Pracodawca może stosować różne możliwości w zakresie poszczególnych wniosków pracowniczych, ale nie może wprowadzić wnioskowania w formie sprzecznej z wymogami przepisów (w tym zakresie procedowana jest nowelizacja ustawy Kodeks pracy ujednolicającą sposób składania poszczególnych wniosków), jak również nie może ograniczyć formy wnioskowania w stosunku do zakresu możliwości, jakie ustalają przepisy ustawy Kodeks pracy (dalej: KP).
W obowiązującym stanie prawnym w Kodeksie pracy w stosunku do różnych wniosków pracowniczych występują różne wymogi w zakresie sposobu ich złożenia (przekazania):
- pisemnie, na piśmie – np. wniosek o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej,
- postaci papierowej lub elektronicznej – np. wniosek o zwolnienie na opiekę nad dzieckiem (art. 188 KP).
Pomimo kilku wcześniejszych nowelizacji KP rozszerzających możliwość składania pewnych wniosków nie tylko pisemnie, ale także w postaci elektronicznej (np. wniosku o urlop wychowawczy) w obecnym brzmieniu KP nie zawiera ujednoliconych regulacji w tym zakresie. Występują w wielu przypadkach wnioski pisemne (np. wniosek o urlop bezpłatny). W dniu 7.1.2026 r. Prezydent RP podpisał ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która m.in. ujednolica te kwestie (ustawa została przekazana prezydentowi do podpisu). W miejsce dotychczasowej formy pisemnej będzie możliwość składania dalszych wniosków pracowników (jak również przekazywania przez pracodawcę pewnych informacji pracownikom) w postaci papierowej lub elektronicznej:
1) przekazania informacji o monitoringu – art. 222 § 8 KP,
2) przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 231 § 3 KP,
3) konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 § 1 i § 2 KP,
4) sporządzenia rozkładu czasu pracy – art. 129 § 3 i § 4 pkt 3 i 4 KP,
5) wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 KP,
6) wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 KP,
7) wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 KP,
8) wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 142 KP, czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 § 5 KP,
9) wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 § 21 KP zdanie pierwsze,
10) wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 1512 § 1 KP,
11) wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 1517 § 6 KP,
12) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 § 1 KP,
13) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 1741 § 1 KP.,
14) instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 2374 § 3 KP.
Przy wprowadzaniu ustaleń wewnętrznych warto zaczekać na wejście w życie tej nowelizacji.
Pracodawca tworząc zasady wewnętrzne dotyczące wniosków nie może:
- ograniczać możliwości przewidzianych w tym zakresie przez przepisy; jeżeli np. odnośnie do wniosku z art. 188 KP przepisy przewidują postać papierową lub elektroniczną, to nie ma możliwości wprowadzić wewnętrznie tylko formy elektronicznej albo tylko papierowej – stanowiłoby to pogorszenie sytuacji pracowników w stosunku do tego, co wynika z przepisów KP i nie można byłoby takiego ograniczenia stosować (art. 9 KP); możliwe jest jednak ustalenie pewnej sugestii – np. zaleca się składanie wniosków elektronicznie przez system, pracodawca jednocześnie nie wyłącza możliwości złożenia wniosku w postaci pisemnej lub w inny sposób elektronicznie;
- wprowadzić sposobu wnioskowania sprzecznego z przepisami KP, np. wnioski o udzielenie zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej są obecnie (tutaj czekamy na wskazaną wyżej nowelizację KP) składane na piśmie i nie można wewnętrznie wprowadzać postaci elektronicznej.
