Regulamin wynagradzania – charakter, wykładnia treści, wejście w życie i warunki dopuszczalności uchylenia

Regulamin wynagradzania jest aktem normatywnym (zob. postanowienie SN z 6.4.2017 r., III PK 113/16; wyrok SN z 16.2.2017 r., II PK 11/16; postanowienie SN z 29.11.2016 r., II PK 412/15; wyrok SN z 11.10.2016 r., II PK 213/15; wyrok SN z 9.7.2013 r., III PK 74/12), a nie czynnością prawną w rozumieniu art. 58 KC. Charakter prawny regulaminu wynagradzania jest natomiast kwestią sporną, przyjmuje się, że: jest zawsze czynnością jednostronną pracodawcy; wydany w uzgodnieniu z organizacją związkową jest porozumieniem zbiorowym lub formalnie jest instytucją o charakterze jednostronnym, materialnie zaś dwustronnym. W orzecznictwie wyrażono pogląd, że bez względu na sposób wydania tego aktu, czyli samodzielnie przez pracodawcę, w uzgodnieniu z jedyną organizacją związkową albo ze wszystkimi działającymi u pracodawcy związkami zawodowymi, które przedstawiły wspólne stanowisko, czy też przez pracodawcę po uwzględnieniu rozbieżnych stanowisk organizacji związkowych, które nie wypracowały wspólnego stanowiska w tym zakresie, regulamin wynagradzania należy uznać za jednostronny akt pracodawcy. Stanowisko to uzasadnia się, podkreślając, że uzgadnianie treści regulaminu wynagradzania z organizacją związkową nie czyni z regulaminu wynagradzania porozumienia zbiorowego. Jest jedynie specjalną procedurą ustalania tego regulaminu, motywowaną potrzebą prowadzenia dialogu społecznego w obszarze wrażliwym dla pracowników (zob. wyrok SN z 12.10.2017 r., II PK 269/16).

Pracodawca powinien dołożyć wszelkich starań, aby postanowienia stanowionych przez niego aktów prawa zakładowego były jasne i zrozumiałe dla pracowników. Nie można bowiem zaakceptować możliwości dokonywania ocen pracowników, od których zależą ich uprawnienia, w szczególności wysokość wynagrodzenia, według kryteriów im nieznanych lub niezrozumiałych (zob. wyrok SN z 11.10.2016 r., II PK 213/15; wyrok SN z 9.7.2013 r., III PK 74/12). W sytuacji gdy system wynagradzania nie jest przejrzysty, a pracownik kwestionuje prawidłowość ustalenia wynagrodzenia za pracę i jego wypłaty przez pracodawcę, wskazując dowody na poparcie swoich twierdzeń, to wówczas pracodawca powinien udowodnić, iż we właściwy sposób ustalił i wypłacił wynagrodzenie pracownikowi (zob. wyrok SN z 20.6.2017 r., II PK 184/16). Wyrażonej w art. 6 KC reguły rozkładu ciężaru dowodu nie można rozumieć w ten sposób, że zawsze, bez względu na okoliczności sprawy, obowiązek dowodzenia wszelkich faktów o zasadniczym dla rozstrzygnięcia sporu znaczeniu spoczywa na stronie powodowej. Jeżeli powód wykazał wystąpienie faktów przemawiających za słusznością dochodzonego roszczenie, wówczas to pozwanego obarcza ciężar udowodnienia ekscepcji i okoliczności uzasadniających jego zdaniem oddalenie powództwa (zob. wyrok SN z 11.4.2017 r., I PK 132/16; wyrok SN z 19.12.2013 r., II PK 70/13; wyrok SN z 10.6.2013 r., II PK 304/12).

W razie wątpliwości do interpretacji regulaminu wynagradzania należy wykorzystywać metody interpretacji aktów normatywnych (zob. wyrok SN z 9.7.2009 r., II PK 232/08). Natomiast gdy w procesie interpretacji zapisów regulaminu wynagradzania zawiodą metody wykładni właściwe dla aktów prawnych, sąd może, na podstawie art. 65 KC w związku z art. 300 KP, stosować posiłkowo zasady wykładni oświadczeń woli stron czynności prawnych (zob. wyrok SN z 25.7.2018 r., I PK 157/17; wyrok SN z 9.6.2016 r., III PK 134/15; wyrok SN z 14.5.2012 r., II PK 230/11), w tym kontekst sytuacyjny oraz cel regulacji płacowej (zob. wyrok SN z 16.2.2017 r., II PK 11/16).

