W jednej z propozycji zgłoszonych przez stronę społeczną podczas prac zespołu deregulacyjnego „SprawdzaMY Inicjatywa Przedsiębiorcy dla Polski” wskazano bowiem m.in., że pracodawca ma obowiązek wysyłania imiennej informacji PIT-11 listem poleconym w każdym przypadku, gdy podatnik nie odbierze jej osobiście. Zwrócono uwagę, że obowiązek ten generuje dodatkowe koszty i zwiększa obciążenia administracyjne.
W wydanych objaśnieniach MF zauważył jednak, że analiza obowiązujących przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) nie potwierdza istnienia takiego bezwzględnego obowiązku.
Przepis art. 42g ust. 1 pkt 2 PDOFizU wskazuje albowiem jedynie, że formularz PIT-11 jest przesyłany podatnikom najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
Pozostałe regulacje PDOFizU nie zawierają unormowań dotyczących formy i sposobu przekazywania PIT-11 podatnikom. Oznacza to, że w tym zakresie ustawodawca pozostawił płatnikom i innym podmiotom sporządzającym formularz PIT-11 swobodę w wyborze formy i sposobu jego przekazania podatnikom.
W praktyce oznacza to, że PIT-11 może być przekazywany podatnikom zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego płatnika, czy innego podmiotu sporządzającego ten formularz. Może to zatem przykładowo nastąpić:
- przez internetowy system kadrowo-płacowy (np. portal pracowniczy),
- na adres poczty elektronicznej (np. służbowy e-mail lub inny e-mail wskazany przez podatnika),
- listem za pośrednictwem poczty,
- osobiście, np. przez odbiór formularza w siedzibie firmy.
Z uwagi na to, że przesłanie podatnikom PIT-11 stanowi realizację obowiązku określonego w PDOFizU, to płatnicy i inne podmioty zobowiązane do sporządzenia i przekazania formularza powinni zadbać o udokumentowanie, że wywiązali się z tego obowiązku.
Zastosowanie się do niniejszych objaśnień przez płatników i inne podmioty zobowiązane korzysta z ochrony przewidzianej w art. 14k–14m Ordynacji podatkowej (zgodnie z art. 14n § 4 pkt 1 i art. 14p Ordynacji podatkowej).
Źródło: Objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z 27.6.2025 r., DD3.8203.3.2025
