To, czy zwrot kosztów postępowania procesowego podlega VAT, jest zależne od postanowień umowy. Zwrot takich kosztów należy zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych.
Jeżeli sąd zasądzi zwrot kosztów procesu od strony przegrywającej, a środki pieniężne zostaną przekazane na rachunek pełnomocnika procesowego, to – co do zasady – wskazana kwota podlega opodatkowaniu VAT, ponieważ zasądzone koszty zastępstwa procesowego są usługą świadczoną na rzecz kontrahenta – pełnomocnik wystawia wówczas na niego fakturę. W przypadku, gdy zwrot kosztów zastępstwa procesowego jest przekazywany bezpośrednio jednej ze stron, czynność taka nie podlega opodatkowaniu VAT. Wynika to z faktu, że strona otrzymująca środki pieniężne nie zawiera z drugą stroną żadnej odpłatnej umowy, a zatem nie dochodzi do zaistnienia stosunku prawnego określonego umową między stronami.
Jak wskazano w indywidualnej interpretacji Dyrektora KIS z 22.5.2018 r. (0112-KDIL1-2.4012.174.2018.1.PG):
„Czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Przy czym związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie. Kwota zwrotu kosztów postępowania sądowego zasądzona wyrokiem sądu nie jest w żaden sposób związana z uzyskaniem świadczenia wzajemnego. Tym samym należy uznać, że w tym konkretnym przypadku Spółka, otrzymując od dłużnika kwotę zwrotu kosztów zastępstwa procesowego, nie świadczy na rzecz dłużnika usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy, tak więc czynność ta nie podlega opodatkowaniu”.
O ewentualnym naliczeniu VAT do kosztów zastępstwa procesowego decydują zapisy zawarte w umowie.
Koszty zastępstwa procesowego zalicza się w momencie poniesienia do pozostałych kosztów operacyjnych i ujmuje w księgach rachunkowych na koncie „Pozostałe koszty operacyjne”. Podstawą dokonania zapisów na tym koncie jest faktura wystawiona przez kancelarię prawną. Oznacza to, iż otrzymanie ich zwrotu jest pozostałym przychodem operacyjnym.
