Tak, zaktualizowany prywatny numer telefonu pracownika można włączyć do jego akt osobowych, a konkretnie do części B. Podstawą prawną przetwarzania tej danej jest dobrowolnie wyrażona zgoda przez pracownika w momencie przekazania informacji o zmianie numeru. Mimo że sama wiadomość e-mail stanowi przejaw woli pracownika, dla pełnej zgodności z zasadami ochrony danych osobowych i w celach dowodowych, rekomenduje się uzyskanie od pracownika odrębnego, pisemnego oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie tej konkretnej danej we wskazanych przez pracodawcę celach.
Zgodnie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w przepisach o ochronie danych osobowych, pracodawca może żądać od pracownika podania wyłącznie tych danych, które są niezbędne w związku z zatrudnieniem. Katalog tych danych został określony w art. 221 Kodeksu pracy.
Prywatny numer telefonu nie mieści się w ustawowym katalogu danych, których pracodawca może obligatoryjnie żądać od pracownika. Przetwarzanie takich danych, wykraczających poza ten katalog, jest jednak dopuszczalne na podstawie innych przesłanek legalizujących, określonych w art. 6 ust. 1 RODO. Najwłaściwszą podstawą w opisanym stanie faktycznym jest zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
W analizowanym przypadku pracownik z własnej inicjatywy przesłał do działu kadr wiadomość e-mail z informacją o zmianie prywatnego numeru telefonu. Takie działanie stanowi wyraźne, konkretne i świadome oświadczenie woli, które można zakwalifikować jako zgodę na przetwarzanie tej danej. Pracownik, przekazując tę informację, w sposób dorozumiany godzi się na jej wykorzystanie przez pracodawcę w celach związanych ze stosunkiem pracy.
Należy jednak podkreślić, że zgoda musi być dobrowolna. W relacji pracodawca – pracownik, z uwagi na brak równowagi stron, dobrowolność zgody może być kwestionowana. W tej sytuacji jednak inicjatywa wyszła od samego pracownika, co wzmacnia argumentację o dobrowolności zgody. Mimo to, w celu uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości oraz w ramach realizacji obowiązku rozliczalności wynikającego z RODO, najlepszą praktyką jest pozyskanie od pracownika odrębnego, pisemnego oświadczenia. Oświadczenie to powinno precyzyjnie wskazywać, jakiego rodzaju dane (prywatny numer telefonu) i w jakich konkretnych celach (np. kontakt w nagłych przypadkach, wysyłka haseł do dokumentów po ustaniu zatrudnienia, kwestie związane z PPK) będą przetwarzane.
Kwestię umiejscowienia dokumentu potwierdzającego aktualizację danych w aktach osobowych reguluje rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w trakcie trwania stosunku pracy, bez wątpienia dotyczy przebiegu zatrudnienia. Dlatego też wydruk wiadomości e-mail od pracownika lub uzyskane od niego pisemne oświadczenie o zmianie numeru telefonu wraz ze zgodą na jego przetwarzanie, należy włączyć właśnie do części B akt osobowych, zachowując porządek chronologiczny i odpowiednio numerując dokument.
Podsumowując, pracodawca ma prawo włączyć zaktualizowany numer telefonu do akt osobowych pracownika, opierając się na jego dobrowolnej zgodzie. Wiadomość e-mail jest wystarczającą podstawą, aczkolwiek zalecane jest jej formalne potwierdzenie w postaci pisemnego oświadczenia pracownika. Dokument ten powinien zostać umieszczony w części B akt osobowych.