Zgodnie z art. 77² § 4 KP regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania. Doprecyzowanie zasady uzgadniania zawiera art. 30 ust. 5 ustawy z 23.5.1991 r. o związkach zawodowych (t.jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 1881), na mocy którego, jeżeli w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 241^25a KP nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (zob. wyrok SN z 19.1.2012 r., I PK 83/11; postanowienie SN z 3.2.2010 r., II PK 296/09, niepubl.). Regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie (zob. wyrok SN z 19.1.2012 r., I PK 83/11). Nie można też zaakceptować stanowiska, że w świetle przepisu art. 77² § 4 KP, przy wielości organizacji związkowych działających u pracodawcy, wystarczy stanowisko jednej z nich, jeśli ma ona – jako jedyna – przymiot reprezentatywności w rozumieniu art. 241^25a KP, aby było ono wiążące (w sensie negatywnym lub pozytywnym) dla wprowadzenia regulaminu wynagradzania zgodnie z propozycją przedstawioną przez pracodawcę. W przypadku wielości organizacji związkowych działających u jednego pracodawcy w procesie negocjowania treści regulaminów wynagradzania uczestniczy kilka podmiotów o różnych interesach. Organizacje związkowe mogą reprezentować różne grupy pracownicze, niejednokrotnie posiadające przeciwstawne interesy. W konsekwencji ustawodawca musi uwzględniać potencjalne konflikty między organizacjami związkowymi i wprowadzać rozwiązania na wypadek, gdyby poszczególne organizacje związkowe nie uzgodniły stanowiska, i ustanawiać reguły rozstrzygania konfliktów między organizacjami związkowymi, tak aby umożliwić efektywne stanowienie regulaminów wynagradzania przy poszanowaniu interesów jak najszerszego kręgu pracowników danego zakładu pracy (zob. wyrok SN z 8.9.2015 r., I PK 234/14, OSP Nr 12/2016, poz. 117).

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 241¹² § 2 KP znajdującym odpowiednie zastosowanie do regulaminu wynagradzania z mocy art. 77² § 5 KP, pracodawca jest obowiązany: zawiadomić pracowników o wejściu w życie regulaminu wynagradzania, dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu wynagradzania, na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst regulaminu wynagradzania i wyjaśnić jego treść. Obowiązki te mają różnorodny charakter – formalny, merytoryczny i techniczny i różne są konsekwencje ich niewypełnienia (zob. wyrok SN z 5.12.2006 r., II PK 124/06, OSNP Nr 1–2/2008, poz. 13; wyrok SN z 21.7.1999 r., I PKN 165/99, OSNAPiUS Nr 20/2000, poz. 745). Dla skuteczności wejścia w życie regulaminu wynagradzania bądź jego zmian, które powodują, że regulamin ten staje się źródłem prawa pracy, zgodnie z art. 9 § 1 KP, decydujące znaczenie ma tylko zachowanie przez pracodawcę trybu wymaganego w art. 77² § 6 KP, polegającego na podaniu regulaminu do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u niego (zob. wyrok SN z 4.8.2004 r., II PK 5/05, niepubl.). Ma ono na celu poinformowanie ich o sytuacji prawnej, w tym zwłaszcza o ich uprawnieniach wynikających z wprowadzanego lub zmienianego regulaminu (zob. wyrok SN z 19.1.2012 r., I PK 83/11).

Skutkiem wejścia w życie regulaminu jest stosowanie wobec pracowników tych jego przepisów, które są dla nich korzystniejsze od dotychczasowych postanowień umów o pracę. Natomiast wprowadzenie do umowy postanowień mniej korzystnych wymaga albo zgody pracownika na propozycje pracodawcy zmiany umowy, albo zastosowania przez pracodawcę wypowiedzenia warunków pracy i płacy. Nie można bowiem domniemywać zgody pracowników na pogorszenie istotnych warunków wynagradzania za pracę per facta concludentia, jeżeli ustalone fakty zaprzeczały dorozumianemu uzgodnieniu indywidualnych porozumień zmieniających na niekorzyść pracowników dotychczasowe warunki płacowe (a contrario do art. 60 KC w zw. z art. 300 KP i art. 77² § 5 w zw. z art. 241¹³ § 2 KP; zob. wyrok SN z 19.4.2018 r., I PK 32/17; wyrok SN z 13.9.2016 r., I PK 190/15).

Kodeks pracy reguluje jedynie tryb wprowadzania regulaminu wynagradzania. Nie normuje jego zmiany ani ewentualnego uchylenia. Gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, jest on uprawniony do jednostronnego pozbawienia mocy obowiązującej regulaminu wynagradzania. Takie działanie może przybrać postać wydania zarządzenia, które z chwilą jego ogłoszenia wywołuje zawarty w nim skutek, albo może stanowić wypowiedzenie regulaminu wynagradzania, a więc powinno być doręczone drugiej stronie, by mogło rozpocząć swój bieg i wywołać skutek, nawet gdy jest obarczone wadą, w prawie pracy bowiem nie funkcjonuje pojęcie bezwzględnej nieważności czynności prawnych (zob. wyrok SN z 26.9.2017 r., II PK 228/16; wyrok SN z 9.5.2006 r., II PK 270/05, OSNP Nr 9–10/2007, poz. 125; wyrok SN z 25.2.2009 r., II PK 164/08, OSNP Nr 19–20/2010, poz. 227; wyrok SN z 9.6.2009 r., II PK 264/08, Monitor Prawa Pracy Nr 8/2009, s. 427).

