Pracodawca i związki zawodowe powinni dążyć do zawarcia porozumienia w kwestii wyboru instytucji finansowej. Chodzi o aktywne uczestnictwo obu stron w wyborze. Trudno przyjąć, że wskazanie przez związek, że wyboru dokona sam pracodawca, jest zrealizowaniem obowiązku współpracy w tym zakresie.
Ocena instytucji finansowych
Podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zawarta zostanie umowa o zarządzanie PPK, w porozumieniu z działającą u niego organizacją związkową (organizacjami związkowymi, jeżeli działa więcej niż jedna). Wyboru dokonuje się w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Te kwestie powinny być brane pod uwagę podczas procesu negocjowania wyboru przez pracodawcę i związki zawodowe.
Jeżeli związek zawodowy nie działa, wybór instytucji dokonywany jest w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym.
W imieniu podmiotów zatrudniających
Wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa może, w imieniu podmiotów zatrudniających, będących jednostkami organizacyjnymi danej jednostki samorządu terytorialnego, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą te podmioty zatrudniające zawrą umowy o zarządzanie PPK. Wybór dokonywany jest w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych działających w jednostkach organizacyjnych objętych wyborem lub przedstawicielami pracowników tych jednostek (art. 7 ust. 4a ustawy z 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2215 ze zm.; dalej: PPKU). Regulacja ta tworzy możliwość wyboru instytucji finansowej przez wskazane podmioty, a nie obowiązek.
Konsultacja
Wynikające z przepisów art. 7 PPKU porozumienie z organizacją związkową to w rzeczywistości konsultacja. Taki wniosek wypływa z ust. 5 tego artykułu. Według niego, jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Brak porozumienia oznacza zaś każdą sytuację, w której strony nie zgodziły się wybór konkretnej instytucji, jakiekolwiek powody doprowadziły do takiej sytuacji. Taką przyczyną może być nawet świadome, celowe, wręcz złośliwe kwestionowanie wszystkich propozycji drugiej strony.
