Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych i dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej

Od tego dnia będzie obowiązywać skrócony do 10 lat okres przechowywania akt osobowych pracowników. Zmiana nie obejmie jednak wszystkich pracowników. Ponadto okres ten będzie mógł ulegać przedłużeniu. Po 1.1.2019 r. ustalenie okresu przechowywania akt osobowych zależeć będzie od daty nawiązania stosunku pracy z pracownikiem. Będzie można wyróżnić:

1) pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed 31.12.1998 r. – w ich przypadku będzie obowiązywać dotychczasowy okres przechowywania, tj. 50 lat;

2) pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31.12.1998 r., a przed 1.1.2019 r. – również będzie obowiązywać dotychczasowy okres przechowywania, tj. 50 lat, z możliwością jednak skrócenia do 10 lat, jeżeli pracodawca złoży do ZUS za ubezpieczonych tzw. raporty informacyjne zawierające m.in. dane dotyczące wypłaconego przychodu;

3) pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 1.1.2019 r. – okres przechowywania będzie wynosił 10 lat; okres ten będzie jednak mógł ulegać przedłużeniu, np. gdy przechowywana dokumentacja pracownicza stanowi dowód w postępowaniu.

Warto również zwrócić uwagę, iż skrócenie okresu przechowywania akt osobowych nie będzie dotyczyć pracowników wykonujących prace górnicze oraz prace równorzędne z pracą górniczą. W przypadku tej grupy pracowników akta osobowe nadal będą musiały być przechowywane przez okres 50 lat.

Ponadto do istotnych zmian w zakresie dokumentacji pracowniczej należy zaliczyć m.in. wprowadzenie możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej.

Projektowana zmiana zakłada, że od 1.1.2019 r. pracodawcy będą mogli prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe jak dotychczas w formie papierowej albo przejść na formę elektroniczną. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymagać będzie wykorzystania systemu teleinformatycznego, który zapewni jej prawidłowe przechowywanie.

W sytuacji kiedy pracodawca zdecyduje się przejść na elektroniczną formę przechowywania dokumentacji pracowniczej, będzie musiał wykonać skan lub w inny sposób odwzorować dany dokument papierowy, a następnie opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez niego osoby, w celu potwierdzenia zgodności cyfrowej kopii z odwzorowywanym dokumentem papierowym.

Pracodawca będzie obowiązany poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz dać im możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w formie papierowej w terminie 30 dni od przekazania informacji.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych