W przedstawionym przypadku nie występuje obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS) ani podatku dochodowego. Nie istnieją również ograniczenia związane z zawarciem umowy z obcokrajowcem mającym stałe miejsce zamieszkania poza terytorium Polski. W zakresie dokumentacji wymagane będą podstawowe dane osobowe osoby, z którą zostanie zawarta umowa. Brak obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz brak obowiązku podatkowego po stronie zleceniodawcy skutkuje zmniejszonym zakresem formalności po stronie podmiotu zatrudniającego.
Zasada miejsca wykonywania pracy
Wykonywanie na rzecz polskiej firmy przez cudzoziemca umowy cywilnoprawnej – umowy zlecenia wyłącznie za granicą nie powoduje obowiązku naliczania składek ZUS. Osoba mająca zamieszkanie w jednym z państw, w którym pracuje, podlega systemowi zabezpieczenia społecznego państwa zamieszkania. Obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego podlega więc ocenie z punktu widzenia przepisów prawa państwa zamieszkania tej osoby. W konsekwencji prowadzi to do wniosku, że przepisy obowiązujące w państwie zamieszkania danej osoby decydują o tym, czy za tę osobę należy odprowadzać składki ubezpieczeniowe, jaki jest zakres ubezpieczeń obejmujących tę osobę i jaka obowiązuje wysokość składek na jej ubezpieczenie.
Zgodnie z zasadą ogólną osoby, do których stosuje się rozporządzenie 883/2004, podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego. Osoby otrzymujące świadczenia pieniężne z powodu lub w konsekwencji swej aktywności jako pracownik najemny lub jako osoba prowadząca działalność na własny rachunek, uważane są za wykonujące wspomnianą pracę. Nie dotyczy to świadczeń z tytułu inwalidztwa, emerytur ani rent rodzinnych, ani też rent z tytułu wypadków przy pracy lub chorób zawodowych lub świadczeń pieniężnych z tytułu choroby obejmujących leczenie przez czas nieokreślony .
Osoba wykonująca w państwie członkowskim pracę najemną lub pracę na własny rachunek podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego. Jest to tzw. zasada miejsca wykonywania pracy (lex loci laboris). Zgodnie z powyższym przepisem, właściwe jest ustawodawstwo państwa, w którym praca najemna lub praca na własny rachunek jest wykonywana. Nie ma znaczenia natomiast miejsce zamieszkania pracownika, siedziba jego pracodawcy lub to, gdzie prowadzący działalność zarejestrował.
Zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu 883/2004 określenie „praca najemna” oznacza wszelką pracę lub sytuację równoważną, traktowaną jako taką do celów stosowania ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym taka praca lub sytuacja równoważna ma miejsce.
Określenie „działalność na własny rachunek” oznacza wszelką pracę lub sytuację równoważną, traktowaną jako taką do celów stosowania ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym taka praca lub sytuacja równoważna ma miejsce.
Rezydencja podatkowa
W przypadku zleceniobiorców w kontekście statusu podatkowego, tzn. rezydencji podatkowej, istotne jest przedłożenie certyfikatu rezydencji, ale też oświadczenia o rezydencji podatkowej. Od tego zależy, jaki podatek potrąci płatnik będący polskim zleceniodawcą.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU), osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Polski, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów, tzn. są objęte nieograniczonym obowiązkiem podatkowym. Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski, zgodnie z art. 3 ust. 1a PDOFizU, uważa się osobę fizyczną, która:
1) posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
2) przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Polski miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Polski, tzn. są nierezydentami objętymi ograniczonym obowiązkiem podatkowy (art. 3 ust. 2a PDOFizU). Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Polski przez nierezydentów uważa się w szczególności dochody (przychody) z działalności wykonywanej osobiście na terytorium Polski, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia (art. 3 ust. 2b pkt 2 PDOFizU).
Przy czym, przepisy art. 3 ust. 1, 1a, 2a i 2b PDOFizU, stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska (art. 4a PDOFizU). W tym przypadku jest to polsko-czeska umowa o unikaniu opodatkowania. Z art. 14 PDOFizU wynika, że dochód, który osoba mająca miejsce zamieszkania w jednym państwie, czyli w tym przypadku w Czechach, osiąga z wykonywania wolnego zawodu albo innej działalności o samodzielnym charakterze, podlega opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że osoba ta dysponuje zwykle stałą placówką w drugim państwie, czyli w Polsce, dla wykonywania swej działalności. Jeżeli dysponuje ona taką stałą placówką, to dochód może być opodatkowany w drugim państwie (w Polsce), jednak tylko w takim zakresie, w jakim może być przypisany tej stałej placówce. Określenie „wolny zawód” obejmuje w szczególności samodzielnie wykonywaną działalność naukową, literacką, artystyczną, wychowawczą lub oświatową, jak również samodzielnie wykonywaną działalność lekarzy, prawników, inżynierów, architektów oraz dentystów i księgowych.
Podatek dochodowy od uzyskanych na terytorium Polski przez nierezydentów przychodów m.in. z działalności określonej w art. 13 pkt 8 PDOFizU (podatek u źródła), pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu (art. 29 ust. 1 pkt 1 PDOFizU). Jednak przepis ten także stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska. Jednakże zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji (art. 29 ust. 2 PDOFizU). Płatnicy przekazują kwoty zryczałtowanego podatku do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano podatek – na rachunek urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby (art. 42 ust. 1 PDOFizU).
Oznacza to, że przepisy polsko-czeskiej umowy, czyli opodatkowanie przychodu tylko w Czechach, jeżeli zleceniobiorca nie ma w Polsce stałej placówki, stosuje się tylko w przypadku, gdy zleceniobiorca przedłoży płatnikowi czeski certyfikat rezydencji. W przeciwnym razie płatnik potrąca polski podatek zryczałtowany w wysokości 20% przychodu zgodnie z art. 41 ust. 4 i art. 42 PDOFizU.
Warto przypomnieć, że zagraniczny zleceniobiorca może wskazać swoją rezydencję podatkową nie tylko certyfikatem rezydencji, ale też oświadczeniem złożonym swojemu zleceniodawcy jako płatnikowi podatku dochodowemu. Taką możliwość potwierdza fiskus (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5.6.2024 r., 0115 KDIT1.4011.254.2024.2.MN). Zasada jest taka, jeżeli zagraniczny zleceniobiorca nie złoży certyfikatu rezydencji, ale złoży oświadczenie, że jego miejsce zamieszkania znajduje się:
1) w innym kraju niż Polska (w tym przypadku w Czechach) albo nie złoży żadnego oświadczenia w tym zakresie – polski płatnik potrąci podatek u źródła, czyli polski podatek zryczałtowany w wysokości 20% przychodu;
2) w Polsce – wówczas polski płatnik traktuje go jak polskiego rezydenta podatkowego i potrąca podatek dochodowy, jak w przypadku polskich zleceniobiorców.
