Ochrona danych osobowych w sprawach kadrowych

1. Kodeks pracy

W Dz.U. z 2019 r. pod poz. 730 opublikowano ustawę z 21.2.2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

W ustawie z 26.6.1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.; dalej: KP), zmiany dotyczą kilku kwestii. Po pierwsze, danych osobowych ubiegających się o zatrudnienie, które może zażądać pracodawca. Z art. 22¹ KP wynika, że pracodawca żąda (poprzednio było: może żądać”) od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w punktach 4-6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Natomiast od pracownika pracodawca żąda (a nie: „może żądać”) podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1) adres zamieszkania;

2) PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Tak jak przed zmianą, pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone wyżej, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Po drugie, zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Zgodnie z art. 22 ^1a KP, zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 3 KP, z wyjątkiem tzw. danych drażliwych, o których mowa w art. 10 RODO, czyli dotyczących m.in. wyroków skazujących oraz naruszeń prawa. Przetwarzanie to dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Przy czym, brak powyższej zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (danych drażliwych obejmujących m.in. pochodzenie, poglądy, światopogląd, dane biometryczne, a także informacje dotyczące stanu zdrowia, orientacji seksualnej itd.), wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Jednak do przetwarzania takich danych można dopuścić wyłącznie osobę posiadającą pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (art. 22^1b KP).

Po trzecie, monitoringu. Zgodnie z nowymi przepisami art. 22² § 1¹ KP, monitoring nie obejmuje pomieszczeń:

1) udostępnianych zakładowej organizacji związkowej;

2) sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w art. 22² § 1 KP (tj. jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji, a także zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę) i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób (monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego praco-dawcy).

Po czwarte, wstępnych badań lekarskich pracowników u innego pracodawcy. Wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają, po zmianie, osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie (poprzednio miały przedstawić to orzeczenie pracodawcy) stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych (art. 229 § 1 ¹ pkt 2 KP). Zgodnie z § 1³ do art. 229 KP, pracodawca żąda od takiej osoby aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia. Natomiast w razie stwierdzenia, że w przypadku stwierdzenia, że warunki określone w tym skierowaniu nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku tego skierowania (art. 229 § 7 ¹ KP).

2. Ustawa o ZFŚS

W ustawie z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.; dalej: ZFŚSU), w art. 8 dodano ust. 1a-1d, z których wynika, że:

1) udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia (pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, które może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej – w tym zdrowotnej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS);

2) do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy);

3) pracodawca przetwarza wspomniane wyżej dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń;

4) pracodawca dokonuje przeglądu tych danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania (pracodawca usuwa te dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego wyżej).