Jeżeli wymóg stosowania okularów do pracy przy komputerze potwierdzony jest zaświadczeniem lekarskim, a same okulary istotnie stanowią własność spółki i służą członkowi zarządu wyłącznie do pracy na rzecz spółki, to wydatek nie tylko jest kosztem spółki, ale możliwe jest odliczenie VAT z faktury dokumentującej zakup, a świadczenie nie będzie skutkowało obowiązkiem opodatkowania go PIT po stronie członka zarządu.
Udzielając odpowiedzi na pytanie należy wskazać na pewną zasadniczą kwestię. Otóż istotne jest to, czy okulary faktycznie służą członkowi zarządu do pracy na rzecz spółki, takie jest ich rzeczywiste wykorzystanie, oraz czy w istocie są jej własnością.
Jeżeli wszystkie odpowiedzi na powyższe są twierdzące, wówczas spółka uprawniona będzie zaliczyć do kosztów wydatek na zakup okularów, ale również na badanie.
Wskazać bowiem należy, że chociaż najszersze obowiązki zapewnienia bezpieczeństwa BHP są w relacji pracodawca–pracownik, to jednak na gruncie prawa pracy obowiązuje zasada, według której pracodawca jest obowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą.
To oznacza, że jeżeli wymóg stosowania okularów do pracy przy komputerze potwierdzony jest zaświadczeniem lekarskim (chodzi o niezbędność wydatku), a same okulary istotnie stanowią własność spółki i służą członkowi zarządu wyłącznie do pracy na rzecz spółki, to wydatek nie tylko jest kosztem spółki. Ma ona bowiem obowiązek zadbania o wzrok członka zarządu w związku z wykonywaną pracą, czyli wydatek jest celowy. Podobnie jeżeli chodzi o odliczenie VAT od zakupu, przy czym tutaj należy dodatkowo sprawdzić, czy na pewno faktura zawiera właściwe wskazania podmiotowe, tj. czy istotnie spółka kupiła okulary, jest ich nabywcą, a nie tylko refunduje koszt ich zakupu. Jeżeli tak, wówczas przysługiwało jej prawo do odliczenia VAT naliczonego. Gdyby jednak w takiej sytuacji członek zarządu wykorzystywał okulary również na potrzeby prywatne, wówczas powstałby obowiązek opodatkowania VAT nieodpłatnego świadczenia usług na potrzeby niezwiązane z działalnością spółki. Z kolei jeżeli chodzi o PIT z tytułu nieodpłatnego świadczenia, sytuacja jest trochę podobna jak w przypadku VAT, tj. korzystanie z okularów wyłącznie na potrzeby spółki i pracy dla niej oznacza brak przychodu do opodatkowania, natomiast wykorzystanie prywatne to już przychód z nieodpłatnego świadczenia w tym zakresie.
Nawet jeżeli skutki na gruncie VAT i PIT związane z wykorzystaniem prywatnym są w znacznej mierze hipotetyczne, Autor proponuje by na przyszłość zastosować nieco inne rozwiązanie, a mianowicie – zapisać w regulaminie wewnętrznym spółki prawo do refundacji BHP również dla członka zarządu i zastosować zwrot kosztów zakupu przez samego członka zarządu okularów korekcyjnych. Wówczas dalej będzie to koszt podatkowy, ale nie wystąpi po stronie spółki żaden VAT (naliczony ani należny), a przychód członka zarządu z tytułu refundacji skorzysta ze zwolnienia właściwego dla świadczeń BHP.
