Świadczenie usług najmu nie obliguje wynajmującego do rejestracji do podatku w charakterze podatnika VAT czynnego, jeśli spełnia on warunki dla stosowania zwolnienia podmiotowego w podatku od towarów i usług.
Podatnicy zwolnieni od podatku, świadczący najem, nie są zobowiązani do wystawiania faktur dokumentujących należny czynsz. Taką fakturę muszą wystawić wyłączenie w sytuacji, gdy zażąda jej najemca będący przedsiębiorcą.
Osoby wynajmujące nieruchomości, docelowo będą wystawić faktury w KSeF.
Definicja działalności gospodarczej na gruncie VAT jest bardzo pojemnym pojęciem. Zgodnie z treścią art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) obejmuje swoim zakresem m.in. czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. W rezultacie najem rzeczy posiadanych przez podatnika- nawet jeśli na gruncie podatku dochodowego zaliczony został do źródła przychodów najem prywatny- na płaszczyźnie VAT jest przejawem działalności gospodarczej, a wynajmujący- podatnikiem VAT z tego tytułu.
Czynności najmu nie zostały wykluczone ze zwolnienia podmiotowego od podatku. Świadcząc najem, wynajmujący może stosować zwolnienie podmiotowe od podatku do limitu sprzedaży w roku podatkowym w wysokości 240 000 zł. na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 VATU. Co istotne, podatnicy zwolnieni z VAT, nie muszą potwierdzać każdej sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy lub osoby prywatnej dokumentem sprzedaży. Obowiązani są oni wystawić fakturę tylko wtedy, gdy klient wystąpi z żądaniem jej wystawienia w terminie 3 miesięcy (art. 106b ust. 3 pkt 2 VATU).
W rezultacie podatnik wynajmujący prywatnie własny budynek innemu przedsiębiorcy może- co do zasady- korzystać ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, nie jest tym samym obowiązany do rejestracji jako podatnik VAT czynny. Korzystając ze zwolnienia, nie musi dokumentować czynszu najmu za pomocą faktury. Jednakże- zważywszy, że jego kontrahentem jest przedsiębiorca, który niewątpliwie zażąda faktury- wynajmujący będzie obowiązany taką fakturę wystawić.
System KSeF docelowo ma być obowiązkowy dla wszystkich podatników, w tym również dla tych, którzy korzystają ze zwolnienia od podatku VAT. Podkreślić trzeba, że korzystanie z KSeF przez wynajmującego wiąże się z koniecznością uzyskania i posługiwania się numerem NIP, także wówczas, gdy faktura dokumentuje przychody z najmu prywatnego. Numer NIP jest polem wymaganym w elemencie Podmiot1 struktury logicznej FA(3).
Można również dodać, że do końca 2026 r. podatnicy, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł, mogą nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne (np. w PDF) poza KSeF. Przekroczenie ww. limitu skutkować będzie utratą prawa do fakturowania sprzedaży poza systemem, począwszy od faktury, którą przekroczono kwotę 10 000 zł.
