Opłata za ponadnormatywne zużycie (eksploatację) pojazdu samochodowego w leasingu stanowi wydatek związany z używaniem samochodu osobowego, podlega więc limitowaniu w do kwoty 75% poniesionego wydatku. Z kolei opłata za dostęp do dokumentów – co do zasady – mogłaby zostać ujęta w kosztach podatkowych w 100%.
W podatku dochodowym obowiązują ograniczenia w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z eksploatacją samochodów osobowych. Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika. Niniejsza regulacja dotyczy samochodów stanowiących środki trwałe przedsiębiorcy, a także pojazdów użytkowanych na podstawie umowy leasingu.
Limit 75% odnosi się zatem do wydatków eksploatacyjnych związanych z firmowym pojazdem w leasingu. Z kolei do tej części opłaty leasingowej, która stanowi spłatę wartości samochodu, stosuje się limit w kwocie 150 000 zł (225 000 zł dla samochodu elektrycznego).
Obciążenie leasingobiorcy kosztami zwiększonego zużycia samochodu osobowego stanowi rekompensatę za utratę wartości pojazdu. Aktualnie przyjmuje się, że tego rodzaju opłaty nie mają charakteru odszkodowawczego, są związane z realizacją zobowiązań leasingobiorcy, na które wyraził on zgodę zawierając umowę leasingu. Są więc zwyczajną zapłatą za dodatkową usługę zrealizowaną przez leasingodawcę. Tym samym wydatek wynikający z ponadnormatywnej eksploatacji samochodu, będący de facto wydatkiem związanym z używaniem tego samochodu, powinien zostać zaliczony do kosztów podatkowych w 75% (jeśli oczywiście nie stanowi spłaty wartości samochodu, objętej ograniczeniem dla raty leasingowej).
Pytacie Państwo również o opłatę za dostęp do dokumentów. Nie wiadomo jednak, o jakie dokumenty chodzi. Wskazać więc trzeba, że jeśli przedmiotowa opłata nie odnosi się do kosztów używania samochodu lub do opłat wynikających z umowy leasingu stanowiących spłatę wartości samochodu osobowego w formie kapitałowej raty leasingowej, to może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości, tj. w 100%.
