Fiskus zwraca uwagę na dość dużą swobodę w zakresie przekazywania podatnikom informacji PIT-11. W wydanych oficjalnych objaśnieniach podatkowych nie wykluczono możliwości zastosowania systemu e-Doręczeń.

Kup Legalisa Księgowość Kadry Biznes online i uzyskaj natychmiastowy dostęp! Sprawdź

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU) płatnicy, będący m.in. pracodawcami, są obowiązani przesłać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku nierezydenta – urzędowi skarbowemu właściwemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imienne informacje PIT-11.

Informację PIT-11 przesyła się (art. 42g ust. 1 PDOFizU):

1) urzędowi skarbowemu – w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym,

2) podatnikowi – w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Odnosząc się do zasad przekazywania informacji PIT-11 zarówno organom podatkowym, jak i podatnikom, Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe z dnia 27.6.2025 r. pt. „Formy i sposoby przekazywania imiennej informacji PIT-11 przez płatników i inne podmioty zobowiązane do jej sporządzenia” (DD3.8203.3.2025), w których wskazał, że:

Interpretacje

Formularz PIT-11 jest przesyłany:

1) urzędom skarbowym – wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, tj. za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym albo przy użyciu oprogramowania interfejsowego (w tym również usługi Web Service Uniwersalnej Bramki Dokumentów, dedykowanej do wysyłki masowych dokumentów elektronicznych PIT-11), udostępnionego w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (serwis podatki.gov.pl) – najpóźniej do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 1 ustawy PIT).

Elektroniczna forma przekazywania formularza PIT-11 urzędom skarbowym jest niezbędna dla realizacji usługi „Twój e-PIT”, polegającej na przygotowaniu przez Krajową Administrację Skarbową (na podstawie formularzy podatkowych uzyskanych od płatników i innych podmiotów, w tym PIT-11) rocznych zeznań podatkowych. Zeznania te są udostępniane podatnikom od 15 lutego roku następującego po roku podatkowym. Elektroniczna forma pozyskiwania danych z formularzy podatkowych umożliwia zatem KAS przygotowanie rocznych zeznań podatkowych w krótkim, dwutygodniowym terminie.

2) podatnikom – najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 2 ustawy PIT).

Ustawa PIT nie zawiera regulacji dotyczących formy i sposobu przekazywania informacji PIT-11 podatnikom. Oznacza to, że w tym zakresie ustawodawca pozostawił płatnikom oraz innym podmiotom sporządzającym formularz PIT-11 swobodę w wyborze formy i sposobu jego przekazania. W praktyce PIT-11 może być przekazywany podatnikom zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego płatnika lub innego podmiotu sporządzającego formularz, w szczególności:

1) za pośrednictwem internetowego systemu kadrowo-płacowego (np. portalu pracowniczego),

2) na adres poczty elektronicznej (np. służbowy adres e-mail lub inny adres wskazany przez podatnika),

3) listownie, za pośrednictwem operatora pocztowego,

4) osobiście, np. poprzez odbiór formularza w siedzibie firmy.

Z uwagi na fakt, że przekazanie podatnikom informacji PIT-11 stanowi realizację obowiązku ustawowego, płatnicy oraz inne podmioty zobowiązane do jej sporządzenia powinni zadbać o odpowiednie udokumentowanie wywiązania się z tego obowiązku.