Zwrot (wpływ) kosztów procesu na rachunek bankowy podatnika nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem należnym. Niniejsze zdarzenie pozostanie zatem neutralne dla podatnika na gruncie VAT. Z faktury otrzymanej od zawodowego pełnomocnika tytułem kosztów zastępstwa procesowego podatnik ma prawo odliczyć podatek naliczony na zasadach ogólnych.
Koszty zastępstwa procesowego stanowią koszt procesowy stron, ponoszony w toku prowadzonego postępowania sądowego. Co do zasady strona, która przegrywa sprawę, obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony (tzw. koszty procesu). Do niezbędnych kosztów procesu strony reprezentowanej przez zawodowego pełnomocnika (adwokata, radcę prawnego) zalicza się jego wynagrodzenie, jednak nie wyższe niż stawki opłat określone w odrębnych przepisach. Tak wynika z art. 98 § 1 i 3 Kodeksu postępowania cywilnego.
Zwrot kosztów procesu nie stanowi czynności opodatkowanej VAT, nie podlega zatem wykazaniu w JPK VAT przez stronę, która ten zwrot kosztów otrzymała. Z kolei faktura otrzymana od pełnomocnika strony, dokumentująca wyświadczoną pomoc prawną, uprawnia do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych, czyli pod warunkiem występowania związku przyczynowo–skutkowego pomiędzy nabytą usługą prawniczą, a wykonywanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi podatkiem należnym.
Zaznaczyć trzeba, że koszty procesu, w tym koszty zastępstwa procesowego, przyznawane są stronie (podatnikowi), a nie jego pełnomocnikowi. W przypadku tzw. pełnomocników z wyboru, między mocodawcą a pełnomocnikiem zawierana jest umowa cywilnoprawna, określająca zasady ustalenia wynagrodzenia z tytułu wykonywanego zastępstwa procesowego, należnego pełnomocnikowi. Koszty zastępstwa procesowego przyznawane stronie (mocodawcy) nie muszą wcale odpowiadać kwocie otrzymanego wynagrodzenia za pomoc prawną. Często bywa tak, że wynagrodzenie adwokata lub radcy prawnego zgodnie z zawartą umową o zastępstwo procesowe (mające następnie odzwierciedlenie wystawionej fakturze) jest kilkukrotnie wyższe, aniżeli kwota należności za udział pełnomocnika w sprawie, zasądzona od strony przeciwnej przez sąd na podstawie obowiązujących przepisów w orzeczeniu kończącym postępowanie sądowe. Stawki wynagrodzeń, które są przyznawane pełnomocnikom z urzędu, są bowiem stosunkowo niskie.
Jednakże przy braku odmiennego uregulowania w postanowieniach zawartej umowy cywilnoprawnej dotyczącej wysokości wynagrodzenia pełnomocnika z tytułu kosztów zastępstwa procesowego przyjmuje się, że kwota kosztów zastępstwa procesowego przyznana przez sąd stanowi kwotę brutto. Tym samym pełnomocnik wystawiając fakturę tytułem zastępstwa procesowego, powinien obliczyć podatek metodą „w stu”.
Jeżeli zatem radca prawny wystawił podatnikowi fakturę, w której – zgodnie z umową zawartą z podatnikiem – za podstawę opodatkowania dla czynności uznał koszty zastępstwa procesowego przyznane podatnikowi przez sąd w kwocie netto, to VAT wynikający z tej faktury powinien zostać ujęty w ewidencji VAT i zostać odliczony na zasadach ogólnych.
W rozliczeniach podatnika nie może się więc pojawić żadna różnica w VAT wynikająca z kwot, które wpłynęły na rachunek bankowy podatnika, oraz z kwot wykazanych w fakturze wystawionej przez zawodowego pełnomocnika.
