Wyjście prywatne może być odpracowane również poza okresem rozliczeniowym. Nie można obecnie wymagać, aby wniosek był składany wyłącznie w formie pisemnej.
Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w celu załatwienia spraw osobistych. Od 27.1.2026 r. wniosek nie musi być składany w formie pisemnej. Regulacje wewnętrzne nie mogą wprowadzać postanowień mniej korzystnych dla pracownika – korzystniejsze jest pozostawienie wyboru (postać papierowa lub elektroniczna) niż jego brak (wniosek wyłącznie pisemny), dlatego należy zmienić zapis narzucający wyłącznie pisemną formę wniosku.
Wniosek pracownika dotyczy wyłącznie udzielenia zwolnienia. Datę i czas odpracowania – w przypadku uwzględnienia prośby pracownika o umożliwienie załatwienia sprawy prywatnej w godzinach pracy – wyznacza pracodawca. Strony mogą oczywiście uzgodnić termin odpracowania, jednak zasadniczo jest to kompetencja pracodawcy (przełożonego).
Nie ma zastrzeżeń co do terminu odpracowania – przepisy nie wskazują, że musi ono nastąpić w tym samym miesiącu lub okresie rozliczeniowym czasu pracy. O ile szybkie odpracowanie może być praktyczne dla obu stron, nie można domniemywać takiego obowiązku. Jeżeli ustawodawca wprowadza ograniczenie czasowe, czyni to wprost (np. art. 132 § 3 Kodeksu pracy dotyczący rekompensaty skróconego odpoczynku dobowego).
W kontekście terminu odpracowania należy uwzględnić zasady dotyczące wynagrodzenia. Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy tylko w przypadkach przewidzianych przepisami prawa pracy (art. 80 Kodeksu pracy). W przepisach powszechnych brak jest regulacji przewidującej zachowanie prawa do wynagrodzenia za czas wyjścia prywatnego. Jeżeli regulacje wewnętrzne (regulamin wynagradzania lub regulamin pracy, układ zbiorowy pracy) nie stanowią inaczej, za ten czas wynagrodzenie nie przysługuje. Może to powodować istotne różnice w zależności od tego, czy odpracowanie nastąpi w tym samym miesiącu, czy w miesiącu późniejszym.
W pierwszym przypadku wyjście i jego odpracowanie nie wpływają na wynagrodzenie – w danym miesiącu pracownik przepracowuje tyle, ile przepracowałby bez zwolnienia.
Inaczej jest natomiast, gdy zwolnienie i odpracowanie przypadają na różne miesiące. Wówczas pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia, co oznacza, że wynagrodzenie za miesiąc, w którym nastąpiło zwolnienie, powinno zostać odpowiednio obniżone, a w miesiącu odpracowania pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie adekwatnie wyższe.
W praktyce pracodawcy często nie dokonują takiego rozliczenia (tj. pomniejszenia wynagrodzenia i późniejszej jego korekty), co jest rozwiązaniem wygodnym organizacyjnie. Należy jednak zauważyć, że w przypadku gdy pracownik nie dokona odpracowania (np. z powodu choroby), pracodawca pozostaje z nadpłatą. W niektórych przypadkach możliwe jest zastosowanie art. 87 § 7 Kodeksu pracy, zgodnie z którym z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone za okres nieobecności, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Odliczenie na tej podstawie możliwe jest wyłącznie w najbliższym i kolejnym terminie płatności (wyrok SN z 12.4.1996 r., I PRN 32/96, Legalis). W przypadku późniejszych okresów odzyskanie nadpłaty wymaga zgody pracownika na jej zwrot lub potrącenie.
Wątpliwości budzi natomiast fragment: „Pracodawca może udzielić pracownikowi godzin lub dni wolnych od pracy za udział w zebraniu Walnego Zgromadzenia lub innym zebraniu organu pracodawcy. Czas ten może być wykorzystany na wyjścia prywatne w wymiarze 8 godzin i może być wykorzystany przed datą zebrania, nie później niż do końca roku kalendarzowego, w którym odbyło się to zebranie.” Jeżeli udział w tych zebraniach wynika z realizacji obowiązków służbowych, powinien być rozliczany zgodnie z przepisami o czasie pracy, w tym dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych lub w dniach wolnych od pracy. Przewidziane formy rekompensaty mają wówczas pierwszeństwo i nie mogą być wyłączane regulacjami wewnętrznymi. Jeżeli natomiast zapis dotyczy dodatkowego czasu wolnego (poza rozliczeniem czasu pracy), takie regulacje mogą zostać wprowadzone, jednak wymagają doprecyzowania.
Bardziej właściwym miejscem dla regulacji dotyczących zwolnień w celu załatwienia spraw osobistych jest regulamin pracy.
