Projekt w istotny sposób — pod pewnymi względami rewolucyjny dla administracji publicznej — zmienia zasady kontaktowania się organów władzy z obywatelem. Podstawową sprawą jest wprowadzenie pierwszeństwa korespondencji elektronicznej przed korespondencją tradycyjną (tj. papierową). Organ co do zasady będzie działał z wykorzystaniem dwu projektowanych usług: publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. Usługi wdroży i obsłuży operator wyznaczony (obecnie Poczta Polska SA). Ustawa będzie miała jednak zastosowanie nie tylko w postępowaniach administracyjnych i podatkowych, ale również cywilnych, karnych czy sądowoadministracyjnych.

Publiczna usługa doręczenia elektronicznego (czyli komunikacja w pełni elektroniczna)

W obecnie obowiązujących przepisach KPA, komunikacja elektroniczna organu administracji z obywatelem następuje poprzez skrzynki podawcze ePUAP. Mogą one być jednak wykorzystywane jedynie, gdy obywatel (strona) wyrazi taką wolę. Projekt wprowadza rozwiązanie odmienne – podmiotom niepublicznym (w rozumieniu projektu oznacza to każdy podmiot niebędący podmiotem publicznym, w szczególności osoby fizyczne) umożliwia się założenie skrzynki doręczeń. Jeżeli osoba zdecyduje o wpisaniu skrzynki do bazy adresów elektronicznych, będzie to wystarczające do przyjęcia tej drogi kontaktu jako właściwej, bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń w zakresie doręczania korespondencji.
Podmioty, które nie dokonają wpisu skrzynki doręczeń do bazy adresów elektronicznych, będą mogły wybierać, w jakich sprawach organy będą korespondowały z nimi przy wykorzystaniu usługi doręczenia elektronicznego. To sytuacja podobna do obecnie obowiązujących regulacji co do wykorzystywania skrzynek podawczych ePUAP.
Co od zasady podmiot niepubliczny będzie mógł dysponować tylko jedną skrzynką doręczeń. Po stronie organu administracji publicznej odpadnie zatem problem postępowań wobec osób, które posługują się różnymi adresami (szczególnie w obecnej sytuacji generalnego ignorowania obowiązku meldunkowego przez obywateli). Po stronie obywatela obowiązek informowania organu o każdej zmianie adresu nie będzie już tak istotny, ze względu na przesyłanie korespondencji na jeden i ten sam – generalnie niezmienny – adres skrzynki doręczeń.
Projekt nie wprowadza dla podmiotów niepublicznych generalnego obowiązku zakładania skrzynek doręczeń, nie ma również obowiązku wpisywania ich do bazy adresów elektronicznych. Wyjątkiem są (art. 9 projektu): przedsiębiorcy wpisani do CEIDG lub rejestru przedsiębiorców KRS oraz osoby wykonujące korporacyjne zawody prawnicze (np. adwokaci, radcowie prawni, notariusze i in.). Doręczenia do osób, które nie posiadają skrzynki doręczeń lub zdecydowały się nie korzystać z takiej formy w danej sprawie dokonywane, będą przy wykorzystaniu publicznej usługi hybrydowej.

Publiczna usługa hybrydowa (czyli komunikacja elektroniczno-tradycyjna)

Usługa hybrydowa w istocie również zakłada wysyłanie przez organ korespondencji opatrzonej podpisem elektronicznym drogą elektroniczną. Pismo nie trafia jednak do skrzynki doręczeń, a zostaje wydrukowane (przekształcone) przez operatora pocztowego. Następnie wydruk zostaje doręczony w formie tradycyjnego listu. Projekt nadaje wydrukom moc równą z mocą dokumentów, z których zostały wykonane.
Jeżeli niemożliwe będzie zarówno doręczenie elektroniczne przy wykorzystaniu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jak i skorzystanie z usługi hybrydowej, organ może doręczyć pismo przez pracownika (służbę doręczycielską) lub przesłać pismo tradycyjną przesyłką rejestrowaną.
Projekt ustawy przewiduje zatem pod względem prowadzenia korespondencji trzy kategorie podmiotów:

  • osoby, które posiadają adres doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych – organy publiczne domyślnie będą korzystały z elektronicznej formy korespondencji;
  • osoby, które posiadają adres doręczeń elektronicznych, ale zdecydowały o nieumieszczaniu go w bazie adresów elektronicznych – doręczenia elektroniczne będą możliwe, ale tylko w wybranych przez stronę sprawach, bez domniemania elektronicznej formy korespondencji;
  • osoby, które nie mają adresu doręczeń elektronicznych – wykorzystywana będzie usługa hybrydowa.

Wejście w życie

Projekt przewiduje datę wejścia w życie ustawy na 1 października 2020 r., jednak rozróżnia obowiązywanie przepisów ustawy od rodzaju organu, np.:

  • organy administracji rządowej – od 1 stycznia 2021
  • ZUS, KRUS, NFZ, organy kontroli państwowej, inne organy państwowe – od 1 stycznia 2022
  • państwowe fundusze celowe, PAN, uczelnie wyższe, SPZOZ – od 1 stycznia 2023
  • jednostki samorządu terytorialnego – od 1 stycznia 2024
  • sądy administracyjne i powszechne, komornicy, prokuratura, Służba Więzienna – od 1 stycznia 2029

Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG będą mieli obowiązek uzyskać adres do doręczeń elektronicznych i wpisać go do bazy adresów elektronicznych nie później niż do 30 września 2026 r.
Przedsiębiorcy wpisani do KRS będą mieli obowiązek uzyskać adres do doręczeń elektronicznych i wpisać go do bazy adresów elektronicznych nie później niż do 1 października 2022 r.