Podpis kwalifikowany jest konieczny, wówczas gdy w sposób elektroniczny strony (lub strona) chciałyby złożyć oświadczenie woli, dla którego wymagana jest forma pisemna.
Prawo pracy wymaga w wielu przypadkach dokonania czegoś (złożenie oświadczenia woli lub wiedzy) na piśmie (np. zawarcie umowy o pracę, zmiany umowy, oświadczenia woli dotyczące zakończenia zatrudnienia – wypowiedzenie, porozumienie stron itp.). Nie w każdym przypadku niezachowanie formy pisemnej skutkuje nieważnością czy wadą prawą. Przykładowo, umowa o pracę zawarta inaczej niż pisemnie jest ważna, ale pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarczy wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Podpis kwalifikowany przy oświadczeniach elektronicznych pojawić się musi wszędzie tam, gdzie przepisy wymagają formy pisemnej (w Kodeksie pracy wskazują „na piśmie”). Kodeks cywilny wprost w art. 781 Kodeksu cywilnego wskazuje tutaj na podpis kwalifikowany, a nie na jakikolwiek podpis elektroniczny.
Trudno tu mówić o wymienianiu wszystkich możliwych ustaleń (np. umowa o pracę), jednostronnych oświadczeń woli (np. wypowiedzenie zmieniające) albo oświadczeń wiedzy (np. świadectwo pracy), dla których wymagana jest forma pisemna. Wprost wskazuje na to ustawodawca w treści danej regulacji.
Odróżnić to należy jednak od używanych w prawie pracy określeń „w postaci papierowej lub elektronicznej” (m.in. różnego rodzaju wnioski pracowników). Postać w tym przypadku to nie forma cywilnoprawna. Postać elektroniczna to np. zwykły mail, sms, informacja w komunikatorze itp.
W prawie pacy nie wszystko sprowadza się do formy pisemnej. Wnioski urlopowe składane są według przyjętych wewnętrznie zasad, mogą być przekazywane elektronicznie bez konieczności potwierdzania ich podpisem kwalifikowanym. W żadnym miejscu regulacji dotyczących urlopów ustawodawca nie wskazał bowiem na formę do tego się odnoszącą. Już jednak wniosek o urlop bezpłatny może być złożony jedynie na piśmie albo elektronicznie z podpisem kwalifikowanym, gdyż w art. 174 Kodeksu pracy wprost wskazuje się na „pisemny wniosek pracownika”.
