Nowe rozporządzenie jest bardziej szczegółowe niż dotychczasowe rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 27.6.2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej. Reguluje bowiem kwestie związane ze sposobem sporządzania oraz sposobem i trybem przekazywania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosków, o których mowa w art. 371 ust. 3 PZP, ofert, prac konkursowych, oświadczeń, o których mowa w art. 125 ust. 1 PZP, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów. Jest zatem niezmiernie istotne z punktu widzenia zarówno zamawiających, jak i wykonawców. Wymaga dokładnej analizy oraz zwrócenia uwagi zwłaszcza na formę i sposób wypełnienia obowiązków dokumentacyjnych przez wykonawcę.

Słowniczek pojęć

W projekcie rozporządzenia w celu zapewnienia skrótowości oraz przejrzystości przepisów wprowadza się tzw. słowniczek. Zostały w nim wyjaśnione zarówno określenia mające bezpośredni związek z przepisami PZP, tj. progi unijne, ustawa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (tj. z art. 118 ust. 3 PZP), jak i określenia techniczne, tj. dokument elektroniczny oraz informatyczny nośnik danych. W słowniczku zdefiniowano pojęcie dokumentu elektronicznego poprzez odesłanie do definicji zawartej w art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257 z 23.7.2014, str. 73). Zgodnie z tym przepisem, dokumentem elektronicznym jest każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. Każda zatem treść utrwalona w postaci elektronicznej stanowi dokument elektroniczny, niezależnie od tego w jaki sposób treść ta została wyrażona, czy to pod postacią np. znaków graficznych, jako tekst, dźwięku czy obrazu oraz na jakim przedmiocie (nośniku) została utrwalona. Dokumentem elektronicznym będzie zarówno zbiór danych ustrukturyzowany w określony sposób, jak i treść zapisana w mailu, czy cyfrowe odwzorowanie dokumentu papierowego, np. skan lub zdjęcie.

Sposób sporządzania i przekazywania m.in. ofert oraz oświadczenia wstępnego

W projektowany rozporządzeniu określa się w jaki sposób sporządza się wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 PZP, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 PZP, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, o którym mowa w § 8 ust. 1 rozporządzenia (tj. do złożenia oferty lub pracy konkursowej, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP), zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, dokumenty, o których mowa art. 94 ust. 2 PZP (np. potwierdzające status wykonawcy jako zakładu pracy chronionej). Otóż, sporządza się je w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt, z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 PZP oraz art. 93 ust. 2 PZP, określonych przez zamawiającego, z uwzględnieniem specyfiki przedmiotu zamówienia oraz przepisów wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 1.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia podkreślono, że to zamawiający określa formaty danych, ale muszą być one ogólnodostępne, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 66 ust. 1 oraz art. 93 ust. 2 PZP (formaty danych właściwe dla katalogów elektronicznych). Co do zasady zawsze dostępne będą co najmniej następujące formaty danych: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt, a więc katalog formatów danych wymienionych w projekcie rozporządzenia ma charakter otwarty. Niemniej zamawiający, określając formaty danych, musi każdorazowo uwzględnić specyfikę przedmiotu zamówienia, co oznacza, że pomimo zasady pisemności wyrażonej w PZP, zamawiający może dopuścić lub wymagać użycia również innych formatów danych, niż formaty mające zastosowanie do danych zawierających dokumenty tekstowe. Zamawiający, określając formaty danych, będzie bazował na formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, tj. formatach danych określonych w załączniku nr 2 i 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z 12.4.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).

Warto zauważyć, że w związku z tym, że treść wpisana bezpośrednio w mailu (a nie jako załącznik do maila) nie jest zapisana w jednym z formatów danych określonych w rozporządzeniu w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, projektodawca proponuje wprowadzenie przepisu, z którego wynikałoby, że informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w § 3 ust. 1 projektu rozporządzenia (np. inne niż oferty, oświadczenie wstępne, zobowiązanie podmiotu trzeciego) przekazywane w postępowaniu lub w konkursie, sporządza się w postaci elektronicznej, a więc bez wymogu określonego formatu danych.

Zasadą będzie przekazywanie dokumentów elektronicznych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, które zgodnie z art. 67 PZP wskazuje zamawiający.

Jak przekazywać dokumenty zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa

W projekcie rozporządzenia reguluje się sposób przekazywania dokumentów elektronicznych w postępowaniu lub konkursie w przypadku gdy zawierają one informacje, które stanowią tajemnice prawnie chronione. W przypadku gdy dokumenty elektroniczne w postępowaniu lub konkursie zawierają tajemnice prawnie chronione, wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku. W przypadku gdy zamawiający w całości lub w części odstąpi od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej na podstawie art. 65 ust. 1 PZP, lub w postępowaniach o udzielenie zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa nie dopuści takiej możliwości, informacje niejawne lub tajemnice prawnie chronione wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazywać będzie w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku lub w postaci papierowej.

