Projekt zmiany rozporządzenia o elektronizacji

Oświadczenia składane w postępowaniu w postaci elektronicznej i z kwalifikowanym podpisem

Zmienione brzmienie § 3 ust. 1 ma związek z wchodzącą z dniem 18.10.2018 r. zmianą w art. 10a ust. 5 ZamPublU. Zgodnie z nią nie wszystkie oświadczenia składane w postępowaniu o zamówienie publiczne muszą być sporządzone, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a jedynie oświadczenia z art. 25a ZamPublU, w tym JEDZ (z uwzględnieniem faktu, że w postępowaniach o wartości mniejszej od progów unijnych oświadczenie w takiej formie dopiero od 1.1.2020 r.). Podwyższony poziom bezpieczeństwa, wymagany dla elektronicznych środków komunikacji przewidziany w dotychczasowym § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o elektronizacji, nie będzie miał zastosowania do innych oświadczeń niż wymienione w art. 25a ZamPublU. Poza tym dotychczasowy § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia o elektronizacji zostanie wydzielony do odrębnego przepisu tj. jako § 3 ust. 2, ponieważ dotychczasowe wprowadzenie do wyliczenia odnosi się w istocie tylko do pkt 1, a nie do pozostałych pkt 2-5, które - jak wskazują projektodawcy - nie mają zastosowania do „oświadczeń, w tym JEDZ”.

W sposób jednoznaczny wskazuje się, że przekazanie:

następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których użycie zapewnia spełnienie wymagań przewidzianych dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2016 r. poz. 1030 ze zm.), zwanego dalej „systemem teleinformatycznym”, w tym wymagań odpowiadających minimalnym wymaganiom określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570 ze zm.).

Szczególny wymóg dotyczy przekazania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wniosków z art. 134c ZamPublU, oraz planów i projektów w konkursach, które ma następować za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których użycie ma zapewniać dodatkowo:

Kiedy możliwa droga e-mail

W projekcie rezygnuje się z dotychczasowego brzmienia § 3 ust. 2 rozporządzenia o elektronizacji, czyli z określenia wymogów w stosunku do użycia środków komunikacji elektronicznej innych, niż wymagane do przekazywania dokumentów elektronicznych wymienionych w projektowanym § 3 ust. 1 i 2 (tj. oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wnioski z art. 134c ZamPublU, oświadczenia z art. 25a ZamPublU, w tym JEDZ, plany i projekty w konkursach). Oznacza to, że w przypadku pozostałych dokumentów, oświadczeń i informacji, nie będzie wymagane zachowanie tak wysokiego poziomu bezpieczeństwa przekazywania informacji i będzie mogło się odbywać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej ogólnie dostępnych np. poczty elektronicznej.

Forma oświadczeń lub dokumentów

Na mocy zmienianego § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia o elektronizacji wykonawca będzie mógł sporządzić i przekazać, potwierdzoną za zgodność z oryginałem poprzez opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, elektroniczną kopię:

- jeżeli nie zostały sporządzone w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego, lecz w postaci dokumentu papierowego opatrzonego własnoręcznym podpisem.

Warto wskazać, że elektroniczna kopia oświadczenia lub dokumentu to wykonane elektroniczne odwzorowanie oryginalnego oświadczenia lub dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej, czyli np. skan oświadczenia lub dokumentu papierowego.

Projektodawcy podkreślają, że oświadczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1 ZamPublU, a w szczególności wymienione w DokWykR, są w istocie oświadczeniami własnymi wykonawcy, podwykonawcy czy też podmiotu trzeciego i nie zawsze są sporządzane na potrzeby konkretnego postępowania o zamówienie publiczne ani tym bardziej w formie elektronicznej. Dlatego też uznano za zasadne dopuszczenie możliwości składania skanów oryginalnych oświadczeń lub dokumentów, sporządzonych uprzednio w postaci papierowej. Konsekwencją tych zmian w rozporządzeniu o elektronizacji są też zmiany w § 14 DokWykR.

Przepisy przejściowe

Należy zwrócić uwagę, że do postępowań o udzielenie zamówienia, których wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, prowadzonych przez zamawiających innych niż centralny zamawiający, wszczętych w okresie od dnia wejścia w życie zmiany rozporządzenia (tj. 18.10.2018 r.) do 31.12.2019 r., przepisy rozporządzenia mają odpowiednie zastosowanie, jeżeli zamawiający dopuści możliwość komunikacji zamawiającego z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych przez centralnego zamawiającego, o którym mowa w art. 15b ust. 1 ZamPublU, wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie zmiany rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe. Natomiast do postępowań o udzielenie zamówienia, których wartość zamówienia jest równa progom unijnym lub większa, prowadzonych przez zamawiających innych niż centralny zamawiający, przepisy rozporządzenia w zakresie JEDZ stosuje się w brzmieniu dotychczasowym.