List motywacyjny i CV można przechowywać w aktach osobowych pod warunkiem zgody pracownika na przetwarzanie danych. Jednak zalecane jest ich nieprzechowywanie.
Pracodawca przetwarza bez zgody kandydata na pracownika, a potem pracownika, dane, które są wskazane w art. 221 KP. Inne dane, zawarte w CV oraz wizerunek można przetwarzać jedynie na podstawie wyraźnej zgody wyrażonej przez kandydata i w zakresie tej zgody. Jeżeli kandydat zaznaczy w liście motywacyjnym czy w CV, że wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych zgłoszonych podczas rekrutacji na potrzeby rekrutacji, to pracodawca może przetwarzać dane z listu motywacyjnego oraz zdjęcie, ale jedynie na potrzeby rekrutacji. Należy przy tym zaznaczyć, że w przypadku konieczności przesłania w trakcie rekrutacji zarówno CV, jak i innych dokumentów rekrutacyjnych, np. listu motywacyjnego, wystarczy zamieszczenie zgody na przetwarzanie danych osobowych tylko w jednym z przesłanych dokumentów. Nie jest konieczne zawieranie zgody w każdym z przesłanych dokumentów. Jeśli wszystkie przesłane dokumenty będą przetwarzane przez jednego administratora (podmiot rekrutujący) w jednym celu (przeprowadzenie bieżącej rekrutacji albo bieżącej i przyszłych rekrutacji), to wystarczy zamieszczenie klauzuli tylko w CV.
Natomiast, jeśli pracodawca chciałby przechowywać w aktach osobowych, czyli przetwarzać list motywacyjny i zdjęcie, to nie będzie to już przetwarzanie w celach związanych z rekrutacją i dlatego potrzebna jest kolejna zgoda na przetwarzanie danych z listu motywacyjnego oraz zdjęcia w trakcie zatrudnienia. Jednocześnie należy zauważyć, że obowiązuje zasada minimalizacji danych. Stanowi ona, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, dla których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Dlatego przechowywanie listu motywacyjnego i zdjęcia w CV nie wydaje się wskazane, gdyż nie zawiera danych niezbędnych podczas trwania umowy o pracę.
