizowanym przypadku, w którym zgon osoby bliskiej nastąpił 28.5.2025 r., a pracownik złożył wniosek o urlop dopiero pod koniec sierpnia 2025 r., powołując się na konieczność załatwienia spraw spadkowych, uważam, że pracodawca może zasadnie odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego. Celem tego zwolnienia nie jest bowiem załatwianie spraw majątkowych czy spadkowych, lecz umożliwienie pracownikowi uczestnictwa w pogrzebie lub realizacji zadań organizacyjnych bezpośrednio z nim związanych.