W orzecznictwie wyrażono pogląd, że regulamin wynagradzania wprowadzony jednostronnie przez pracodawcę nie może zostać przez niego uchylony, gdy działające u niego organizacje związkowe nie wyraziły (przedstawiając wspólne stanowisko) zgody na zmianę dotychczasowego regulaminu przez zastąpienie go nowym regulaminem. Nie został on jednak zaaprobowany przez SN, który uznał, że pracodawca zagrożony upadłością może uchylić ustalony jednostronnie regulamin wynagradzania, gdy propozycja zastąpienia go nowym regulaminem została odrzucona przez związki zawodowe (zob. wyrok SN z 12.10.2017 r., II PK 269/16). Zdaniem SN wymóg uzgodnienia ze związkami zawodowymi treści nowego regulaminu nie oznacza zakazu uchylania regulaminu przez pracodawcę w sytuacji niemożności przekonania związków zawodowych co do obiektywnej konieczności wprowadzenia stosownych zmian w zasadach wynagradzania. Również brak odesłania w art. 77² § 5 KP do przepisów o zmianie czy rozwiązaniu układu zbiorowego nie świadczy o niedopuszczalności uchylenia regulaminu wynagradzania będącego jednostronnym aktem pracodawcy, a nie porozumieniem zbiorowym, którego byt można byłoby zakończyć przez wypowiedzenie (zob. wyrok SN z 9.5.2018 r., II PK 60/17). Odwołując się do art. 20 i 59 ust. 2 Konstytucji RP, SN uznał, że wieczysty charakter postanowień takich źródeł prawa pracy jak układy zbiorowe stanowi nieproporcjonalne ograniczenie wolności prowadzenia działalności gospodarczej, ogranicza zasadę dobrowolności rokowań i narusza zasadę równości stron w rokowaniach. Sąd Najwyższy podkreślił, że dostrzega potrzebę zapewnienia stabilności warunków wynagradzania za pracę, zarówno z perspektywy interesów pracodawcy, pracowników i zakładowej organizacji związkowej, jak i z szerszej perspektywy stabilizacji warunków zatrudnienia w skali makro. Obowiązek uregulowania warunków wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania u pracodawców wymienionych w art. 77² § 1 i 1² KP ma zapobiegać częstym zmianom wynagrodzeń pracowników w zależności od krótkotrwałych wahań koniunktury gospodarczej. Realizacja tych funkcji regulaminu wynagradzania nie wymaga jednak wykreowania rozwiązania skutkującego nadaniem „wieczystego” charakteru wprowadzonemu jednostronnie przez pracodawcę regulaminowi, zwłaszcza gdy jego dalsze obowiązywanie zagraża funkcjonowaniu pracodawcy, a przez to godzi finalnie w interesy pracowników (zob. wyrok SN z 9.5.2018 r., II PK 60/17).

Jednocześnie wskazano, że niedostatek regulacji kodeksowej w zakresie uchylenia regulaminu wynagradzania, wzorzec konstytucyjny oraz funkcje społeczne regulaminu wynagradzania przemawiają za poddaniem zachowania pracodawcy polegającego na uchyleniu dotychczasowego regulaminu w przypadku braku zgody związków zawodowych na wprowadzenie nowego regulaminu wynagradzania wnikliwej kontroli sądowej w sprawach indywidualnych, w których pracownicy kwestionują wypowiedzenia zmieniające, dokonane w wyniku uchylenia regulaminu wynagradzania. Podstawą prawną takiej oceny pozostaje jedynie art. 8 KP, którego zastosowanie powinno uwzględniać potrzebę zapobiegania częstym, nieuzasadnionym, pozorowanym działaniom pracodawcy w obszarze dotyczącym regulaminu wynagradzania. Jednak, pracodawca znajdujący się przez dłuższy okres w trudnej sytuacji ekonomicznej, który podjął próbę uzgodnienia ze związkami zawodowymi zmiany regulaminu wynagradzania celem obniżenia kosztów przedsiębiorstwa zagrożonego upadłością, nie nadużywa swego prawa, gdy uchyla dotychczasowy regulamin po otrzymaniu wspólnego negatywnego stanowiska działających u niego organizacji związkowych, niezawierającego żadnych realnych propozycji dostosowywania treści aktu regulującego politykę płacową u tego pracodawcy do zmienionych realiów funkcjonowania przedsiębiorstwa (zob. wyrok SN z 12.10.2017 r., II PK 269/16).