W Dz.U. z 2018 r. pod poz. 1995 opublikowano rozporządzenie MKiDN z 11.10.2018 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów.
Rozporządzenie reguluje zasady postępowania z dokumentami z wyborów:
1) z obwodowych komisji wyborczych;
2) z okręgowych, rejonowych i terytorialnych komisji wyborczych oraz od komisarzy wyborczych;
3) w delegaturach Krajowego Biura Wyborczego;
4) w Państwowej Komisji Wyborczej.
Z rozporządzenia wynika m.in., że dokumentację elektroniczną z wyborów obejmującą dokumenty elektroniczne i dane w systemach teleinformatycznych, w tym dane w systemach teleinformatycznych Państwowej Komisji Wyborczej stanowiące materiały archiwalne w rozumieniu ustawy z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.; dalej: NarodZasobArchiwU), przekazuje się i przechowuje w sposób odpowiedni do zastosowanej technologii zapisu, stosując rozwiązania techniczne zapewniające wiarygodność dokumentacji, jej zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz odpowiednio zasady przekazywania i przechowywania określone dla dokumentów z wyborów w postaci papierowej.
Dokumentów z wyborów, stanowiących dowody w postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz przygotowawczych postępowaniach karnych, nie przekazuje się do archiwów państwowych i nie niszczy do czasu zakończenia tych postępowań. Po zakończeniu postępowań, do postępowania z dokumentami z wyborów stosuje się przepisy rozporządzenia dotyczące odpowiednio materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej.
Urzędnik wyborczy, konsul lub kapitan polskiego statku morskiego, czyli depozytariusze, dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego i Szef Krajowego Biura Wyborczego przy przekazywaniu i przechowywaniu dokumentów z wyborów, stosują spis zdawczo-odbiorczy oraz zbiorczy protokół zdawczo-odbiorczy określone w § 4 rozporządzenia.
