Do 23.3.2021 r. pracodawcy zawierający PPK w ramach ostatniej kohorty powinni osiągnąć porozumienie z reprezentacją osób zatrudnionych o wyborze instytucji finansowej PPK. Jeżeli tego porozumienia nie udało się osiągnąć to pomiędzy 24.3.2021 r. a 23.4.2021 r. pracodawcy mogą samodzielnie podjąć decyzję o wyborze instytucji finansowej. Warto podkreślić, że w ramach tej kohorty PPK mają obowiązek utworzenia wszystkie podmioty, które zatrudniają przynajmniej jedną osobę w imieniu, i na rzecz której muszą zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Są wśród tych pracodawców również takie podmioty, które nie utworzyły PPK w 2020 r., ponieważ na dzień 31.12.2019 r. zatrudniały mniej niż 20 osób zatrudnionych ale z jakiś powodów zatrudniają obecnie więcej osób, np. zatrudniają obecnie 45 osób.
Umowa o zarządzanie PPK
Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana najpóźniej w 23.4.2021 r. z jedną z obecnie 19 oferujących PPK instytucji finansowych, wszystkie instytucje finansowe wraz z ich ofertą pracodawcy mogą znaleźć na portalu: mojeppk.pl. Pracodawcy zawierają umowę o zarządzanie PPK albo w formie papierowej, która jest następnie skanowana i przesyłana do instytucji finansowej w formacie PDF albo jest zawierana bezpośrednio przez stronę internetową/aplikacje instytucji finansowej. W takiej sytuacji egzemplarz umowy dla pracodawcy jest generowany automatycznie, który pracodawca powinien przechowywać. Poza mikroprzedsiębiorcami, którzy w określonej sytuacji nie będą musieli zawrzeć tej umowy, pozostali pracodawcy będą mieli bezwzględny obowiązek jej zawarcia a jej nie zawarcie w terminie będzie się wiązało z ryzykiem otrzymania kary grzywny.
Umowa o prowadzenie PPK
Umowa o prowadzenie PPK, czyli faktyczne zapisanie uczestników do PPK, musi zostać zawarta najpóźniej 10.5.2021 r. Ten dzień to będzie zakończenie trwającego prawie 2 lata (od 1.7.2019 r.) procesu wdrażania PPK.
Przedsiębiorcy, wśród których są osoby chcące zostać uczestnikiem PPK będą musieli takie osoby zapisać do PPK, zapisanie należy rozumieć jako przesłanie listy uczestników do instytucji finansowej. Warto podkreślić, że wszystkie składniki wynagrodzenia bez względu na to za jaki okres będą przysługiwały a zostaną wypłacone po dniu zawarcia umowy o prowadzenie PPK, będą objęte obowiązkiem naliczenia, potrącenia i odprowadzania z nich wpłaty w ramach PPK. Należy pamiętać, że osoby w wieku 18–54 lata pracodawca zapisuje do PPK automatycznie, chyba że przed dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK złożą one deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Natomiast osoby w wieku 55–69 lat mogą się zapisać do PPK na wniosek, ta grupa osób zatrudnionych musi zostać przez pracodawcę poinformowana o możliwości uczestnictwa w PPK.
Po raz pierwszy wpłatę do PPK pracodawca będzie miał obowiązek potrącenia po zawarciu umowy o prowadzenie, czyli do 10.5.2021 r. Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane na koniec miesiąca, to pierwsza wpłata zostanie potrącona z wynagrodzenia wypłaconego pod koniec maja 2021 r. i odprowadzona do instytucji finansowej do 15.6.2021 r. (zakładając że umowa o prowadzenie PPK została zawarta w ok. 10.5.2021 r.). Natomiast w momencie kiedy wynagrodzenie pierwszy raz po zawarciu umowy o prowadzenie PPK jest płatne na początku kolejnego miesiąca, np. 5.6.2021 r., to wpłata będzie musiała zostać przekazana do instytucji finansowej najpóźniej do 15.7.2021 r.
Mikroprzedsiębiorcy a PPK
Pracodawcy, którzy są mikroprzedsiębiorcami w rozumieniu prawa przedsiębiorców w sytuacji, kiedy wszystkie osoby (w wieku 18–54 lata) zrezygnują z uczestnictwa w PPK i żadna z osób w wieku 55–69 lat nie zdecyduje się zapisać do PPK, nie będą musieli zawierać żadnej z umów składających się na PPK. W takiej sytuacji warto jest sporządzić dla celów dowodowych notatkę/protokół z tego zdarzenia, tak żeby na wypadek kontroli PIP albo wezwania do złożenia wyjaśnień przez PFR mieć dokument który potwierdzi dlaczego pracodawca nie tworzył PPK.
Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt.1 ustawy prawo przedsiębiorców przez mikroprzedsiębiorcę należy rozumieć przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
- zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników, oraz
- osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.
Warto pamiętać, że w sytuacji, kiedy chociaż jedna osoba zatrudniona w mikroprzedsiębiorstwie będzie chciała zostać uczestnikiem PPK, pracodawca będzie miał obowiązek utworzenia PPK, tj. zawarcia umowy o zarządzanie PPK a następnie umowy o prowadzenie PPK.
Obowiązek informacyjny pracodawcy
Ustawa o PPK nakłada na pracodawcę trzy obowiązki informacyjne. Jeden dotyczący osób w wieku 55–69 lat a drugi dotyczący dwóch rodzajów wpłat do PPK.
1. Informacje dla 55–69 latków (art. 15 ust. 2 ustawy o PPK)
Podmiot zatrudniający ma obowiązek poinformowania osób zatrudnionych u niego będących w wieku od 55 do 69 lat o możliwości złożenia wniosek o przystąpienie do PPK. Taka informacja powinna zostać przekazana przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK, żeby osoby w tym wieku mogły się do PPK zapisać.
2. Informacje o wpłatach (art. 27 ust. 4 ustawy o PPK)
Podmiot zatrudniający ma obowiązek poinformowania uczestnika PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej. Taka informacja powinna zostać przekazana przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK, żeby osoby zatrudnione mogły się zapoznać i ewentualnie zadeklarować w sprawie tych wpłat.
W sierpniu 2020 r. jako nowy podmiot (utworzony w lipcu 2020 r.) przejąłem w ramach art. 231 KP część przedsiębiorstwa wraz z pracownikami (120 osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę). Kiedy mam obowiązek utworzenia PPK?
Taki pracodawca podobnie jak najmniejsze podmioty będzie miał obowiązek utworzenia PPK w drugim kwartale 2021 r. Będzie musiał zawrzeć umowę o zarządzanie PPK najpóźniej w 23.4.2021 r. a umowę o prowadzenie PPK najpóźniej 10.5.2021 r. Taki obowiązek wynika z faktu, że zgodnie z treścią ustawy o PPK w IV kohorcie PPK muszą utworzyć także pozostałe podmioty zatrudniające które w poprzednik kohorta nie zawarły umowy o zarządzanie PPK. Taki pracodawca nie miał obowiązku zawierania PPK wcześniej, ponieważ w dniu weryfikacji (31.12.2019 r.) nie był jeszcze podmiotem zatrudniającym.
Za nieterminowe zawarcie umowy o zarządzanie PPK, czyli jej podpisanie po 23.4.2021 r. pracodawca może otrzymać karę grzywny w wysokości do 1,5% budżetu wynagrodzeń za poprzedni rok obrotowy. Natomiast nieterminowe zawarcie umowy o prowadzenie PPK wiąże się z karą grzywny od 1000 do 1 000 000 złotych, podobnie jak nieterminowe odprowadzenie wpłat PPK do instytucji finansowej.
Harmonogram wdrażania PPK w najmniejszych podmiotach (IV kohorta pracodawców)
- Do 23.3.2021 r. – osiągnięcie porozumienia z reprezentacją osób zatrudnionych o wyborze instytucji finansowej z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK
- Do 23.4.2021 r. – zawarcie umowy o zarządzanie PPK
- Do 10.5.2021 r. – zawarcie umowy o prowadzenie PPK
- Do 15.6.2021 r. – odprowadzenie pierwszej wpłaty w przypadku wynagrodzenia wypłaconego do końca maja 2021 r.
- Do 15.7.2021 r. – odprowadzenie pierwszej wpłaty w przypadku wynagrodzenia wypłaconego na początku czerwca 2021 r.
