Prawidłowo złożony przez przychodnię medycyny pracy wniosek o udostępnienie danych zawierający zarówno podstawę prawną i faktyczną żądania będzie dla pracodawcy stanowił podstawę od udostępnienia temu podmiotowi danych osobowych pracowników w ramach prowadzonego procesu archiwizacji dokumentacji.
Zgodnie z art. 229 KP każda osoba przyjmowana do pracy lub zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega badaniom profilaktycznym: wstępnym, okresowym i kontrolnym.
Co więcej § 4 wskazanego artykułu stanowi, że pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Brak aktualnych badań medycyny pracy grozi nałożeniem kary przez Państwową Inspekcję Pracy.
Administratorem danych zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO jest osoba fizyczna lub prawna (także ułomna osoba prawna), organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
Oba podmioty zarówno pracodawca, jak i przychodnia medycyny pracy z punktu widzenia przepisów z zakresu ochrony danych osobowych stanowią niezależnych administratorów danych osobowych tj. podmiot decydujący o celach i sposobach przewarzania danych osobowych. Oznacza to, że każdy z tych podmiotów przetwarzając dane osobowe pracowników przetwarza je własnych celach przetwarzania.
Udostępnienie danych osobowych jest jedną z operacji przetwarzania zdefiniowanych w ramach art. 4 pkt 2 RODO. Stanowi ono przekazanie danych osobowych poza organizację administratora. Na skutek udostępnienia danych osobowych, a więc przekazania określonych informacji do innego podmiotu, administrator nie ma kontroli nad przetwarzaniem tych danych, a więc nie decyduje o sposobie i celach przetwarzania przekazanych danych osobowych przez podmiot, który otrzymał wspomniane dane.
W zakresie zadanego pytania w ocenie autora dane osobowe aktualnych pracowników mogą być udostępnione przychodni medycyny pracy dopiero po otrzymaniu przez pracodawcę stosownego wniosku o udostępnienie, który będzie stanowił podstawę prawną do ich udostępnienia.
Dane pracowników nie są bowiem w tym wypadku udostępniane na podstawie umowy pomiędzy pracodawcą a przychodnią medycyny pracy w związku z realizacją usług przeprowadzenia badań profilaktycznych, a zostaną ewentualnie udostępnione do realizacji innego celu przez przychodnię tj. archiwizacja dokumentacji.
Obowiązkiem administratora jest zatem weryfikacja, czy złożony wniosek zawiera podstawę prawną, która będzie trafna do określonej sytuacji oraz czy jest ona aktualna. Podstawę prawną w tym wypadku będą stanowiły przepisy prawa nakładające na administratora jakim jest przychodnia medycyny pracy obowiązek dokonywania okresowych archiwizacji dokumentów.
Należy zbadać również, czy na podstawie wniosku istnieje możliwość zweryfikowania wnioskodawcy oraz jego uprawnienia do otrzymania żądanych danych. Ponadto należy ocenić, czy wniosek nie zawiera innych błędów i w razie potrzeby czy nie zachodzi konieczność jego poprawy lub uzupełnienia przez wnioskodawcę.
Prawidłowo złożony przez przychodnię medycyny pracy wniosek o udostępnienie danych zawierający zarówno podstawę prawną i faktyczną żądania będzie dla pracodawcy stanowił podstawę od udostępnienia temu podmiotowi danych osobowych pracowników w ramach prowadzonego procesu archiwizacji dokumentacji.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis Ksiegowość Kadry Biznes. Zaloguj się lub kup dostęp
