Jeżeli wcześniej nie były w ogóle składane informacje podsumowujące VAT UE, to należy dopilnować, aby kontrahent – jako sprawca czynu zabronionego – złożył własnoręcznie podpisany czynny żal, przed lub równocześnie z wysyłką deklaracji do urzędu skarbowego. W sytuacji natomiast, gdy w związku z doksięgowaniem faktur z marca i kwietnia 2026 r. będzie jedynie dokonywana korekta już wysłanych informacji podsumowujących VAT UE, czynny żal jest zbędny, ponieważ ochronę zapewnia skuteczna korekta deklaracji.
Stosownie do treści art. 100 ust. 3 ustawy o VAT informacje podsumowujące składa się za okresy miesięczne, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Informacja za marzec 2026 r. powinna być zatem przesłana do urzędu skarbowego do 25.4.2026 r., a za kwiecień 2026 r. – do 25.5.2026 r.
Zgodnie z art. 80a § 2 Kodeksu karnego skarbowego kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie informacji podsumowującej lub składa ją niezgodnie z wzorem elektronicznym, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Jeśli deklaracje podsumowujące VAT UE z pozostałymi danymi kontrahenta zostały wysłane we właściwych terminach, a teraz mają zostać jedynie skorygowane o doniesione w czerwcu 2026 r. faktury, czynny żal nie jest potrzebny. Jak stanowi art. 16a § 1 Kodeksu karnego skarbowego sprawca nie podlega karze za złożenie deklaracji po terminie lub błędnie, jeżeli złożył organowi podatkowemu prawnie skuteczną korektę deklaracji. Skorygowanie informacji podsumowującej VAT UE o doksięgowane faktury będzie zastępować czynny żal.
W sytuacji natomiast, gdy informacje podsumowujące VAT UE za marzec i kwiecień 2026 r. nie zostały w ogóle złożone, doszło do zaniechania złożenia deklaracji w terminie. Aby uniknąć kary, należy złożyć czynny żal na podstawie art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, zanim organ ścigania poweźmie wiadomość o popełnieniu wykroczenia lub rozpocznie czynności służbowe.
Zaznaczyć trzeba, że podmiot prowadzący biuro rachunkowe – mimo, że posiada pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji w imieniu kontrahenta – nie może za niego podpisać czynnego żalu, przy założeniu oczywiście, że sprawcą czynu zabronionego jest kontrahent, który nie dostarczył faktur do biura rachunkowego, umożliwiając terminowe złożenie informacji podsumowującej VAT UE, a nie pracownik biura zajmujący się sprawami kontrahenta.
Posiadane pełnomocnictwo UPL–1 uprawnia jedynie do podpisywania i przesyłania deklaracji elektronicznych. Dokument ten nie jest tożsamy z pełnomocnictwem ogólnym ani szczególnym. Co więcej, nawet gdyby właściciel biura został umocowany do składania oświadczeń woli w imieniu kontrahenta, nie mógłby on złożyć swojego podpisu na zawiadomieniu (czynnym żalu). Przyjmuje się bowiem, iż nie jest dopuszczalne podpisanie czynnego żalu przez pełnomocnika lub obrońcę. Skuteczne skorzystanie z dobrodziejstwa art. 16 Kodeksu karnego skarbowego wymaga ustalenia świadomości zawiadamiającego co do wszystkich istotnych okoliczności popełniania czynu zabronionego.
Aby uniknąć ryzyka uznania czynnego żalu za bezskuteczny, Autor sugeruje, żeby czynny żal został podpisany przez kontrahenta.