Sposób przekazywania m.in. podmiotowych środków dowodowych

Szczególną uwagę zamawiający oraz wykonawcy powinni zwrócić na określony w projekcie rozporządzenia sposób przekazywania podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów, w tym dokumentów, o których mowa w art. 94 ust. 2 PZP, dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, jeżeli zostały one wystawione przez upoważnione podmioty. W usystematyzowany sposób przedstawia się go w tabeli 1.

Tabela 1. Sposób przekazywania podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów, w tym dokumentów, o których mowa w art. 94 ust. 2 PZP, dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, jeżeli zostały one wystawione przez upoważnione podmioty

Przedmiot przekazania

Co wykonawca przekazuje

gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe lub inne dokumenty, w tym dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 PZP, dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument elektroniczny

przekazuje się ten dokument

gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe lub inne dokumenty, w tym dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 PZP, dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej

przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne – opatrzone podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej

podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 PZP, które nie zostały wystawione przez upoważnione podmioty, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby oraz pełnomocnictwo do złożenia oferty lub pracy konkursowej, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP, lub do poświadczenia kopii podmiotowego środka dowodowego, przedmiotowego środka dowodowego lub innego dokumentu

przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym

gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 PZP, niewystawione przez upoważnione podmioty, zobowiązanie podmiotu udostępniającego lub pełnomocnictwo do złożenia oferty lub pracy konkursowej, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców lub oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP lub do poświadczenia kopii podmiotowego środka dowodowego, przedmiotowego środka dowodowego lub innego dokumentu, zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem

przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej

Potwierdzenie za zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej

Kluczowe znaczenie dla zamawiającego oraz wykonawcy ma także prawidłowe potwierdzenie za zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej. Kto dokonuje takiego potwierdzenia w świetle projektu rozporządzenia w zależności od okoliczności (tj. wystawienia przez upoważnione podmioty bądź przez nieupoważnione podmioty) przedstawia się w tabeli 2.

Tabela 2. Przedmiot i „metoda” potwierdzenia za zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej

Przedmiot potwierdzenia

Kto dokonuje potwierdzenia odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej

w przypadku podmiotowych środków dowodowych – gdy podmiotowe środki dowodowe zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej

notariusz lub odpowiednio wykonawca, wykonawca ubiegający się wspólnie z nim o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca

w przypadku przedmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów, w tym dokumentów, o których mowa w art. 94 ust. 2 PZP, oraz dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania – gdy przedmiotowe środki dowodowe lub inne dokumenty, w tym dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 PZP, dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej

notariusz lub wykonawca

w przypadku podmiotowych środków dowodowych – gdy podmiotowe środki dowodowe niewystawione przez upoważnione podmioty zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem

notariusz lub odpowiednio wykonawca, wykonawca ubiegający się wspólnie z nim o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca

w przypadku przedmiotowego środka dowodowego, dokumentu, o którym mowa w art. 94 ust. 2 PZP, lub zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby – gdy przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 PZP, niewystawione przez upoważnione podmioty, zobowiązanie podmiotu udostępniającego, zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem

notariusz lub odpowiednio wykonawca lub wykonawca ubiegający się wspólnie z nim o udzielenie zamówienia

w przypadku pełnomocnictwa do złożenia oferty lub pracy konkursowej, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców lub oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP lub do poświadczenia kopii podmiotowego środka dowodowego, przedmiotowego środka dowodowego lub innego dokumentu

notariusz lub pełnomocnik

Uwaga: Odwzorowanie cyfrowe pełnomocnictwa powinno potwierdzać prawidłowość umocowania na dzień złożenia odpowiednio oferty, pracy konkursowej, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców lub oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PZP

Wymagania „dodatkowe” dotyczące dokumentów elektronicznych

Zgodnie z przepisami projektu rozporządzenia dokumenty elektroniczne w postępowaniu lub w konkursie powinny być utrwalone w sposób umożliwiający ich wielokrotne odczytanie, zapisanie i powielenie, a także przekazanie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych. Ponadto muszą umożliwiać prezentację treści w postaci elektronicznej, umożliwiającej zapoznanie się z tą treścią, w szczególności przez wyświetlenie tej treści na monitorze ekranowym lub za pomocą wydruku, a także zawierać dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji.