Projekt ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych

Wdraża ona dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16.4.2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz.Urz. UE L 133 z 6.5.2014 r., str. 1).

Projektowana ustawa nie będzie regulować ani wpływać na kwestie zawarte w prawie cywilnym, a jedynie będzie nakładać określone obowiązki na zamawiających i wykonawców przy wykonywaniu zamówień publicznych w celu ich rozliczenia, zgodnie z VATU. Projektodawcy podkreślają, że w obrocie nie ma jednolitych wzorców przesyłania faktur elektronicznych. W praktyce sprowadza się to do przesyłania faktur zapisanych w jednym z referencyjnych formatów komputerowych na skrzynkę mailową odbiorcy bądź budowania portali internetowych służących do pobierania pliku z fakturą przez odbiorcę. Te sposoby, choć są najszerzej stosowane i wygodne dla uczestników fakturowania, nie zapewniają pełnego zautomatyzowania obiegu dokumentów oraz automatycznego przetwarzania dokumentów przez systemy informatyczne odbiorcy. Potrzebna jest zatem możliwość stworzenia warunków prawnych, które zapewnią interoperacyjność fakturowania elektronicznego.

Termin obowiązkowych e-faktur

Ustawa ma mieć zastosowanie do przesyłania pomiędzy wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, związanych z realizacją zamówień publicznych. Nie obejmie swym zakresem zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b i art. 4b ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 ZamPublU, a także umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji.

Podkreślić należy, że przepisami ustawy mają być objęte ustrukturyzowane faktury elektroniczne i ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne dotyczące zamówień o wartości nieprzekraczającej 30 000 euro, tj. kwoty z art. 4 pkt 8 ZamPublU, umów koncesji, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o umowie koncesji, oraz umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, o których mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, których szacunkowa wartość nie przekracza 30 000 euro, ustalonej z zastosowaniem średniego kursu złotego w stosunku do euro określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ZamPublU. W tym zakresie przepisy projektowanej ustawy mają być jednak stosowane dopiero od 1.8.2019 r.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna

Warto wyjaśnić, czym jest ustrukturyzowana faktura elektroniczna. Jest to – w świetle projektu ww. ustawy o elektronicznym fakturowaniu – spełniająca wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 VATU. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna ma zawierać elementy, określone w VATU, oraz:

1) informacje dotyczące odbiorcy płatności,

2) wskazanie umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy koncesji, jeżeli taka umowa została zawarta.

Zamawiający będzie obowiązany odebrać od wykonawcy ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną przesłaną za pośrednictwem platformy. Zastrzega się jednocześnie, że nie stosuje się art. 106n ust. 1 VATU, tj. przepisu, zgodnie z którym stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Zapisy projektowanej ustawy nie będą zatem wymagać zgody na otrzymanie faktury elektronicznej od zamawiających, ponieważ będzie to ich obowiązkiem. Wykonawca może zatem wysłać ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną do zamawiającego za pośrednictwem platformy. W przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się ZamPublU albo ustawy o umowie koncesji, zamawiający może w umowie, ogłoszeniu lub w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego albo postępowania o zawarcie umowy koncesji wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Konto na platformie

Narzędziem do realizacji obowiązku e-fakturowania będzie Platforma Elektronicznego Fakturowania, wspierająca proces przesyłania faktur elektronicznych. Zamawiający będzie obowiązany do posiadania konta na tej platformie. Natomiast wykonawca wyśle ustrukturyzowane faktury elektroniczne oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, wykorzystując własne konto na platformie, chyba że upoważni do wysłania inną osobę. Jeżeli ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną będzie wysyłać osoba upoważniona, w treści faktury niezbędne będzie zamieszczenie stosownej adnotacji o wykonawcy. Obowiązek rejestracji jest wprowadzany ze względu na konieczność jednoznacznej identyfikacji nadawców i odbiorców dokumentów elektronicznych przesyłanych za pomocą platformy.

Podkreślić należy, że korzystanie z platformy ma być bezpłatne. Uwierzytelnienie użytkownika platformy nastąpi w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Wskazuje się, że zamawiający może założyć konto dopiero po 17.4.2019 r., jeżeli przewidywane terminy otrzymania faktur będą przypadać po tym dniu.

Funkcjonowanie platformy ma – zgodnie z projektem ustawy – zapewnić minister właściwy do spraw gospodarki. Co więcej, platforma ma umożliwiać przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, także przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL (tj. stowarzyszenie międzynarodowe z siedzibą w Brukseli, którego podstawowym celem jest zapewnienie europejskim przedsiębiorcom komunikacji elektronicznej z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych).

Na ministra właściwego do spraw gospodarki nakłada się obowiązek zamieszczenia na platformie dokumentacji o warunkach organizacyjno-technicznych udostępniania i korzystania z platformy, zawierającej w szczególności:

1) szczegółowy tryb i sposób funkcjonowania oraz korzystania z platformy;

2) dokumentację dotyczącą ustrukturyzowanej faktury elektronicznej i innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, w szczególności zamówienia towaru lub usługi, zawiadomienia o zbliżającej się dostawie (awizo dostawy), potwierdzenia odbioru towaru lub usługi, faktury korygującej, dowodu księgowego;

3) wymagania techniczne i organizacyjne konta służącego do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych.

Platforma a RODO

W projekcie ustawy uregulowane są także kwestie związane z ochroną danych osobowych zawartych w ustrukturyzowanych fakturach elektronicznych i ustrukturyzowanych dokumentach elektronicznych. Wskazuje się, że minister właściwy do spraw gospodarki jest administratorem przetwarzanych na platformie danych osobowych w rozumieniu przepisów rozporządzenia RODO, a dane osobowe zgromadzone na platformie mogą być przetwarzane w celu zapewnienia sprawności i rzetelności elektronicznego fakturowania. W pozostałym zakresie trzeba będzie mieć na uwadze regulacje zawarte w szczególności w art. 4-6 ustawy z 10.5.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. poz. 1000), gdzie wprowadzone zostały szczegółowe uregulowania dotyczące przetwarzania danych osobowych przy wykonywaniu zadań publicznych.