Obowiązki przedsiębiorców związane z dokonywaniem transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi
Z uwagi na fakt, że ceny transferowe służą jako instrument do optymalizacji obciążeń podatkowych, w przepisach krajowych oraz międzynarodowych wprowadzono obowiązek ustalania cen i zawierania umów na warunkach, jakie przyjęłyby niezależne podmioty. Ma to zapobiec sztucznemu zaniżaniu dochodów przez podmioty powiązane oraz erozji podstawy opodatkowania (J. F. Mika (red.), Raje podatkowe. Procedura należytej staranności. Obowiązki w cenach transferowych, 2023).
Poza obowiązkiem ustalania cen na warunkach rynkowych, podmioty dokonujące transakcji z podmiotami powiązanymi zobowiązane są do realizacji określonych obowiązków sprawozdawczych, takich jak:
- sporządzenie lokalnej dokumentacji cen transferowych w terminie do końca dziesiątego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Elementy jakie powinna zawierać lokalna dokumentacja cen transferowych, zostały określone w art. 11q ust. 1 ustawy z 15.2.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU). Natomiast szczegółowy zakres poszczególnych elementów dokumentacji podatkowej określono w rozporządzeniach;
- sporządzenie dokumentacji grupowej przez podmioty wskazane w art. 11p PDOPrU. Dokumentację sporządza się w terminie do końca dwunastego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Elementy które powinna zawierać wymieniono w art. 11q ust. 2 PDOPrU;
- złożenie TPR naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika, do końca jedenastego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. TPR zawiera także oświadczenie, że lokalna dokumentacja cen transferowych została sporządzona zgodnie ze stanem rzeczywistym, a ceny transferowe objęte tą dokumentacją są ustalane na warunkach, które ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane;
- przygotowanie analizy cen transferowych, która stanowi obligatoryjny element lokalnej dokumentacji cen transferowych i podlega aktualizacji nie rzadziej niż co 3 lata. Chyba że zmiana otoczenia ekonomicznego w stopniu znaczącym wpływa na sporządzoną analizę. W takim przypadku powinno dokonać się aktualizacji analizy w roku zaistnienia tej zmiany, przyczynami mogą być m.in. zmiana warunków umownych, dane makroekonomiczne, porównanie prognozowanych i analizowanych wyników finansowych w transakcji kontrolowanej (J. F. Mika (red.), Raje podatkowe. Procedura należytej staranności. Obowiązki w cenach transferowych, 2023);
- podmioty mają także obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych dla transakcji z tzw. rajami podatkowymi – tj. przygotowanie dokumentacji dla transakcji realizowanych z niepowiązanymi kontrahentami mającymi miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową lub zagranicznym zakładem położonym w ww. kraju, zgodnie z zasadami określonymi w art. 11i PDOPrU.
Polityka cen transferowych jako narzędzie usprawniające proces w organizacji
Czy polityka cen transferowych jest obowiązkowa?
Rozporządzenie Ministra Finansów z 21.12.2018 r. w sprawie dokumentacji cen transferowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1783) odnosi się do polityki cen transferowych w dokumentacji grupowej. Powinna ona zwierać opis polityki cen transferowych grupy w odniesieniu do m.in. alokacji kosztów usług wewnątrzgrupowych i zasad ustalania cen za te usługi, działalności badawczo-rozwojowej oraz wartości niematerialnych i prawnych, czy transakcji w zakresie finansowania.
Z powyższego wynika, że jakkolwiek posiadanie polityki cen transferowych jako formalnego dokumentu nie jest obowiązkowe, to jednak obowiązkowe jest przedstawienie jej opisu w odniesieniu do ww. aspektów w dokumentacji grupowej. Natomiast rekomendowane jest jej spisanie przez wszystkie podmioty dokonujące transakcji z podmiotami powiązanymi w celu prawidłowego wypełnienia obowiązków dokumentacyjnych i sprawozdawczych.
Polityka cen transferowych stanowi zbiór zasad, na jakich realizowane są transakcje kontrolowane pomiędzy podmiotami powiązanymi. Obejmuje ona m.in. obowiązki w zakresie nadzoru nad rynkowością transakcji kontrolowanych.
Polityka cen transferowych jest dokumentem wewnętrznym, który pozwala na ograniczenie ryzyka podatkowego i finansowego. W szczególności poprzez wskazanie spójnych zasad ustalania cen oraz alokacji zysku zgodnie z pełnionymi przez strony funkcjami, angażowanymi aktywami i ponoszonymi ryzykami w kluczowych transakcjach wewnątrzgrupowych. Należy mieć również na uwadze, że brak spójnej polityki cen transferowych może prowadzić do zniekształcenia wyników finansowych podmiotów zaangażowanych w transakcje.
W grupach kapitałowych, w szczególności obejmujących podmioty z różnych jurysdykcji podatkowych, polityka cen transferowych ułatwia nadzór nad rozliczeniami wewnątrzgrupowymi w ramach przyjętych zasad oraz pozwala na szybsze reagowanie na nieprawidłowości i nieprawidłowe wyniki finansowe. Jednocześnie, polityka cen transferowych może być elementem ESG.
