W opisanym przypadku spółka z o.o. powinna złożyć deklaracje ZUS i opłacić składki za pracowników do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Obowiązek złożenia deklaracji rozliczeniowych oraz opłacenia składek na konta ZUS w przypadku zatrudniania pracowników należy wykonać nie później niż do:
1) 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, do których należą m.in. spółki akcyjne, spółki z o.o., spółdzielnie, stowarzyszenia i fundacje,
2) 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, czyli przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki za siebie, przedsiębiorców i innych podmiotów nieposiadających osobowości prawnej zatrudniających ubezpieczonych, w tym spółek osobowych (spółka cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna – wspólnicy opłacają składki za siebie i pracowników), wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. oraz prostej spółki akcyjnej.
Pracownik zatrudniony na podstawie stosunku pracy podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu. Pracownicy objęci ubezpieczeniami społecznymi mają zapewnioną równość praw i gwarancję wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Zasada równego traktowania dotyczy objęcia systemem ubezpieczeń społecznych, obowiązku opłacania składek oraz wypłaty świadczeń pieniężnych.
Płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne jest pracodawca, który ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń na piśmie w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od dnia nawiązania stosunku pracy. Zgłoszenie pracownika do ZUS odbywa się na formularzu ZUS ZUA i obejmuje:
- ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe),
- ubezpieczenie zdrowotne,
- Fundusz Pracy,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Ponadto pracodawca jest zobowiązany do ewidencjonowania i rozliczania wynagrodzeń, naliczania i odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych. Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i tych wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia.
Płatnik składek składa do ZUS imienne raporty miesięczne oraz deklarację rozliczeniową ZUS DRA za każdy miesiąc, a składki za ten miesiąc musi opłacić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym.
