W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 2294 opublikowano ustawę z 16.10.2019 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw.
Zmiany wprowadzono przede wszystkim w ustawie z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 700 ze zm.; dalej: InformPodPublU). Wprowadzono w niej m.in. przepisy dotyczące rejestru danych kontaktowych osób fizycznych (rozdział 3a, art. 20h–20o InformPodPublU).
Zgodnie z nowymi przepisami minister właściwy do spraw informatyzacji (obecnie Minister Cyfryzacji) prowadzi rejestr danych kontaktowych osób fizycznych (RDK). Prowadzenie RDK danych kontaktowych ma na celu ułatwienie:
- podmiotom, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8 InformPodPublU (chodzi o organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy, jednostki organizacyjne prokuratury, a także JST i ich organy, jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, SPZOZ oraz spółki wykonujące działalność leczniczą, ZUS, KRUS, NFZ, państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone w celu realizacji zadań publicznych, uczelnie),
- podmiotom, o których mowa w art. 19c InformPodPublU (wymienionym tam podmiotom realizującym zadania publiczne), jeżeli zawarły porozumienie z ministrem właściwym do spraw informatyzacji,
- organom wyborczym,
- Polskiemu Czerwonemu Krzyżowi – w zakresie danych osób poszukiwanych lub poszukujących
– kontaktu z osobami fizycznymi w związku z usługami i zadaniami publicznymi realizowanymi na rzecz tych osób.
Do RDK swoje dane kontaktowe mogą przekazać osoby pełnoletnie, posiadające pełną zdolność do czynności prawnych. Dane kontaktowe nie są wykorzystywane w celu kontaktu z osobami fizycznymi w zakresie związanym z prowadzoną przez nie działalnością gospodarczą. RDK prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego i wprowadza się do niego: PESEL, imię i nazwisko, a także adres poczty elektronicznej lub numer telefonu komórkowego.
Podstawą przetwarzania danych osobowych w rejestrze danych kontaktowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą. Przekazywane dane są wprowadzane do rejestru danych kontaktowych po potwierdzeniu ich poprawności oraz przyporządkowaniu do osoby, której dane dotyczą, realizowanym przy użyciu jednorazowego kodu wysłanego odpowiednio na przekazany do tego rejestru adres poczty elektronicznej lub numer telefonu komórkowego.
Udostępnienie danych, odmowa udostępnienia danych oraz cofnięcie dostępu do danych zgromadzonych w rejestrze danych kontaktowych następuje w drodze decyzji administracyjnej, co jednak nie dotyczy organu gminy.
Poza tym, warto zwrócić uwagę na inne kwestie związane z prowadzeniem rejestrów publicznych. Z art. 14 InformPodPublU (w obecnym brzmieniu) wynika, że podmiot publiczny prowadzący rejestr publiczny ma obowiązek:
- prowadzić ten rejestr w sposób zapewniający spełnianie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, w przypadku gdy ten rejestr działa przy użyciu systemów teleinformatycznych;
- prowadzić ten rejestr zgodnie z minimalnymi wymaganiami dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej;
- umożliwić dostarczanie informacji do tego rejestru oraz udostępnianie informacji z tego rejestru drogą elektroniczną, w przypadku gdy ten rejestr działa przy użyciu systemów teleinformatycznych.
Nowelizacja dodaje nowe przepisy (ust. 3–8 do art. 14 InformPodPublU), które dotyczą podmiotów prowadzących rejestry publiczne, o których mowa w art. 2 ust. 1, 5 i 6 InformPodPublU, czyli:
- organów administracji rządowej, organów kontroli państwowej i ochrony prawa, sądów, jednostek organizacyjnych prokuratury, a także jednostek samorządu terytorialnego i ich organów;
- ZUS, KRUS i NFZ.
Zgodnie z nowymi przepisami:
- w przypadku gdy podmiot taki prowadzi rejestr publiczny przy użyciu systemów teleinformatycznych, będzie dokonywał uprzedniej weryfikacji danych wprowadzanych po raz pierwszy do tego rejestru pod względem zgodności tych danych z danymi zgromadzonymi w rejestrze PESEL (weryfikacja będzie polegała na porównaniu danych wprowadzanych do rejestru publicznego z danymi zawartymi w rejestrze PESEL);
- w przypadku negatywnego wyniku weryfikacji, wspomniany wyżej podmiot prowadzący rejestr publiczny niezwłocznie przekaże właściwemu organowi wskazanemu w art. 10 ust. 1 ustawy z 24.9.2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1397 ze zm.), czyli wymienionym tam kierownikom USC, gminom i wojewodom – informację o negatywnym wyniku weryfikacji oraz posiadane dokumenty stanowiące podstawę stwierdzenia wskazanej niezgodności, ich uwierzytelnione kopie lub odpisy, chyba że przepisy ustaw odrębnych uniemożliwiają ich przekazanie;
- system teleinformatyczny, przy użyciu którego zapewnione będzie działanie rejestru publicznego, w przypadku pozytywnego wyniku weryfikacji automatycznie wprowadzi dane do rejestru, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej;
- w przypadku wprowadzania po raz pierwszy danych osoby nieposiadającej numeru PESEL, wspomniany wyżej podmiot prowadzący rejestr publiczny nie przeprowadzi weryfikacji;
- w przypadku braku dostępu do rejestru PESEL spowodowanego przyczynami niezależnymi od wymienionego wyżej podmiotu, przepisy dotyczące weryfikacji nie będą stosowane.