Ponadto, polityka cen transferowych może stanowić instrument ograniczenia odpowiedzialności osób fizycznych zajmujących się sprawami finansowymi podmiotów w obszarze cen transferowych.
Cele wprowadzenia polityki cen transferowych obejmują także:
- zapewnienie wypełnienia obowiązków sprawozdawczych w terminie,
- bieżące monitorowanie ryzyka w zakresie cen transferowych,
- zachowanie spójnych metod kalkulacji cen transferowych dla poszczególnych rodzajów transakcji,
- ograniczenie pracochłonności przygotowania dokumentacji podatkowych,
- usprawnienie kontroli wewnętrznej,
- zapewnienie spójność danych przekazywanych do organów podatkowych w TPR i rocznej deklaracji CIT.
Kluczowe elementy polityki cen transferowych
Mając na uwadze, że polityka cen transferowych jest fakultatywnym dokumentem wewnętrznym, nie ma szczegółowych zasad co do tego jakie elementy powinna zawierać. Poniżej przedstawiono najważniejsze elementy, które powinny zostać zawarte w takim dokumencie.
1) Informacje o podmiotach powiązanych
Ta sekcja powinna dotyczyć sposobu:
- klasyfikowania kontrahentów jako podmiotów powiązanych na gruncie regulacji o cenach transferowych;
- ustalania i aktualizacji listy podmiotów powiązanych – w szczególności w jaki sposób następuje weryfikacja powiązań osobowych i kapitałowych;
- wskazania osób odpowiedzialnych za dokonywanie ww. czynności.
2) Identyfikacja istotnych łańcuchów wartości dodanej
Sekcja ta powinna wskazywać w szczególności:
- rodzaje transakcji zawieranych z podmiotami powiązanymi, ich miejsce w łańcuchu dostaw oraz rolę podmiotu w ramach całej transakcji i generowanej przez niego wartości dodanej.
3) Obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych
Sekcja ta powinna odnosić się do:
- warunków zaklasyfikowania transakcji jako transakcji kontrolowanej;
- sposobu weryfikacji przekroczenia ustawowych limitów transakcyjnych, które obligują do sporządzenia dokumentacji lokalnej;
- możliwości zastosowania zwolnienia dokumentacyjnego;
- procesu dokonywania ww. czynności oraz sprawowania nad nimi nadzoru.
4) Transakcje kontrolowane z rajami podatkowymi
Sekcja ta powinna zawierać:
- podejście organizacji do zawierania transakcji z podmiotami mającymi siedzibę lub zarząd w raju podatkowym;
- sposób weryfikacji przekroczenia progów zobowiązujących do sporządzenia dokumentacji cen transferowych;
- sposób weryfikacji uwzględnienia dokumentacji wszystkich wymaganych informacji.
5) Grupowa dokumentacja cen transferowych
Sekcja ta powinna odnosić się do:
- realizacji grupowej dokumentacji cen transferowych w warunkach lokalnych;
- sposobu weryfikacji ustawowych progów do sporządzenia grupowej dokumentacji cen transferowych;
- sposobu weryfikacji uwzględnienia w dokumentacji grupowej wszystkich elementów wymaganych przepisami prawa.
6) Sposoby ustalenia cen transferowych i metoda kalkulacji cen transferowych
Ta sekcja powinna dotyczyć sposobu:
- ustalenia dla kluczowych transakcji metod kalkulacji cen transferowych przy zastosowaniu metody najbardziej odpowiedniej w danych okolicznościach oraz dobranej do rodzaju transakcji;
- weryfikacji możliwości zastosowania uproszczeń dla usług o niskiej wartości dodanej i transakcji pożyczkowych.
7) Schematy ustalania warunków rynkowych dla transakcji zawieranych między podmiotami powiązanymi
Przedmiotowa sekcja powinna obejmować:
- opis schematu postępowania przy zawieraniu transakcji z podmiotem powiązanym, m.in. takie jak czynności podejmowane na etapie ustalania i weryfikacji cen w transakcji.
8) Metodyka ustalenia cen rynkowych
Ta sekcja powinna dotyczyć:
- określenia preferowanych metod szacowania cen transferowych dla kluczowych transakcji wraz z uzasadnieniem.
9) Weryfikacja poziomu cen rynkowych
W ramach tej sekcji należy określić:
- sposób weryfikacji poziomu cen stosowanych w transakcjach;
- sposób cyklicznej weryfikacji cen transferowych;
- podstawy do aktualizacji analizy cen transferowych.
10) Realizacja obowiązków sprawozdawczych
Przedmiotowa sekcja powinna obejmować:
- przyjęcie i spisanie procesów, które będą wspierały organizację w terminowym realizowaniu obowiązków sprawozdawczych z uwzględnieniem przepływu informacji w organizacji i grupie, podziału odpowiedzialności, harmonogramu działań i mechanizmów kontrolnych.
